Kevin Sipin,
General Manager en Agicap España
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La gestión del efectivo, de la liquidez y de los equilibrios contables y monetarios son fundamentales para mantener la estabilidad de una empresa. Como en todo, existen mitos que es importante reconocer para evitar caer en los errores más básicos. Al final, un mito de tesorería supone la asunción de un conjunto de ideas equivocadas sobre una parte fundamental del proceso de crecimiento y supervivencia de un negocio. Precisamente para evitar estos errores, tenemos que ser capaces de identificar y refutar a tiempo los mitos de tesorería. De lo contrario, podrías llegar a diseñar un plan de tesorería erróneo y acabar teniendo las peores consecuencias posibles para ti y para tu negocio.
Existe la creencia equivocada de que la rentabilidad de una empresa es lo mismo que mantener un buen flujo de caja. Aquí tenemos el primer mito de tesorería. Es fácil caer en el error de pensar que, si tienes ganancias, estás acumulando una cantidad de efectivo suficiente como para garantizar la supervivencia de tu negocio. Pero nada más lejos de la realidad.
Algunos ejemplos para entenderlo
Puede darse el caso en el que un cliente se retrase mucho en pagar por tus servicios. Técnicamente tu empresa estaría funcionando bien, sin embargo, no estarías recibiendo a tiempo la cantidad de efectivo esperada. Esto podría traducirse en la incapacidad para pagar salarios o contratos de arrendamiento. Las consecuencias de todo ello son evidentes: acumulación de intereses, denuncias, indemnizaciones, necesidad de préstamos caros, etc.
Entonces, ¿en qué hay que fijarse?
El mensaje es claro: el correcto mantenimiento de tu flujo de caja no está ligado a la rentabilidad de la empresa, sino a la entrada real y contable de efectivo en caja. Eso es en lo que te tienes que fijar. No caigas en el error de medir la salud de tu flujo de caja sobre la base del dinero que esperas recibir. Debes prestar atención al dinero que recibes realmente. ¡No lo olvides!
Otro de los clásicos mitos de tesorería apunta a la creencia de que un alto nivel de ventas es necesariamente equivalente a una mayor cantidad de efectivo. Siendo sinceros, esto no es un pensamiento del todo descabellado, tiene cierto fundamento (pues las ventas se pagan con dinero) e incluso responde al funcionamiento de la intuición. Sin embargo, no se justifica. Dicho de otra manera: no siempre más ventas suponen un incremento proporcional de efectivo. Y, por lo tanto, tal afirmación debe considerarse como un mito.
La cuestión de los pagos en diferido: clave para combatir los mitos de tesorería
No hay mejor manera de entenderlo que mediante un ejemplo. Imaginemos que tu empresa es contratada para un nuevo proyecto. Pongamos que te van a pagar por ese proyecto 100.000 euros en dos pagos, uno del 30 % al inicio del proyecto y otro del 70 % dentro de un año, al finalizarlo. Así, comienzas con un aumento del efectivo de 30.000 euros, pero imagina que a ti, poner en marcha el proyecto, te cuesta 60.000. ¿Cuál sería la situación en realidad? Que, a lo largo de un año, aunque hubieras pactado un proyecto de 100.000 euros, tu nivel de efectivo se habría reducido en 30.000 euros. Es decir, en este caso, un aumento de las ventas habría desembocado en menos efectivo (al menos temporalmente).
La relevancia del cálculo coste/beneficio
Otro problema derivado de creer ciegamente en este mito es el de no calcular debidamente el coste/beneficio de tus proyectos. Si crees que más ventas dan siempre lugar a más efectivo, ¿por qué tomarte el tiempo en calcular si un determinado proyecto es rentable o no? Esto es altamente peligroso. Por eso, sin excepción, hay que llevar un control del verdadero nivel de rentabilidad de cada proyecto y, en su caso, calcular el flujo de caja de acuerdo con el efectivo que realmente ha entrado en tu tesorería en cada momento.
El CFO, director de finanzas o financiero es una pieza fundamental en todo negocio. Sea cual sea el tipo de empresa en la que tú te mueves, sabes muy bien que el CFO tiene un papel crucial en la planificación, toma de decisiones y dirección conveniente del negocio. Sin embargo, esto no debe llevarte a pensar que la tesorería es solo importante para él. Aunque parezca obvio, este es uno de los mitos de tesorería (y errores) más habituales.
El papel del empresario: estar pendiente de todo
La realidad es que todo buen empresario siempre ha de asumir la responsabilidad de todos los aspectos fundamentales de su negocio. Es cierto que un CFO de confianza puede guiar, asesorar y apoyar, pero no es el único que ha de ocuparse de un pilar fundamental de toda empresa como es la tesorería. Al fin y al cabo, por muy bueno que sea un financiero, nadie se va a preocupar con tanto afán, con tanta dedicación y con tan buenos resultados como el dueño de la empresa.
