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¿Cómo digitalizar una pyme?

Gustavo Porporato Daher,
Consultor Financiero Corporativo y Profesor de finanzas en European School of Economics y de economía financiera y contabilidad en la Universidad Autónoma de Madrid

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La composición del tejido empresarial en España se está transformando como consecuencia de la influencia de importantes tendencias globales, en las cuales las nuevas tecnologías de la información juegan un papel fundamental como dinamizadoras del cambio. Las grandes tendencias que están reconfigurando la sociedad en su conjunto y el mundo de los negocios deben ser tenidas en cuenta, como por ejemplo, las mencionadas por Peter Fisk (1) las cuales incluyen el carácter exponencial de los cambios tecnológicos, el valor de los datos, la automatización de tareas, y la utilización de robots e inteligencia artificial.

Las nuevas tecnologías de la información juegan un papel fundamental como dinamizadoras del cambio

Las pymes y las tecnología

Las empresas consideradas pequeñas y medianas (menos de 50 trabajadores, micro pymes y autónomos), que representan más del 99% del tejido empresarial español y casi el 50% del empleo, son las principales afectadas por la crisis originada por la pandemia del Covid. Por otro lado, solo 2 de cada 1.000 compañías en España pueden ser consideradas grandes empresas. Ante esta circunstancia, la digitalización ha dejado de ser una alternativa u opción a elegir para las empresas Pymes y se ha convertido en el camino principal para poder afrontar la situación de crisis. Frases de expertos son frecuentes estos días en los medios de comunicación (Cinco Días (2),  El Economista (3)), las cuales nos ayudan a comprender mejor el estado en el que las pymes se encuentran con respecto a las tecnologías digitales, a la vez que nos muestran las consecuencias y oportunidades que se presentan:

"La digitalización de las empresas ya no es una opción, más bien es una necesidad”

"Si no se acomete ese camino, va a desaparecer la empresa”

La digitalización ha dejado de ser una alternativa u opción a elegir para las empresas Pymes y se ha convertido en el camino principal para poder afrontar la situación de crisis

A su vez, debemos tener en cuenta que los índices de productividad en España eran negativos antes de la crisis del Covid, constituyendo un escenario de partida difícil para aspirar a crecer y ser rentable. La digitalización de los negocios se convierte entonces en una gran palanca para generar nuevas aptitudes, ganar competitividad y eficiencia.

Desde esta perspectiva más optimista mediante la cual la digitalización puede ofrecer a las pymes oportunidades de mejora, los profesionales expertos destacan las posibles consecuencias positivas que se pueden alcanzar en las siguientes frases tomadas de los mismos medios referenciados anteriormente:

“Les permite competir con las grandes compañías y personalizar la relación con el cliente”

"La digitalización es la base para el crecimiento".

La digitalización puede ofrecer a las pymes oportunidades de mejora

Está claro que la pandemia (y la crisis generada como consecuencia) está acelerando los procesos de digitalización, aunque es necesario recordar que las cifras del comercio electrónico en España suponen menos del 4% del negocio de las pymes. En este entorno, solo un 20% de las pymes considera que tiene un alto nivel de digitalización. A pesar de este panorama poco alentador, más del 60% de las empresas consultadas planea potenciar su canal de comercio electrónico (e-commerce) en los próximos doce meses, mientras que se estima que el 48% de las pymes invertirán en digitalización como parte de su estrategia de adaptación empresarial a los tiempos que corren.

Objetivo: digitalizar la Pyme

La mayoría de los expertos coinciden que las Pymes deben apoyarse en las nuevas tecnologías de la información para poder desarrollar innovadoras formas de trabajar, más eficientes y con menos esfuerzo. Ya no se trata de una opción, es más bien una necesidad y a la vez una oportunidad. El proceso de digitalización de las empresas implica adaptarse a los nuevos requisitos de los clientes, así como la posibilidad de crear nuevos modelos de comunicación y relación con ellos y los proveedores. Incluso los modelos de negocio están siendo impactados por las nuevas tecnologías.

Ahora bien, tomando en consideración toda la teoría escrita, entonces, ¿por dónde debe empezar el proceso de digitalización una Pyme? Muchas de estas pequeñas y medianas empresas no tienen muy claro cómo desarrollar un plan que le permita implantar nuevos procesos y servicios basados en nuevas tecnologías, qué objetivos marcarse o de qué manera poner en marcha los nuevos sistemas.

