Cecilia Olaso,
Responsable de marketing de Yooz España
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El papel es algo maravilloso. De hecho, hay algunas personas que lo consideran un milagro. Pero cuando se trata de departamentos de contabilidad y, en concreto del proceso de cuentas a pagar, el papel es una pesadilla. Hoy en día, ya podemos pasar del texto al dato gracias a las tecnologías de OCR en contabilidad.
Tener un flujo de trabajo contable basado en documentos en papel significa que cuando llega una factura la gente tiene que poner la información a mano en los sistemas digitales (si es que existen). Este proceso requiere mucho trabajo, consume bastante tiempo, añade costes, crea oportunidades de error y con frecuencia crea un mal servicio hacia los proveedores. Y todo esto es sólo el primer paso.
Las empresas han empezado a dejar de trabajar con procesos financieros manuales y pasar a utilizar las herramientas de la contabilidad automatizada, lo que evita grandes problemas, reduce costes y sobre todo libera tiempo.
Considere las estadísticas siguientes sin la contabilidad automatizada:
Para evitar estos problemas y tener una gran diferencia en sus procesos financieros, las empresas han empezado a dejar de trabajar con procesos financieros manuales y pasar a utilizar las herramientas de la contabilidad automatizada. Concretamente, la automatización de las cuentas a pagar y el uso de la tecnología OCR.
OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), es una tecnología que es capaz de captar una imagen, la entiende, comprende el contenido y la convierte en un formato digital para luego permitir su búsqueda a través de formularios de búsqueda. Por ejemplo, imagine que tiene una factura o documento. La escanea en un ordenador, pero sólo tiene una foto. El software de reconocimiento óptico de caracteres va a escanear el documento o foto, reconoce el texto y no solo lo convierte en formato digital, sino que comprende la información del documento para indexarla y poder automatizar el proceso a través de una aplicación y no únicamente digitalizarlo.
Esto significa que, en lugar de introducir los datos a mano, puede cambiar inmediatamente un documento en algo que su ordenador pueda leer y que se pueda utilizar. Sin embargo, aunque este OCR básico es una parte normal de la tecnología de automatización de cuentas a pagar, no es suficiente. ¿Por qué?
Expresiones como OCR inteligente, ICR, OCR con inteligencia u OCR potente todo describen el siguiente nivel de OCR, uno que convierte la imagen en palabras y las colocas en el lugar correcto. El OCR moderno es una solución que combina el software de OCR con la inteligencia artificial (IA) para que el software capture la información de un producto en una factura y así poder comprender el contenido al mismo tiempo. De esta forma, podrá saber inmediatamente si alguna información no es correcta y se lo comunicará. Aún mejor, gracias al aprendizaje automático (ML), el software también aprende automáticamente y mejora en función de cada experiencia.
Hay muchas ventajas en el uso de un software de OCR Avanzado. De hecho, es la base de un proceso racionalizado y de una mayor productividad. He aquí algunas de ellas:
El tiempo
El OCR elimina la necesidad de introducir datos a mano, por lo que el procesamiento se realiza en segundos o minutos, no en días o semanas. El software también hace que la información se pueda buscar en segundos (se pueden buscar todos los datos utilizando palabras o frases clave).
Los gastos
Se necesita menos tiempo de trabajo para las tareas, menos gasto de material (máquinas, papel) y no es necesario el archivo físico. Además, se acabó el pago de tarifas por retrasos en los pagos.
La flexibilidad
Puede interpretar diversos formatos y convertir el código en formato digital de forma automática y en tiempo real. Esto incluye PDF, Word, Excel, FTP, entre otros y nos permite asegurar la calidad de la digitalización tanto a nivel visual como a nivel de los datos extraídos.
La precisión
Que haya menos accionar humano significa menos margen de error. Hay menos posibilidades de que se pierdan los documentos (ya no hay que llevarlos de un sitio a otro ni conservar los documentos).
La visibilidad
Un mejor acceso a la información permite mayor visibilidad y permite modificar cualquier estrategia o rumbo de la empresa de forma reaccionando rápidamente frente a cualquier problema. La información está disponible inmediatamente por lo que se convierte en un recurso para que la gestión tome decisiones más informadas. También se cuenta con un rastro en caso de auditoría. En cuanto a la gestión estratégica de sus proveedores, que es otro aspecto relevante que se puede beneficiar de tener mayor visibilidad, usted podrá negociar mejor con sus partners comerciales según la información que el software le provea.
La escalabilidad
Si el número de facturas aumenta por algún motivo en su empresa, no es grave. No se necesitarán más personas para procesarlas porque la herramienta podrá hacerlo.
Para tener una gran diferencia en sus procesos financieros, las empresas deben dejar los procesos manuales y pasar a usar las herramientas contables automatizadas. Esto no significa equipar con cualquier herramienta nueva, pero con la correcta. Esto es especialmente importante con el software tecnología OCR, ya que es la base del proceso de facturación automatizado. El hecho de que este tipo de herramientas sean fáciles de usar, rápidas de programar en su empresa y accesibles a todas las empresas, hace que se conviertan en el mejor aliado de la función financiera.
