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Actualización Automática de Tipos de Cambio e Índices de Referencia

David Vives Saumell,
Managing Partner de CUVIV

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Amplíe su mercado fuera de la Unión Europea informando a sus contrapartes los valores en sus propias monedas de forma rápida, sencilla y automática.

Para algunos países, es muy importante conocer los importes de las operaciones comerciales en sus propias monedas locales, en lugar de conocerlos en las monedas de uso más común. Conocer con exactitud el importe de una factura, un proyecto, de un bien, de un servicio o de un envío en la moneda de nuestro socio comercial puede marcar una diferencia significativa para el negocio.

Por este motivo necesitamos tener esas monedas específicas actualizadas diariamente en nuestros sistemas SAP. En cualquier instalación SAP se puede realizar esta actividad de forma manual utilizando la transacción standard OB08, pero esta forma de ingreso de los datos presenta también sus riesgos importantes.

Si registra los tipos de cambio de forma manual en SAP, primero debe visitar todos los días el sitio web oficial de los tipos de cambio de ese país -en muchos casos el Banco Central de ese país está solamente en su idioma local-, buscar los diferentes tipos de cambio e ingresarlos manualmente en la transacción OB08. Por supuesto, cuando ingresa los valores de forma manual, existe la posibilidad de cometer un error de usuario al introducirlo, lo que puede causar un error significativo en los cálculos de los importes.

Esta actividad se debe realizar todos los días en nuestros sistemas SAP para todas las divisas que queramos actualizar. Si faltan los tipos de cambio, si se están ingresando tarde, si el responsable de esta actividad está enfermo, de vacaciones, o si llega tarde, también podemos tener un problema importante.

La gran noticia es que esta actividad se puede automatizar completamente al personalizar la transacción TBD4 estándar. Configurar esta transacción lleva menos de una hora y nos permite tener todos nuestros tipos de cambio actualizados de forma estándar y totalmente automatizada, todos los días y en todos nuestros sistemas SAP.

Al utilizar la transacción TBD4 estándar, completamos la tabla TCURR (la misma tabla que completamos manualmente mediante la transacción OB08), pero de forma totalmente automática.

Aunque parezca complicado, lleva muy poco tiempo, y su proveedor tiene todo este proceso ya documentado para realizar la parametrización completa en menos de una hora.

Aunque parezca complicado, lleva muy poco tiempo, y su proveedor tiene todo este proceso ya documentado para realizar la parametrización completa en menos de una hora.

Una vez que tenemos la conexión y las monedas ya personalizadas, debemos probar la funcionalidad ejecutando la transacción TBD4 para nuestro proveedor específico y marcando "Monedas" (Currencies) en la parte superior izquierda:

Como resultado de la ejecución obtendremos el detalle completo de todas las monedas que fueron actualizadas con su tipo de cambio específico. Todos estos valores se completaron en la tabla TCURR de forma totalmente automatizada al ejecutar la transacción TBD4.

Como ejemplo, podemos ver en la siguiente pantalla que los pares de divisas EUR-USD y USD-EUR tienen un valor de 1,0803.

Si accedemos ahora a la fuente oficial de este par de divisas que, en este caso, es el Banco Central Europeo, podemos ver que el valor de EUR-USD es el mismo allí: 1,0803.

Entonces, si después de que ejecutar la transacción TBD4, accedemos a la transacción OB08 para verificar los valores allí, podemos ver que EUR-USD y USD-EUR se completaron con un valor de "1,0803", como podemos ver en este momento en el Sitio web del Banco Central Europeo.

Esto significa que los tipos de cambio que están publicados en este momento en un Banco Central específico fueron automáticamente a SAP (específicamente a la tabla TCURR) mediante el uso de la transacción estándar TBD4.

El último paso es crear un job en la transacción SM36, que ejecute el programa RFTBDF07 (transacción TBD4), con una repetición diaria. De esta forma todos los días, a la misma hora, obtendremos todos nuestros tipos de cambio actualizados de forma automática en la tabla TCURR.

Cada vez que se ejecuta automáticamente la transacción TBD4, podemos acceder posteriormente de forma manual a la transacción OB08 y verificar allí que los valores que se ingresaron son los mismos que aparecen en el sitio web para los Bancos Centrales seleccionados definidos en la parametrización, como en el ejemplo mostrado antes.

Como hemos mostrado en el artículo, esta funcionalidad se implementa muy fácilmente y le permite automatizar una tarea que debe ejecutarse diariamente en todas las instalaciones de SAP en todo el mundo.

De manera prácticamente idéntica, se pueden actualizar los índices de referencia en el sistema SAP (Euribor 3M , Euribor 1A, Libor,…).

 

Imagen: Freepik

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David Vives Saumell

CUVIV

Managing Partner de CUVIV

David Vives Saumell, Managing Partner de CUVIV. Licenciado en Matemáticas, con Máster de Gestión de las Tecnologías de Información en URL, con más de 20 años de experiencia en consultoría de procesos de negocio y de SAP. Habituado a optimizar los procesos financieros de las empresas, dotándolos de agilidad y encontrando siempre soluciones a los problemas más comunes de las organizaciones.

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