Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA
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Cualquier lector que trabaje en un departamento de contabilidad será consciente de la importancia que tiene asegurar la consistencia de los datos que después van a utilizar los distintos sistemas financieros de la empresa. Las operaciones contables suponen cambios en los saldos de las cuentas y, por tanto, en el patrimonio del que dispone una organización. Para el registro de estas operaciones (compras, ventas, pagos, cobros, préstamos etc.) necesitamos que los cargos que entren en debe y haber sean exactos y fiables.
El tratamiento de la documentación contable consiste en la organización, registro y clasificación de los documentos financieros para garantizar una contabilidad precisa y cumplir con las obligaciones legales y fiscales.
El Plan General de Contabilidad es un instrumento que sirve de guía para el buen desempeño de la contabilidad por parte de las empresas ya que supone una mejora en la cantidad y calidad de la información que las empresas deben aportar en relación con sus inversiones financieras e inmobiliarias, subvenciones etc. Para elaborarlo, la información en él contenida debe ser clara, fiable, relevante y que permita su comparación. Todas estas características imponen realizar un tratamiento específico de la documentación a través de revisiones, alertas y validaciones. El tratamiento de la documentación contable evita la ingesta de datos erróneos y asegura el cumplimiento normativo.
Se busca reflejar de manera clara el patrimonio y la situación financiera de la empresa. Para ello el principio contable del devengo resulta de vital importancia. El registro de las operaciones contables, en el momento en el que se realizan, es fundamental. Tanto para la parte de compras como para las ventas. Si los datos son erróneos, incurriremos en malas prácticas desde el principio.
Todos los registros contables son verificados tras su captura e ingreso en los sistemas de la empresa, son validados para asegurar la exactitud de sus datos, antes de comenzar cualquier flujo para su contabilidad y pago.
Esto permite alertas de errores en la documentación o inconsistencia en los registros.
Gracias a este tipo de actividades se asegura la gestión de una contabilidad fiable, se da cumplimiento a las obligaciones fiscales y normativas.
Pero no siempre tenemos disponibles los recursos necesarios para asegurar la entrada precisa, revisada y validada de los datos ya que pueden ser procesos complejos que demandan una gran cantidad de tiempo. La solución pasa por la automatización de estos procesos.
Gracias al seguimiento y optimización de la gestión de la documentación contable se asegura una contabilidad más exacta ya que, por ejemplo, en los procesos de pago a proveedores, cada factura, orden de compra o albarán quedan registrados, clasificados e indexados para su posterior búsqueda, lo que implica un filtro para la obtención de documentación financiera veraz en la que puedan apoyarse sin fisuras los procesos posteriores que utilizan de base estos documentos.
Como ejemplo, la automatización de procesos de pago a proveedores supone un tratamiento previo de la documentación contable. No hay una fórmula mágica y si los procesos contables son complejos de por sí. Si pretendemos automatizarlos, debemos asegurar a los sistemas que la ingesta de los datos es fiable.
Por tanto, la primera fase a tratar es la creación de un único punto de acceso unificado para el ingreso de los datos.
Cada vez recibimos más documentos en formato digital y menos en papel, pero a pesar de que el volumen de documentos digitales es mucho mayor que los físicos o analógicos, no estamos exentos de seguir recibiendo documentación en formato papel, así como debemos tener en cuenta que los documentos en formato digital ahora vienen de diferentes canales y es complejo tenerlos localizados. Simplificar y unificar el punto de entrada por el cual llega un documento a nuestra empresa es el primer paso para poder contar con un sistema en el que poco importe el modo de entrada de la documentación y su formato, ya que lo importante es el dato.
Lo importante es disponer de una puerta de entrada en la que, desde los múltiples canales que disponemos, como el email, intercambio de archivos, dispositivos móviles etc., y contando con cualquier clase de formato desde el cual podamos recibir información (PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT…), seamos capaces de capturar el dato, revisarlo y validarlo antes de su ingesta a posteriores flujos internos.
Para la captura del dato nos servimos de técnicas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres por sus siglas en inglés) que son capaces de leer la información, la IA (Inteligencia artificial) es capaz de hacer un cribado y segmentación de la documentación para disponerla en los flujos pertinentes y gracias al ML (Machine Learning) podemos hacer que los sistemas aprendan a no repetir los mismos errores en las mismas situaciones, reduciendo progresivamente la intervención humana.
El intercambio de documentos es otro factor que debemos tener en cuenta. De nada sirve disponer de un dato aislado. La interoperabilidad de la documentación es clave para facilitar integraciones de software que acompañen a la información en su viaje desde el documento original hasta su registro final en el ERP.
Con el tratamiento y digitalización de la documentación contable se consiguen importantes incrementos en la productividad ya que eliminamos tareas repetitivas, reducimos tiempos en el ciclo de pago y gestionamos un mayor volumen de documentos en un menor tiempo, especialmente útil para empresas con muchas transacciones financieras diarias.
Además, se gana en precisión y consistencia de los datos financieros, identificándose desde el inicio discrepancias o errores gracias a alertas automáticas. Y con una información más precisa y exacta se consigue una mejor toma de decisiones y evitar retrasos en los pagos.
Pero no solo eso. La información está trazada desde su origen y se dispone de un sistema de control para ayudar a luchar contra posibles falsificaciones y fraudes, documentos duplicados o cuentas bancarias erróneas o no reconocidas.
La información puede fluir de manera transversal por toda la organización, disponiendo de ella al estar disponible desde repositorios en la nube a los que se puede acceder si se tienen los permisos necesarios. Todo esto se traduce en flujos de trabajo más dinámicos, con menos fricciones y una mejor experiencia laboral para los empleados que disponen de la información de manera inmediata y se centran en tareas que aportan valor a la empresa, eliminando la carga de las tareas rutinarias y repetitivas que consumen gran parte del tiempo.
Por todo ello, el tratamiento y la automatización de la documentación contable, debería ser prioritaria en las compañías para conseguir optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y productividad, garantizar la fiabilidad de los datos y fortalecer la colaboración entre departamentos.
