Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA
El KYC (Know Your Customer) cumple una serie de procedimientos que pueden estar directamente relacionados con el área financiera de cualquier organización, sin importar su actividad. ¿Sabes por qué?
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales nos habla en su artículo 4 sobre la identificación del titular real. Concreta que “los sujetos obligados identificarán al titular real y adoptarán medidas adecuadas a fin de comprobar su identidad con carácter previo al establecimiento de relaciones de negocio o a la ejecución de cualesquiera operaciones”.
Es decir, es necesaria la verificación de la identidad de los clientes que quieran abrir cuentas bancarias, suscribir pólizas, adquirir inmuebles o efectuar otra operación de índole financiero que pueda ser susceptible de recibir capital procedente de fuentes fraudulentas como el narcotráfico, el terrorismo, la corrupción, etc.
Por tanto, en general, el control y cumplimiento del KYC son actividades importantes para los departamentos financieros en cualquier sector, ya que les ayuda a mitigar riesgos financieros, prevenir el lavado de dinero, la financiación del terrorismo y el fraude, y garantizar la transparencia y la integridad de las transacciones comerciales. Además, ayuda a cumplir con las regulaciones legales y protege la reputación y la confianza de la organización en todos los sectores de actividad.
¿En qué consisten los procesos KYC?
Para cumplir con la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y también con el eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), que es la regulación europea que establece unos estándares para la identificación y firma digital, se deben cumplir un conjunto de acciones conocidas como KYC (Know Your Customer).
En estos procedimientos se verifican la identidad y la procedencia de los fondos de los clientes para descartar posibles relaciones con actividades ilícitas, así como asegurar la legitimidad de sus ingresos y sus futuras ganancias. Es por este motivo por lo que los procedimientos KYC no solo deben quedar circunscritos a la fase previa de alta de un cliente si no que deben continuar de manera regular tras su aprobación.
Las verificaciones documentales sujetas a procesos KYC pueden realizarse de manera presencial o telemática (en cuyo caso reciben el nombre de reciben el nombre de eKYC o electronic Know Your Customer) mediante diversos métodos que pueden incluir el recibo de documentos en varios formatos como copias escaneadas o impresas de DNI, pasaportes o carnés de conducir. El objetivo final es asegurar la identidad del cliente, su fecha de nacimiento y residencia, y evaluar que la documentación presentada esté en periodo de validez.
Todas estas diligencias se realizan en primera instancia para cumplir una serie de regulaciones nacionales e internacionales encaminadas a evitar el blanqueo de capitales y con el objetivo de evitar fraudes documentales que deriven en situaciones de impagos o estafas para las empresas.
Con la finalidad de cumplir con los requerimientos legales, todo proceso de KYC debe seguir tres pautas críticas:
En función de esto, las empresas deben implementar procedimientos y recursos digitales adaptados a las normativas para disponer de una solución informática de verificación de identidad efectiva, políticas concretas de diligencia debida del cliente y una monitorización permanente de los datos y transacciones de los clientes en el marco de los productos y servicios a los que la compañía le ha dado acceso.
El KYC en el sector financiero
Para las entidades financieras una correcta identificación de sus clientes les ahorrará muchos futuros quebraderos de cabeza evitando a clientes que puedan estar involucrados en actividades como el blanqueo de capitales. Y no es una cuestión baladí. Existen estimaciones de dinero que entra en los sistemas bancarios cada año por una cifra superior a los 1000 millones de euros.
Entendiendo estas enormes cantidades de dinero en juego podemos comprender la importancia de los sistemas de identificación para los proveedores de servicios financieros, pero no solo en la identificación, también se consultan listas y bases de datos internacionales de individuos con antecedentes y perfiles de alto riesgo.
Como decíamos, después de la fase de identificación se prosigue con la supervisión de las transacciones de los clientes para actualizar y depurar la matriz de riesgos asociados a estos.
En caso de surgir sospechas, no debe dudarse en comunicarlas a la Agencia Tributaria.
Debemos comprender que los procesos KYC quedan irremediablemente anexos a las obligaciones de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Las entidades de crédito, aseguradoras, instituciones de inversión y gestoras de fondos de pensiones, entidades de dinero electrónico y de pago, intermediarios en la concesión de préstamos o créditos etc. son sujetos obligados a su aplicación. Por tanto, deben aplicar
procedimientos de verificación de las actividades declaradas por los clientes, incluyendo la obtención de información no proporcionada por estos. Más aún, deberán aplicar:
“(…) medidas de seguimiento continuo a la relación de negocios, incluido el escrutinio de las operaciones efectuadas a lo largo de dicha relación a fin de garantizar que coincidan con el conocimiento que tenga el sujeto obligado del cliente y de su perfil empresarial y de riesgo, incluido el origen de los fondos y garantizar que los documentos, datos e información de que se disponga estén actualizados (…)” (Artículo 6).
Además de las medidas de diligencia debida ya explicadas, las empresas y personas obligadas deben tener capacidad para demostrar a las autoridades competentes que las medidas tomadas tienen el alcance adecuado según el riesgo de blanqueo de capitales o de financiación del terrorismo, mediante análisis previo del riesgo que, en todo caso, debe constar por escrito (Artículo 7).
En base a lo anteriormente expuesto resulta imprescindible disponer de medidas y soluciones de validación documental, prevención de fraude y falsedad de documentos que nos ofrezcan una detección fiable de fraudes, por ejemplo, otorgándonos un sencillo “scoring” de los documentos que venga determinado a través de una matriz de confianza capaz de evaluar el perfil de parte de la operación fundamentado en validaciones de la documentación aportada.
En el ámbito de Prevención de Riesgos, Blanqueo de Capitales o Solvencia Financiera cada sector tiene una documentación susceptible de ser revisada.
Empresas especializadas en gestión documental, que están habituadas a manejar información en cualquier tipo de formato y soporte, pueden ofrecer una batería de soluciones interesantes para verificar que la documentación aportada es la correcta, que se encuentra en vigor y evaluar su riesgo asociado.
Gracias a este tipo de evaluaciones es posible obtener una puntuación de confianza que pueda integrarse con diversos sistemas para completarlos de manera desasistida gracias a validaciones automáticas aplicadas a partir de reglas de negocio, verificación de indicadores de concordancia, cálculo, vigencias, firmas, etc.
Este tipo de análisis predictivo de la documentación presentada facilita una detección proactiva de documentación fraudulenta, permite una reducción de personal y departamentos encargados del recobro de deudas, minimiza las provisiones de capital por impago y acelera la respuesta en la validación de documentos bajo los parámetros del KYC.
