Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Como profesional del área financiera tu trabajo diario incluye la verificación de los datos con los que trabajas, efectuar pagos y conocer el estado financiero de tu empresa en general, y al detalle.
Eso incluye planificar presupuestos, ofrecer apoyo en las transacciones financieras o resolver problemas contables, entre otros.
Y seguramente estas tareas generan desafíos constantes. Los “clásicos”, vaya. Hablamos de ser más eficaces, reducir costes y cumplir con las normas. ¿Te suena?
Pues bien, siempre es mejor comenzar la casa por los cimientos.
La gestión eficaz de tus documentos es uno de los “cimientos de tu casa” y para superar estos desafíos y mejorar tu flujo de trabajo te damos 4 claves para lograrlo.
Como si de una Marie Kondo financiera se tratase (aunque ya sabemos que desde que tiene hijos pequeños ha dado la razón a las familias, y es que es imposible tener una casa de revista con niños pequeños si tu presupuesto es limitado. Pero bueno, en el trabajo encontramos el escenario perfecto), comienza por tenerlo todo digitalizado.
La digitalización e indexación de los documentos reducirá drásticamente el tiempo que dedicas a buscar ese documento. Es cierto que no hay que entrar en locura, se digitaliza lo que tiene sentido.
Es un proceso similar al que realizamos en la digitalización certificada de facturas. En estos procesos se extraen unos campos obligatorios exigidos por la AEAT que luego aprovecharán otros sistemas para su correcta ingesta y gestión de los datos. Esto, en mayor o menor medida, puede ser extrapolable a cualquier documento.
Tener tus documentos digitalizados también elimina la necesidad de guardarlos físicamente. Y si no necesitas la custodia de archivos, liberas el espacio físico y los riesgos (y costes) de protegerlos contra peligros como el fuego, el agua, los insectos o el olvido.
Por otra parte, con los documentos digitales podemos comenzar a automatizar muchas tareas que antes hacíamos de manera manual.
Los procesos financieros repetitivos, como la entrada y verificación de datos, pueden ser fácilmente automatizados con soluciones de gestión documental, liberando así a los empleados para tareas más estratégicas y de más valor añadido.
Pero no nos referimos a pasar de la hoja a la pantalla. No solo eso. Digitalizar significa metadatar los documentos. Es decir, saber campos básicos sobre ese documento digitalizado.
Por ejemplo, conocer su origen, a quién va dirigido, su asunto o concepto, sus fechas, a qué expediente, carpeta o proyecto pertenece, etc. Cuanta más información dispongamos del documento, más sencillo será identificarlo y gestionarlo. Y encontrarlo.
Y tranquilidad. La indexación de estos campos puede ser realizada de manera desasistida en el momento mismo de su digitalización. Mediante técnicas OCR (“reconocimiento óptico de caracteres” por sus siglas en ingles) podemos extraer dicha información.
La eficiencia y la productividad que ganamos al automatizar tareas es muy notable.
Pero empezaré simplemente recalcando que un acceso rápido y sencillo a la información ya genera ahorro de costes. ¡Y todavía no hemos empezado a automatizar nada! Simplemente el disponer del dato que buscas en segundos ya hace que se inicie la magia.
Busco un dato, lo encuentro. Esto se traduce en una toma de decisiones más ágil y precisa, lo que puede tener un impacto significativo en la rentabilidad y el crecimiento del negocio.
Por otro lado, trabajar con una base sólida de políticas documentales permite mejorar la colaboración entre departamentos. ¿No os ocurre que en vuestra empresa se generan silos de información? Gracias a flujos de trabajo definidos en las políticas documentales podemos acabar con ellos y fomentar la colaboración.
Los equipos financieros pueden compartir fácilmente información con otros departamentos, lo que facilita la resolución de problemas y la implementación de estrategias integradas.
Si basamos nuestros procedimientos en políticas de gestión documental vamos a mejorar el seguimiento y auditoría de los documentos.
Un sistema centralizado de almacenamiento de documentos cuenta con medidas para asegurar la autenticidad, acceso e integridad de sus documentos.
Recordemos que los pilares de la seguridad de la información son: la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad, la autenticación y autorización, y el cumplimiento normativo. Y esta base queda asegurada en sistemas y políticas de gestión documental.
Por tanto, tendremos identificados nuestros documentos y, asimismo, cualquier irregularidad o discrepancia en los registros financieros.
Dado que la protección de la información confidencial es fundamental para prevenir fraudes y garantizar la integridad de los datos financieros, la gestión documental incluye políticas de seguridad robustas como la generación de logs en los que cada acción deja su traza o la encriptación de datos y los controles de acceso, que ayudan a proteger la información sensible de accesos no autorizados.
La gestión documental te ayudará con tus obligaciones normativas al garantizar un almacenamiento seguro, centralizado y eficaz de todos tus documentos. Sabrás qué versión es la última, los cambios producidos entre versiones y hasta generar informes de estos cambios.
Esto es música en los oídos de un auditor. El acceso al documento exacto y a su precisa versión os ahorrará más de un susto ante las inspecciones que se presenten.
Además, la capacidad para demostrar el cumplimiento normativo se ve reforzada mediante la generación de informes y registros precisos y actualizados, que pueden ser fácilmente accesibles a través de los sistemas de gestión documental.
Ayuda a organizar los documentos, facilita su búsqueda, ayuda a los departamentos con sus flujos de trabajo, reduce errores y fraudes y mejora el cumplimiento normativo.
Ahora solo falta empezar a implementarla.
Para ello, evalúa tus necesidades, elije un software de gestión documental e impleméntalo. Y supervisa, corrige y supervisa y así entrarás en la corriente de mejora continua.
No te preocupes si no sabes cómo empezar o no tienes tiempo. Hay empresas especializadas en este sector que te pueden ayudar a comenzar con una consultoría documental. En este tipo de servicios se dibuja la situación de partida de la empresa y los medios necesarios para conseguir implementar las políticas documentales e implantar un buen sistema de gestión documental para conseguir tus objetivos dentro de la rentabilidad esperada.
