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La digitalización de procesos era una tendencia natural al alza que la COVID-19 ha acelerado drásticamente

Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA

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La rápida y obligada adaptación al nuevo escenario de distanciamiento ha tenido como una de sus consecuencias en el marco empresarial, por ejemplo, la generación de puestos remotos en las empresas y un rápido cambio hacia la digitalización de los procedimientos, que podían estar más o menos avanzados en las empresas, pero que la COVID-19 ha hecho que tengamos que adaptarnos todos antes de lo previsto. Y de golpe.

Culturalmente estamos teniendo que cambiar nuestra mentalidad y la forma de hacer las cosas. Hemos tenido que salir de nuestra zona de confort y repensar nuestros procesos para adecuarlos al nuevo escenario. Hemos tenido que ser más empáticos y analizar el mercado en busca de soluciones aptas para nuestro ecosistema de empresa, en tiempo récord.

Económicamente estamos teniendo que hacer esfuerzos ímprobos para incorporar tecnología capaz de adecuarse a las necesidades en esta situación de nuestros clientes, nuestros empleados y de los procedimientos de nuestra empresa para poder dar un servicio eficaz y que cumpla con las expectativas de todos, incluso las nuestras.

La digitalización es un factor clave que determinará la supervivencia de las empresas en el futuro cercano.

Este camino en el que estamos inmersos añadiendo robotización, machine learning, inteligencia artificial, wearables o domótica a todo lo que nos rodea, tan rápido que cuesta seguir el ritmo, es la llamada superdigitalización.

Si antes de la pandemia estábamos entrando en ella con más o menos orden y proporcionalidad a nuestras compañías, ahora es imprescindible.

Solo aquella empresa que asimile, capacite a sus empleados y se amolde a esta superdigitalización será capaz de aportar valor al mercado y salir beneficiado.

 

Reducir costes y mejorar la rentabilidad

La digitalización de procesos en el Pago a Proveedores para adaptarse a la superdigitalización del entorno.

El área financiera es el motor que garantiza la rentabilidad de una compañía, que es el fin por el que se constituye. Ser rentable.

Como motor para mantener la rentabilidad de la empresa estáis inmersos como financieros en una casi impuesta espiral de superdigitalización, en una transformación acelerada de vuestra área para la que necesitáis recursos.

Hay compañías que ya venían con una cultura digital avanzada, normalmente startups, empresas poco longevas o pymes muy pequeñas, porque suelen ser más ágiles para poder moverse, y otras que aunque la dejen ver, por su propia naturaleza no pueden transformarse fácilmente. Es un gran reto que tenemos que abordar todos.

Una vez metidos en esta espiral, el movimiento no para y solo puedes ir hacia delante en el sentido de la espiral (que es el mercado y el entorno) o salir despedido.

Así, tener un marco conceptual tecnológico y estratégico es esencial para que el área financiera digitalice sus procedimientos de la forma adecuada.

Toda esta transformación podemos visualizarla fácilmente.

Es como la Espiral de Arquímedes, que convierte un movimiento circular uniforme en un movimiento rectilíneo uniforme. ¿Estás dentro?

Gráfico Espiral de Arquímedes

 

Procedimientos mágicos para un financiero

Acelerar la digitalización de procesos en Cuentas a Pagar del área financiera para adaptarse a la superdigitalización del entorno.

El pago a proveedores (cuentas a pagar, cuentas por pagar, accounts payable o como lo llame cada empresa) es un área de la gestión financiera con generalmente, bastantes costes ocultos.

Extravíos de facturas, retrasos de contabilización del gasto, duplicados de facturas, duplicado de pagos, retrasos en el flujo de aprobación de facturas, desconocimiento de los centros de coste o de los aprobadores de las facturas, comprobación y validación de los datos de las facturas, trazabilidad de las facturas ante incidencias, gestión de las incidencias de las propias facturas, diferentes canales de entrada de facturas, registro de facturas, proveedores preguntando por el estado de sus facturas, búsqueda de facturas, conservación de las facturas… Esto lo has vivido y probablemente lo sigues viviendo…

Lo ponemos en contexto:

Diversos estudios dicen que EL COSTE MEDIO DE GESTIÓN DE UNA FACTURA RECIBIDA ES DE 12€

Y que EL TIEMPO MEDIO DE GESTIÓN DE UNA FACTURA RECIBIDA ES DE UNOS 15 DÍAS.

¿Cuántas facturas recibe tu empresa y de qué manera?

En un cálculo rápido de 50.000 facturas al año:

50k x 12€/factura = 600.000€ al año es el coste de gestionar el Pago a Proveedores.

Una buena cifra.

Se necesitan recursos. Para favorecer el trabajo, reducir los costes ocultos, mejorar los ratios y tener un área más eficiente y rentable, hemos visto varias fórmulas en la espiral de Arquímedes:

La reducción de costes, los cambios culturales, tecnológicos y de transformación digital para alcanzar la rentabilidad.

¿Qué porcentaje de esos 600.000€ de costes quieres eliminar?

 

TU PROVEEDOR- Fuente de Optimización de procesos

En el apoyo a las áreas financieras de grandes y no tan grandes corporaciones siempre se demandan herramientas que les eviten dedicar tiempo a tareas que no son core, el área financiera necesita poder tomar decisiones teniendo los datos en el menor tiempo posible, no teniéndolos que sacar.

Es necesario optimizar los procesos operativos que no aportan valor al corazón del negocio.

¿Qué tal mejorar la reputación del área financiera en la organización y con los proveedores? Tener conocimiento de facturas de proveedores desde el momento en que llegan aunque no estén aprobadas aún para tener previsión de gasto. Dar cumplimiento al SII y registrar facturas de gasto desde su recepción. Poder validar los campos para evitar errores posteriores.  Conocer la traza de todo lo que ocurre con una factura desde que llega o eliminar el tiempo dedicado a informar a proveedores son algunas de las ventajas de tener herramientas útiles que favorezcan el trabajo del área financiera en Cuentas por pagar.

Los proyectos piloto son esenciales para determinar si la solución cumple realmente las expectativas de la empresa y se adapta a las necesidades que se tiene.

Gráfico Facturas

 

Imagen: Gerd Altmann / Pixabay


 

Beatriz Cazorla Dorado

Beatriz Cazorla Dorado

Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat SA
Especialista en Marketing B2B con amplia experiencia en Dirección de Marketing y Ventas, marketing digital, analítica web, SEO, SEM, satisfacción de cliente, experiencia de usuario, Desarrollo de Negocio y análisis de mercado por EAE, UB y ESIC: Business & Marketing School.
A los 20 años creó su propia empresa de dominios y hosting para web y servidores estando siempre ligada al mundo de internet. Hace 10 años aterrizó en Normadat donde ha conseguido grandes conocimientos en tecnologías para la seguridad de la información y el tratamiento de datos para optimizar y automatizar procesos de negocio con grandes volúmenes de información, sobre todo en el sector financiero.

 

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