Tomar buenas decisiones empresariales: aspecto crucial para el flujo de caja
El contable estará ahí para administrar los libros contables, así como para revisar el flujo de caja, eso es innegable. Pero, en última instancia, las decisiones comerciales las tomas tú, y en ellas ha de estar incluida siempre la situación de tesorería. Si tomas decisiones que favorezcan a la tesorería, tu CFO podrá sacarles el máximo partido. Si optas por caminos negativos para el flujo de caja, tu financiero no podrá hacer nada para remediarlo.
Por todo esto, la tesorería también ha de ser importante para ti y, en general, para todos lo que tengan cierto nivel de responsabilidad empresarial, más allá del CFO.
Si en este artículo te estamos hablando sobre los mitos de tesorería, no podemos dejar pasar una idea continuamente repetida en los círculos empresariales: tener una buena cantidad de dinero en el banco significa que el flujo de caja es totalmente positivo. Pues bien, esto puede ser verdadero y falso a la vez. Todo depende de cuál sea el auténtico origen del dinero depositado en la cuenta bancaria.
La pregunta clave: ¿de dónde viene exactamente el dinero?
Pongamos que tienes 100.000 euros en el banco. Se trata de efectivo contante y sonante, es cierto, pero imagina que es dinero proveniente de un crédito de 130.000 euros que vence mañana. ¿Qué querría decir eso? Que aunque ahora tengas mucho dinero en el banco, realmente es dinero que prácticamente no te pertenece, por lo que no deberías basarte en él para evaluar tu cash flow.
¿Realmente es tan buen indicador tener dinero en el banco?
El capital es un factor de producción esencial para el mantenimiento de una buena rentabilidad financiera en las operaciones de toda empresa. Pero esto es así si ese capital produce algo. Tenerlo en el banco, con el bajo interés que ofrecen los depósitos, probablemente signifique que no nos esté dando apenas rendimientos. Es evidente que tener cierta cantidad de efectivo es necesario, pero quizá, en algunos casos, tener demasiado sea una mala señal.
En el ámbito de los mitos de tesorería, hay uno que tiene que ver con la herramienta utilizada para la previsión del flujo de caja y para el trazado de planes de futuro. Concretamente, es el relativo a la creencia de algunas empresas de que Excel es un buen programa para controlar el equilibrio de tesorería empresarial y el funcionamiento del cash flow interno. La realidad es que este no es un software especializado en esta clase de tareas.
¿Cuáles son las principales ineficiencias de Excel?
Es cierto que trabajar con esta herramienta suele suponer un ahorro en los costes de licencia. Sin embargo, como contrapartida, se han de afrontar los siguientes inconvenientes:
La relevancia de hacer uso de herramientas específicas
Excel marcó un antes y un después en el mundo de la tesorería, la contabilidad y las finanzas. Sería injusto negar una evidencia tan clara. No obstante, no por ello merece ser considerada como una auténtica herramienta de previsión de flujo. Especialmente si la comparamos con otras herramientas diseñadas desde el inicio para servir a tales fines, tal y como es el caso de Agicap. Al fin y al cabo, un mal control de la previsión de tesorería puede llevar a una empresa a la quiebra, por lo que invertir en herramientas específicas que sirvan a tal fin siempre será un acierto.
Es verdad, solo te íbamos a explicar 5 mitos de tesorería. Pero creemos necesario ofrecerte otro en forma de bonus: la supuesta relación necesaria entre las previsiones de efectivo y los proyectos de ERP.
La cuestión del tiempo
A menudo, el desarrollo de un proyecto ERP suele alargarse durante años. En ellos, las herramientas de previsión de efectivo nunca suelen ser una prioridad. Dicho de otra manera, apostar la previsión del flujo de caja al proyecto de desarrollo de un ERP no es más que una excusa para no atenderlo de manera inmediata. ¿Por qué esperar a un entreprise resource planning completo cuando puedes echar mano de herramientas específicas que hacen uso de la nube y de los sistemas de trabajo más modernos?
A día de hoy, tal y como se encuentra el mercado de software de tesorería, con ejemplos como Agicap, confiarle todo a un ERP resulta lento, costoso y anticuado. Recuerda que puedes (y debes) empezar hoy mismo a realizar previsiones, tienes los recursos para ello. No es preciso que lo vincules todo a un mastodóntico proyecto de ERP.
En conclusión, ya puedes decir que conoces los 5+1 mitos de tesorería más extendidos, así como los principales motivos con los que los puedes desmontar. Esta información te ayudará a saber enfrentar de la mejor manera posible un aspecto tan crucial en toda empresa y negocio como lo es el control del equilibrio de los flujos monetarios.
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