Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA
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Cualquier departamento destinado a manejar grandes volúmenes de información debe contar con la gestión documental como una de sus principales aliadas. Esto sucede de manera especialmente notoria en el departamento financiero.
Los grandes volúmenes de información relevante que es necesaria para afianzar la continuidad del negocio requieren de soluciones eficientes que garanticen la seguridad y el acceso a los documentos. La automatización de procesos emerge como una herramienta indispensable para agilizar las tareas, minimizar errores y optimizar los recursos asegurando a su vez el cumplimiento normativo.
La gestión documental ayuda al departamento financiero a procesar estos grandes volúmenes de información que, además, es compartida entre otros departamentos y sistemas. Por ejemplo, en la gestión de facturas o albaranes. Se puede llegar a perder mucho tiempo en contabilizar pedidos, en las búsquedas de las órdenes de compra, su verificación, aprobación, paso a factura, flujos de aprobación del pago de la factura, emisión al ERP… Comenzando por el proceso de digitalización de documentos como las facturas, la automatización del proceso administrativo de validación y procesamiento de pagos se vuelve inmediato.
Gracias a la automatización de procesos y a la gestión documental estos flujos pueden ser simplificados ahorrando importantes costes en tiempo de trabajo y gestión agilizando el proceso de gestión de facturas como las cuentas por pagar que desde cualquier punto de entrada inicia los flujos de aprobación pertinentes, las validaciones, la firma digital o registro del asiento contable en el ERP. También ayudan a agilizar las búsquedas posteriores.
Al eliminar procesos manuales propensos a errores, se reducen los tiempos de procesamiento y se mejora la eficiencia operativa. Además, la automatización permite la implementación de reglas y flujos de trabajo predefinidos que garantizan un control en la gestión financiera.
Por otra parte, todos estos procesos desasistidos y automáticos dan como resultados unos datos de salida que pueden ser aprovechados en otros entornos. Por ello la integración de los sistemas financieros junto a sistemas de gestión documental maximiza los beneficios al otorgar acceso a información financiera en tiempo real y de manera centralizada, facilitando búsquedas de documentos como contratos, facturas, albaranes, estados financieros y políticas internas.
Es aquí donde la indexación y la clasificación de documentos basados en la gestión documental son fundamentales para una gestión eficaz. Todo documento debe disponer de una adecuada estructura de metadatos que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad ya que gracias al sistema de logs todo puede quedar registrado, desde quién tiene acceso hasta quién lo ha gestionado y cuándo.
La vinculación contextual de los documentos electrónicos debe quedar definida en el esquema inherente de sus metadatos para entender el contexto en el que son producidos, su función y el trámite para el que están destinados, así como las personas que deben interactuar en él para completarlo. Y esto se realiza gracias a fundamentos y normas de la gestión electrónica de documentos. De nuevo debemos acudir a la gestión documental para mantener la autenticidad, fiabilidad, integridad y accesibilidad del documento que garantice el testimonio de su actividad y mantener su validez jurídica.
Dentro del área financiera el cumplimiento normativo y la seguridad de la información son primordiales. En este sentido la gestión documental vuelve a jugar un papel decisivo para asegurar la trazabilidad de la información, el control de acceso a la información o la encriptación de los datos.
La recuperación de documentación a través de las búsquedas de la información previamente indexada y el control de las versiones ayuda a presentar la documentación para las auditorías, a otorgar una trazabilidad total del ciclo documental, a planificar presupuestos y a cumplir con los requisitos legales y normativos tan presentes en los departamentos financieros.
Por otro lado, la gestión documental asegura el cumplimiento normativo gracias a calendarios de conservación creados en base a reglas de negocio o normativa y cumplimiento legal de plazos.
Los beneficios que la automatización de procesos deja en el departamento financiero son múltiples. Mejora su rentabilidad ya que reduce los procesos manuales, minimiza errores y costes operativos liberando los recursos para tareas con un mayor valor añadido. Además, la agilización de los flujos de trabajo permite aprovechar descuentos por pronto pago, optimizar los plazos de cobro y mejorar la gestión del flujo de efectivo.
La automatización de procesos apoyándose en la gestión documental es una estrategia que impulsa la eficiencia y la seguridad en el departamento financiero ofreciendo beneficios esenciales para el éxito y la competitividad de la empresa.
Mediante la integración de sistemas se pueden realizar análisis de costes en base a informes detallados y datos que se pueden compartir entre distintos entornos y programas, lo que permite una buena planificación financiera en un entorno empresarial cada vez más competitivo.
En definitiva, la gestión documental facilita un tratamiento ordenado y efectivo de la información incluyendo también la gestión de riesgos, otorga confianza y confiere trazabilidad a los documentos para dar cumplimiento a las obligaciones legales y las inspecciones pertinentes.
Desde Normadat, entre otros, te ayudamos en el viaje de automatización de la gestión documental para los procesos de cuentas a pagar.