Llegados a este punto, tres aspectos fundamentales deben ser evaluados y considerados por las pymes a la hora de elaborar un plan de digitalización: el personal, los procesos de gestión y la tecnología disponible (y asequible) para la empresa.

Con respecto al personal, debemos recordar el postulado de la llamada “ley de Martec” que sugiere que la tecnología cambia a nivel exponencial, mientras que las organizaciones y estructuras jerárquicas cambian mucho más despacio. Es decir, las pymes deben evaluar adecuadamente los recursos humanos disponibles para decidir su grado de adaptación a los cambios que la empresa afronta. El perfil del trabajador digital se basa en la versatilidad, interés y dominio de las nuevas tecnologías, predisposición a una formación continua,  demostrando una continua capacidad de transformación. Existen estudios (4) que afirman que los niños actuales tendrán que reinventarse entre 7 y 15 veces a lo largo de su carrera laboral. Es una cuestión social muy relevante a considerar, ya que en España el cambio de profesión no es algo tan habitual como lo puede ser en el mundo anglosajón. Si tenemos en cuenta que para el año 2030, alrededor del 70% y el 85% de los empleos o bien no se conocen aun o están en proceso de creación, parece necesario que la mentalidad del personal de las pymes, actuales o futuros, sea enfocada más hacia la versatilidad laboral que a la continuidad teórica de su carrera profesional.

Un plan de digitalización: el personal, los procesos de gestión y la tecnología disponible

Los procesos que dan soporte a la gestión de la empresa que fueron definidos en el pasado, deben ser analizados para conseguir una máxima eficiencia y a la vez eficacia. Dentro de este apartado pueden ser tenidos en cuenta la gestión simplificada de procesos y los llamados procesos “de principio a fin”.

En lo que respecta a las tecnologías disponibles, existen en el mercado numerosas soluciones que se adaptan a los modelos de negocio de las Pymes, siendo necesaria una correcta y completa evaluación de los proveedores de software a los que las pymes pueden tener acceso. Así mismo, los costes de implantación y uso están cambiando rápidamente, extendiéndose los modelos de “pago por uso”.

Como conclusión, es importante señalar que la Pyme debe conseguir un equilibrio entre los tres aspectos detallados anteriormente para alcanzar la eficiencia organizacional deseada, aprovechando al máximo todos los beneficios que la digitalización ofrece.

El Plan de digitalización

El plan que comprenda la digitalización de la Pyme debería ser diseñado a través de una guía básica para la transformación digital de la empresa en la que se expongan claramente los objetivos de digitalización, el plan para comenzar el proceso de digitalización y las tecnologías a considerar, así como las ayudas oficiales a las que se pueden recurrir.

En primer lugar, la empresa debe evaluar su estado de madurez digital, contemplando los procesos, las personas y la tecnología disponible. Considerando los objetivos empresariales, los directivos deberán buscar y acordar las necesidades prioritarias para establecer la hoja de ruta sobre la que trabajar. Una vez que los objetivos han sido establecidos, será el momento de escoger los socios tecnológicos que apoyen a la pyme a alcanzarlos.

Dentro de los objetivos empresariales, es decir, los objetivos de negocio, la pyme debe establecer claramente las variables que formarán parte del plan de digitalización: incremento de la cifra de ventas, aumento de la productividad y mejoras en los niveles de cotes y gastos.

Mejorar las ventas, la rentabilidad y la relación con los clientes han de ser los principales objetivos en cualquier empresa. Trabajar de manera más eficiente permitirá alcanzar ahorros de costes y gastos que generarán un impacto positivo en la gestión de tesorería. La incorporación de canales digitales de comunicación con los Clientes permitirá atender a sus demandas y adelantarse a los posibles cambios en las preferencias utilizando todos los canales disponibles. Además de la página web y el tradicional teléfono (cuyo servicios puede ser mejorado con chatbots), las distintas redes sociales permiten una comunicación variada y fluida. Además, las pymes pueden invertir en técnicas y herramientas de marketing online para dar a conocer sus productos y captar la atención de nuevos clientes. El comercio electrónico ha pasado a ser una necesidad para muchos de los consumidores.

La mejora de la productividad está relacionada con el concepto de eficiencia, es decir, hacer más con menos, o bien, hacer más con los mismos recursos. La incorporación de soluciones digitales que faciliten y mejoren la gestión permite a las empresas ser más eficaz y segura. Diferentes aspectos del negocio que requieren mucha atención del personal de la pyme, pueden ser simplificados, permitiendo que ellos se dediquen a prestar un servicio con mayor calidad y en un menor tiempo.

