Cuestiones a las que se enfrenta el CFO con la llegada de la Factura Electrónica

Virginia de Luque,
Directora Comercial Invoway España

-

Con motivo de la próxima entrada en vigor de la obligatoriedad de la Factura Electrónica en España, en el marco de la ley Crea y Crece, se plantean diversas interrogantes sobre la transición hacia este tipo de facturación. En el presente artículo trataremos de responder a algunas de estas preguntas, examinando la factura electrónica y su impacto en los responsables financieros.

Primero es importante aclarar qué se entiende por Factura Electrónica. Se trata de un documento fiscal que se emite y almacena en formato digital, en lugar de en papel, y se utiliza para registrar transacciones comerciales entre empresas y clientes.

La Factura Electrónica contiene la misma información que una factura en papel, como la descripción de los productos o servicios, el precio, los impuestos aplicables y la información de las partes involucradas en la transacción. La transmisión y recepción de la factura electrónica se realiza a través de medios electrónicos, como el correo electrónico o plataformas web, lo que permite la automatización de los procesos de facturación y el intercambio de información de forma más eficiente y segura.

El uso de la factura electrónica se ha extendido en todo el mundo debido a los beneficios que ofrece, como la reducción de costos, la minimización de errores y la mejora en la eficiencia de los procesos empresariales.

Nada más leer el párrafo anterior, usted puede haber pensado en las facturas que ya recibe y emite en formato pdf, y que, por lo tanto, se trata de facturas electrónicas. No obstante, le explicaremos que no es lo mismo y cuáles son sus diferencias.

Diferencias entre factura pdf y factura electrónica

Una factura en formato PDF es simplemente la imagen de una factura convencional. En otras palabras, es una copia digital de una factura que ha sido impresa en papel y escaneada o creada directamente mediante un software. Sin embargo, la información contenida en la factura no está estructurada, lo que dificulta su procesamiento automatizado y su integración con los sistemas de gestión empresarial y contables.

Una factura electrónica contiene información estructurada y se genera en un lenguaje de marcado, una forma de codificar un documento que, junto con el texto, incorpora etiquetas o marcas que contienen información adicional acerca de la estructura del texto o su presentación. Este formato permite la automatización de su procesamiento, lo que facilita la gestión y reduce los errores.

Por lo tanto, mientras que una factura en formato PDF es solamente la imagen de una factura convencional, la factura electrónica es un documento de datos estructurados.

Otra diferencia importante es la seguridad de la información. Una factura en formato PDF es fácilmente modificable y puede ser objeto de fraude o manipulación, mientras que una factura en formato electrónico está diseñada para ser segura y proteger la integridad de los datos.

Además, una factura electrónica proporciona una mayor transparencia y trazabilidad, ya que la información estructurada facilita el seguimiento de los datos en todo el proceso de facturación y contabilidad. También es más fácil para los responsables financieros realizar análisis de datos y generar informes financieros precisos.

Una vez que hemos aclarado qué es una factura electrónica, nos plantemos que su obligatoriedad supone una serie de cuestiones a las que se enfrenta el CFO. Algunas de ellas pueden ser las siguientes:

• Cumplimiento normativo: La factura electrónica debe cumplir con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Ley. Deberá asegurarse que la empresa cumple con estas normativas para evitar multas o sanciones por parte de las autoridades competentes.
• Cambio de procesos: La adopción de la factura electrónica implica un cambio en los procesos de facturación y contabilidad de la empresa. Los responsables de la toma de decisiones deben asegurarse de que la empresa esté capacitada para implementar estos cambios y que el personal esté formado para trabajar con las nuevas herramientas.

• Integración con otros sistemas: La factura electrónica estructurada debe integrarse con otros sistemas de la empresa, como el sistema de contabilidad y el sistema de gestión de compras. La integración debe realizarse de forma adecuada y sin afectar la operación de otros sistemas de la empresa.
• Seguridad de la información: La factura electrónica estructurada implica el intercambio de información sensible de la empresa con terceros. Se debe asegurar que la información se maneje de forma segura y que se cumplan los requisitos de protección de datos establecidos por las autoridades.
• Costes: La adopción de la factura electrónica estructurada implica, inicialmente, costes adicionales para la empresa en términos de software, hardware y capacitación. Se deben evaluar cuidadosamente estos costes y evaluar distintas soluciones de desarrollo interno o de soluciones de mercado.

Así vemos que la adopción de la factura electrónica implica cambios importantes para la empresa y es responsabilidad del director financiero, entre otros, asegurarse de que estos cambios se implementen de forma adecuada y cumplan con las normativas legales y fiscales. 

Una decisión importante que se deberá tomar es si se emprenderá un proyecto para desarrollar una solución propia de factura electrónica o si se buscarán soluciones en el mercado. Esta elección dependerá de varios factores que deberán ser cuidadosamente considerados. A continuación, se presentan algunos puntos importantes que deberán tenerse en cuenta para tomar la mejor decisión:

• Requerimientos: Al tratarse de requerimientos normativos legales que no son específicos y exclusivos para su empresa, puede que no sea necesario desarrollar una solución personalizada y sea más eficiente adquirir una solución que ya cumpla con las regulaciones.
• Coste: La adquisición de una solución de factura electrónica puede ser menos costosa que el desarrollo de software, especialmente si se consideran los costos de mantenimiento y actualización a largo plazo.
• Tiempo: Una solución SAAS ofrece tiempos más cortos de implantación, ya que no necesita desarrollar software desde cero.
• Recursos técnicos: Una solución de mercado no suele requerir un equipo técnico interno, ya que ésta se encarga del mantenimiento y actualización del software.
  Por lo que la empresa no necesita contar con los recursos técnicos y el personal capacitado para desarrollar software.

Una solución de factura electrónica ofrece numerosos beneficios en términos de ahorro de costes y mejora de la eficiencia empresarial. A continuación, se describen los pasos clave que podrían ser útiles para llevar a cabo esta implementación exitosa:

• Evaluar las opciones de software de facturación electrónica: Existen varias soluciones de facturación electrónica en el mercado que podrían satisfacer las necesidades de una empresa. Es importante evaluar cuidadosamente cada una de ellas para encontrar la más adecuada.
• Planificar la implementación: Una vez seleccionado el software de facturación electrónica, es necesario planificar la implementación. Esto incluye identificar los procesos empresariales afectados por el cambio, definir un cronograma y establecer un equipo de trabajo para liderar el proyecto.
• Realizar una prueba piloto: Antes de implementar la solución a gran escala, es importante llevar a cabo una prueba piloto con un grupo de usuarios seleccionados. Esto permitirá detectar cualquier problema y ajustar el software antes de implementarlo a nivel empresarial.
• Formación y capacitación: Una vez que se ha implementado la solución de facturación electrónica, es fundamental capacitar a los usuarios en el nuevo proceso y software. Esto debe incluir prácticas y manuales de usuario.
• Monitorear y mejorar: La implementación de una solución de facturación electrónica es un proceso continuo que requiere monitoreo y mejora constante. Es importante estar atento a cualquier problema o mejora potencial, nuevas normativas y hacer ajustes en consecuencia.

En resumen:

Una mentalidad lista para la innovación y una mayor automatización, son las bases para el crecimiento de toda empresa. 

Además, la transformación del área financiera es clave para el éxito, y la Factura Electrónica es la palanca perfecta para iniciar dicha transformación.