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Claves para automatizar tu proceso de cuentas por pagar

Virginia de Luque,
Directora Comercial Invoway España

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Está claro que ya ha llegado el momento de automatizar procesos financieros como el proceso de Cuentas por Pagar, y aprovechar todo el potencial que nos brinda la tecnología.

Lo primero que debes tener claro es que automatizar implica revisar y reorganizar el proceso actual para maximizar la eficiencia, eliminando tareas manuales y soluciones temporales que pueda tener tu compañía.

El objetivo principal será facilitar el trabajo tanto al Proveedor, como a las diferentes áreas involucradas en la compañía.

Al abordar el proceso, es importante considerar qué tipo de proveedores tenemos (nacionales, internacionales, de mercancías, de servicios, etc.), así como nuestras reglas de negocio (si utilizamos órdenes de compra, flujos de aprobación, etc.). El objetivo es simplificar y optimizar el proceso en su totalidad.

 

Los proveedores: 

Deberán tener claro cómo es nuestro proceso y qué información deben incluir en factura para poder ayudar en el proceso y así agilizar el cobro de sus facturas. 

Respecto a la normativa de Factura Electrónica, es necesario ajustarnos a los formatos y garantizar la interoperabilidad según cada país

Aprovecharemos para informar al proveedor del estado de sus facturas, pedidos, fechas de pago, … de forma que puedan estar debidamente informados, y evitar incomodas llamadas.

Si hay una incidencia en una factura, que el proveedor sea debidamente informado, lo antes posible, para poder subsanarla.

Podemos disponer de un Portal de Proveedor que facilite esta comunicación y de transparencia al proceso. 

 

Las Reglas de negocio: 

Los primero será tener nuestros sistemas preparados para poder recibir las facturas en diferentes formatos, como puede ser el pdf o las facturas estructuradas en xml. Ya sabemos que el pdf tiende a desaparecer con la nueva normativa, y quedará únicamente para proveedores extranjeros. 

Es fundamental eliminar la captura manual de datos de factura para minimizar errores, y aprovechar las ventajas de la Inteligencia Artificial para poder extraer los datos de factura en los formatos desestructurarlos (pdf). 

Para las facturas electrónicas estructuras (xml) es fundamental disponer de un sistema que integre los datos de una forma sencilla, y nos permita disponer de la información fácilmente legible para las diferentes áreas que pudieran intervenir en aprobar o validar.

Que nuestro sistema desde el primer momento pueda realizar validaciones sobre la factura recibida: 

  • Formal: la factura cumple normativa, el certificado digital es válido, los importes suman, los impuestos están bien calculados, los datos de factura de proveedor y cliente son correctos, … 
  • Reglas de negocio: poder cruzar de forma automática la información de factura contra la información que hemos generado en el ERP (órdenes de compra, entradas de mercancía, albaranes, aceptaciones de servicio, centros de coste, …) 

Si la factura no cumple con alguna de las especificaciones, lo ideal es que esta sea rechazada automáticamente informando al proveedor del motivo del rechazo para que pueda subsanar. 

Si la factura es correcta existen dos opciones: 

  • Que la factura viaje directamente al ERP para su contabilización automática. 
  • Que requiera de una aprobación/validación previa a la contabilización. 

 

La integración con el ERP y otros sistemas de la Compañía:

Imprescindible para agilizar y eliminar tareas administrativas de poco valor, es que los sistemas estén interconectados y se hablen entre sí, y que la información fluya entre nuestros sistemas de Cuentas por Pagar y el ERP. 

Son principalmente 3 los procedimientos que permiten el intercambio de información: 

  1. El clásico intercambio de ficheros mediante SFTP: Esta opción consiste en el envío y recepción de archivos a través del protocolo SFTP (Secure File Transfer Protocol). Permite la transferencia segura de datos entre sistemas, facilitando la sincronización y actualización de la información relevante.
  2. El desarrollo de un API web service invocable desde el ERP: Mediante la creación de un API (Application Programming Interface) basado en servicios web, es posible establecer una interfaz de comunicación entre el ERP y otros sistemas. Esto permite la integración directa y la transferencia de datos en tiempo real, facilitando la automatización de procesos y la actualización inmediata de la información.
  3. Un conector nativo desarrollado para la comunicación en tiempo real con nuestro ERP: Esta opción implica el desarrollo de un conector personalizado que se integra directa
    mente con el ERP. El conector actúa como un intermediario entre los sistemas, permitiendo una comunicación fluida y en tiempo real. Esto posibilita la sincronización instantánea de la información y agiliza los procesos de intercambio de datos.

 

Repositorio de facturas:

Aprovechar y utilizar el sistema como repositorio de las facturas recibidas, se podrán buscar estas facturas a través de diferentes filtros, como fecha, proveedor, estado y número de pedido. Además, se podrán consultar de forma sencilla tanto por el proveedor como por el cliente o el auditor.

En el mercado existen soluciones que permiten esta automatización, llegando incluso a eliminar la necesidad de intervención humana en más del 80% de las facturas.

 

En resumen, la automatización ofrece numerosas ventajas, especialmente ahora que se está implementando la Factura Electrónica Estructurada como formato obligatorio para autónomos y empresas. Estas ventajas incluyen:

  • Centralización de los flujos de facturación en una plataforma, lo que permite procesos integrados y automáticos más eficientes, así como un repositorio centralizado de facturas.
  • Automatización de facturas electrónicas, eliminando la introducción manual o el escaneo, reduciendo errores y facilitando una comunicación inmediata entre el cliente y el proveedor.
  • Información sobre el estado de las facturas, mejoras en la productividad, reducción de los plazos de pago y comunicaciones automáticas en caso de discrepancias.
  • Adaptación de los sistemas internos, integración de procesos con ERP y optimización del proceso existente.
  • Estandarización de formatos, unificación de los formatos a intercambiar y gestión cómoda de datos maestros y repositorios.
  • Interoperabilidad y garantía de servicio, logrando la interoperabilidad entre operadores y garantizando la seguridad, confidencialidad, trazabilidad y soporte en caso de incidencias.

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