El ahorro de costes y gastos empresariales es también un objetivo a perseguir por las pymes. La implantación de sistemas de comunicación (conectividad fija y móvil) puede ser un punto de partida eficaz, así como el acceder a plataformas de aplicaciones y servicios en la nube (cloud computing). La mayoría de los sistemas y aplicaciones se actualizan de forma automática, mejorando la seguridad de estos mientras que se evita destinar recursos valiosos en un proceso que implica la continuidad óptima de los procesos digitalizados.

Finalmente, para poder incorporar la cultura digital a la empresa, mejorar los procesos de negocio y aprovechar las oportunidades para optimizar la cuenta de resultados, es necesario adaptar las habilidades del personal quienes serán en definitiva los que se ocupen de gestionar las nuevas formas de trabajar en la empresa.

Tecnologías a implementar

En lo que concierne a las soluciones tecnológicas que las pymes pueden incorporar, se identifican como prioritarias las siguientes: el acceso a los servicios en la nube (cloud computing), el acceso y la oferta a través del comercio electrónico, y la posibilidad de utilizar herramientas de análisis de big data.

A modo de ejemplo se enumeran una serie de herramientas y soluciones digitales a las que las pymes pueden acceder.

  • Aplicaciones digitales de gestión (ERP, CRM, SCM).
  • Plataformas de cobros y pagos digitales.
  • Herramientas RPA (robotics).
  • Soluciones para trabajadores on-line (no presenciales).
  • Acceso a soluciones en la nube.
  • Comercio electrónico.
  • Aplicaciones de seguridad informática.
  • Plataformas IoT (internet de las cosas).
  • Análisis de datos: Business Inteligence (analytics)  y servicios de Big data.
  • Servicios de telefonía digital fija y móvil.

Como conclusión, todas las empresas deben priorizar los objetivos estratégicos relacionados con la adaptación y transformación digital de su negocio y los procesos empresariales. Este aspecto no es opcional, sino más bien constituye una garantía y se convierte en seguridad de la supervivencia de la compañía, independientemente del tamaño que tenga.

El Estado y las pymes - acceso a las tecnologías

El reto del impulso a la digitalización de las PYMEs es una de las diez prioridades de la Agenda España Digital 2025, aprobada por el Consejo de Ministros y presentada el día 23 de julio de 2020(5). Este reto también se recoge en los objetivos de “modernización y digitalización del tejido productivo y de la pyme”, para un alcanzar un crecimiento sostenible. En este sentido, la administración española ha hecho patente su compromiso de apoyar financieramente a las pymes para facilitar el acceso a la tecnología, “…tanto en la usabilidad, como en el acompañamiento", ya que las grandes empresas han incorporado de forma sostenible muchas de las tecnologías disponibles, mientras que las pymes no han sido capaces de seguir su ritmo. Es de desear que la aplicación práctica de las ayudas y apoyos financieros lleguen a buen destino en un plazo aceptable.

 


(1) https://www.peterfisk.com/2019/12/mega-trends-with-mega-impacts-embracing-the-forces-of-change-to-seize-the-best-future-opportunities/#:~:text=Megatrends%20are%20large%2C%20social%2C%20economic,markets%2C%20and%20our%20everyday%20lives
(2) https://cincodias.elpais.com/cincodias/2019/10/22/pyme/1571744723_767966.html
(3) https://www.eleconomista.es/gestion-empresarial/noticias/10907974/11/20/La-digitalizacion-de-las-pymes-no-es-una-opcion-es-el-unico-camino.html
(4) https://www.elmundo.es/promociones/native/2020/12/30t/
(5) https://portal.mineco.gob.es/RecursosNoticia/mineco/prensa/noticias/2021/210127_np_pyme.pdf


 

Gustavo Porporato Daher

Gustavo Porporato Daher

Consultor independiente y Profesor.
Chief Financial Officer (CFO) with more than 15 years of international executive experience.
Excellent results Transforming the Finance Function through leadership in Outsourcing and Offshoring, managing local & remote Teams and helping people through the process of change.
Finance and Accounting professor and Speaker at international events; currently working on a PhD thesis research on "Drivers for Outsourcing and Shared Service Centres".
Board member of companies in the Logistics / Shipping / Port Terminal / Trucking activities and Managerial experience in the Industrial and Manufacturing sectors.

 

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