A través de este artículo, desde GOLIVE, consultora de transformación digital referente en España, queremos proporcionaros algunos consejos sobre cómo mejorar la gestión de notas de gasto. Estas mejoras harán a vuestras empresas más eficientes y seguras aportando medidas preventivas frente a la Covid-19.
La previsión de los costes es uno de los aspectos fundamentales para administrar correctamente el presupuesto de gastos en 2021.
Es importante que el departamento administrativo estime con antelación que presupuesto irá destinado a los diferentes gastos corporativos: desplazamientos, aparcamientos, etc.
Dada la actual situación sanitaria, la transmisión física de los justificantes de pago se ha mostrado como un proceso peligroso y poco eficiente. Para prevenir el intercambio de dinero y documentos las empresas deberán apostar por facilitar el pago con tarjeta a todos sus empleados y adoptar las soluciones pertinentes para la digitalización de los documentos.
Además, es necesario estar cubiertos frente a otros riesgos, como son una posible pérdida o deterioro de las notas de gasto que supongan un problema ante una revisión de Hacienda.
Digitalizar los tiques y facturas, con plena validez legal, supone una garantía de poder presentarlos en caso de ser requeridos por la AEAT.
Otro aspecto fundamental es el control. Con la modalidad de teletrabajo o semipresencial los procesos actuales son demasiado complejos y manuales como para obtener un riguroso control de los gastos y pagos que se vienen realizando en toda la organización.
En muchas compañías, la situación es la siguiente - Alguien realiza el gasto, lo introduce en un documento Excel a final de mes y lo envía a administración. Cómo complemento, entrega un sobre con todos los justificantes al departamento administrativo para que este los fotocopie y archive-. Al final, Administración tiene una gran cantidad de hojas de cálculo, seguramente en formatos diferentes y cientos de papeles deteriorados que fotocopiar y adjuntar.
Sin embargo, contar con una solución para todo el equipo, que centralice la gestión de todos los gastos corporativos posibilitará establecer medidas de control y detectar ineficiencias y posibles fraudes internos.
Cómo comentábamos anteriormente es muy complicado llevar una gestión eficaz cuando los justificantes de gasto llegan por diferentes vías y en múltiples formatos: en papel, en hojas de cálculo, por email, etc. ¿Imaginas dotar a tu equipo de una plataforma única que conecta a todas las partes? Los usuarios introducirán los gastos y los administradores los gestionarán rápidamente, todo en un único lugar. En el mercado existen plataformas estándar como Xpendor, que ayudan a centralizar y agilizar el proceso eficazmente.
En definitiva, la implantación de una solución diseñada para simplificar la gestión de gastos es esencial para cualquier compañía en estos tiempos.
Una solución como Xpendor ahorra quebraderos de cabeza, tiempo y dinero, permitiendo al equipo financiero dedicarse a tareas realmente aporten valor a la compañía.
Se trata de una aplicación tanto web como móvil (iOS y Android) que permite realizar una foto del justificante e introducir el gasto en cualquier momento y lugar. Esta información llega en tiempo real al supervisor que valida el gasto y acto seguido Administración lo recibe y contabiliza en su sistema de gestión. Un proceso ágil y sencillo, que gracias a su homologación por las agencias tributarias de múltiples países otorga la misma validez legal a las fotografías que a los documentos en papel evitando así tener que archivarlos ocupando espacio y tiempo.
Además, a diferencia de otras soluciones de gestión de gastos se comercializa en formato SaaS, solo se paga por los usuarios que la utilizan cada mes.
