Cecilia Olaso,
Responsable de marketing de Yooz España
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Cuando se habla de trabajo manual, es poco común pensar en la contabilidad. Si bien, así es como han realizado su trabajo los departamentos contables y financieros hasta el inicio de la era digital en la que estamos inmersos. Es más, muchas empresas todavía no han dado el paso hacia la digitalización de facturas y siguen gestionando sus datos contables de forma manual; un método que, aunque haya funcionado, sabemos que tiene sus límites.
Las facturas de compras a proveedores y de ventas a clientes, los abonos, etc. son documentos clave para la contabilidad. Por lo general, su registro se denomina «codificación». Este proceso se realiza en diferentes fases: introducción de datos en el diario correspondiente, comprobación de importes, archivado en la carpeta de destino, impresión y envío de documentos. Es indiscutible que la codificación implica una enorme inversión de tiempo y esfuerzo, no solo humano sino también financiero, además de resultar un trabajo repetitivo.
A esto hay que añadir que el usuario que introduce los datos debe conocer a la perfección la gestión de los asientos contables para que no haya ningún error en la contabilidad.
Las empresas necesitan contar con registros contables precisos para que la revisión de sus cuentas resulte rápida y sencilla a la hora de realizar el balance general de final de ejercicio.
Las empresas necesitan contar con registros contables precisos para que la revisión de sus cuentas resulte rápida y sencilla a la hora de realizar el balance general de final de ejercicio.
También puede ocurrir que una asesoría o despacho contable tenga que recuperar uno o varios datos contables a lo largo del año: facturas de proveedores para ajustar un ciclo de facturación, órdenes de compra para determinar un inventario, el importe y detalle de una operación para examinar las carpetas de incidencias o, incluso, el historial de flujos financieros para conocer el estado de salud financiera de la empresa.
Como vemos, son varios los motivos que llevan a recurrir a los datos contables ya introducidos, ya sea por iniciativa de la propia empresa o que así lo solicite un tercero.
La tarea se puede realizar correctamente por la profesionalidad del personal contable, pero, también es cierto que se dedica una cantidad enorme de tiempo a la codificación manual de facturas, a expensas de tareas de más valor añadido. De media, se necesita de 3 a 5 semanas para procesar una factura, y eso, si todo va bien. Pero basta un error insignificante de codificación para que todo el proceso quede interrumpido.
De pronto, surgen demoras en los pagos, discusiones tensas con los proveedores, largas búsquedas para encontrar errores en los importes o el origen de un problema, lo que puede llevar a sanciones, es más, a sospechas de fraude o supuestas irregularidades fiscales.
Ante esto, conviene pensar en un método diferente que permita registrar las facturas y consolidar la pista de auditoría de la gestión contable de la empresa.
En consecuencia, ¿se puede prescindir de la codificación manual de facturas y automatizar todo el proceso con un solo clic en un botón? Sin lugar a duda, la respuesta es sí. Hoy en día, esto es posible gracias a un software flexible, intuitivo y fiable para automatizar el procesamiento de facturas, y en el que intervienen tres tecnologías avanzadas: el reconocimiento óptico de caracteres, la inteligencia artificial y la automatización.
El reconocimiento óptico de caracteres (u OCR, del inglés Optical Character Recognition) consiste en identificar texto impreso en imágenes, extraer los caracteres y convertirlos a formato digital (documento PDF, por ejemplo). Con los algoritmos actuales, en los que se utilizan métodos visuales y semánticos, el porcentaje de reconocimiento es superior al 98 %, y cuanto más se utilizan, más precisos son.
Una vez escaneadas las facturas, gracias a la tecnología OCR se pueden extraer los datos de cada línea de forma automática. Con ello, se evita tener que introducirlos manualmente y, de esta forma, los casi inevitables errores de los usuarios encargados de introducir dichos datos.
La tecnología OCR hace que sea posible capturar datos de varios orígenes (correo electrónico, documentos en papel…), así como a través de programas informáticos integrados (software de contabilidad, ERP, CRM, etc.).
Los resultados son impresionantes y permiten una gran optimización del procesamiento de facturas para cualquier tipo de usuario.
En la fase de reconocimiento de caracteres, el procesamiento digital y autónomo de facturas no es del todo completo por sí solo. Así, la captura de una única secuencia de cifras puede corresponder a un número de teléfono, a un número de identificación, al código IVA o al importe de una factura de proveedores.
Aquí es donde interviene la inteligencia artificial (IA), que es capaz de interpretar esos datos e importes y darles un sentido. Al recibir millones de facturas, una solución de automatización autónoma y eficaz es capaz de reconocer todos los campos que conforman un documento (proveedor, fecha de compra o venta, número de pedido, referencias, importes...) sin intervención manual.
Por lo que, gracias a la tecnología OCR y a la IA, podemos pasar de un documento en papel a un listado de información totalmente completa, identificada y registrada.
Queda la última fase del proceso de codificación digital de facturas de una empresa: automatizar el proceso de interpretación de la información.
Esto es posible gracias a unas de las técnicas de inteligencia artificial sumamente avanzada: el machine learning, o aprendizaje automático, que utiliza el cálculo de probabilidades y datos estadísticos para identificar asientos contables sin programación explícita.
Al recuperar e identificar de esta forma las características de la cuenta de la empresa, con las soluciones de automatización se pueden asociar las facturas a los pedidos, identificar importes dudosos, resaltar excepciones o errores en los importes de IVA, seleccionar la imputación contable apropiada, crear el documento correspondiente y transferir los datos a la aplicación de gestión, como el ERP, de la empresa y enviar notificaciones a las personas implicadas para, por ejemplo, que se apruebe una operación que supere un cierto importe.
La automatización de dichos procesos se configura en la herramienta para reflejar las reglas de gestión de la empresa y no tener que recurrir a la intervención del usuario a no ser que sea expresamente necesario. De esta forma, la codificación de facturas se puede personalizar con facilidad y con un alto nivel de seguridad.
Pero ¿qué ocurre con la versión original en papel de la factura?
Al contar con una copia digital que se puede archivar en el sistema para conservarla por todo el tiempo que sea necesario y cuyo valor legal sigue siendo el mismo, se ahorra espacio físico para guardar documentos en papel.
Al utilizar conjuntamente la tecnología OCR, la IA y la automatización, la gestión manual de facturas se sustituye por un procesamiento digital fiable, seguro y sumamente eficaz de documentos contables.
Entre las principales ventajas de la codificación digital de facturas, el primer lugar lo ocuparía el notable incremento de la productividad. Gracias a la automatización de procesos, los usuarios se liberan de la fastidiosa tarea de tener que introducir los datos de forma manual, que, además, no aporta ningún valor añadido. De esta forma, se pueden dedicar a la gestión de un mayor volumen de documentos, limitar los retrasos e identificar con mayor rapidez incidencias debidas a errores en la entrada de datos.
A esto hay que añadir la reducción de costes, al ahorrar espacio físico y tiempo a la hora de almacenar y buscar los documentos en papel, con lo que se evita también posibles extravíos, pérdidas o deterioros. En total, se estima que la duración del ciclo de procesamiento de documentos disminuye considerablemente y los gastos de gestión se reducen en un 80 %.
La segunda principal ventaja del avance en los métodos de codificación de los documentos contables para una asesoría contable o el departamento financiero de una empresa es la posibilidad de ampliar su oferta de servicios y su competitividad.
De hecho, al liberarse de tareas secundarias, el personal de la empresa dispone de indicadores más completos, de alertas más rápidas y de cifras más fiables para gestionar y optimizar los recursos. Asistimos así a una auténtica transformación de las distintas partes implicadas ante los principales interlocutores de su empresa.
Por último, otra gran ventaja de cumplir de antemano con la ley relativa al uso generalizado de la facturación electrónica a efectos del IVA es la fiabilidad y el rigor que se obtiene con este nuevo sistema.
Así, la empresa demuestra su compromiso de transparencia en relación con la Agencia Tributaria, al tiempo que aumenta su atractivo e interés para otros agentes del mercado al posicionarse como un referente.
