Cecilia Olaso,
Responsable de Marketing de Yooz
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La digitalización de documentos de forma certificada implica el proceso por el cual se convierte una imagen de un documento en papel a una imagen digital que es conforme con los estándares requeridos por la Agencia Tributaria (AEAT). Para poder aplicar este proceso tecnológico en nuestros documentos en papel es necesario contar con un software para digitalizar documentos que esté certificado y homologado con los estándares de la AEAT.
La Orden EHA/962/2007 definió este proceso como “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por resolución de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria”.
Esta técnica no es nueva, pero es cierto que se ha convertido en una necesidad vital desde que la circulación de facturas y otros documentos electrónicos comenzó a extenderse y se empezaron a ver los grandes beneficios asociados al uso de documentos digitales en lugar de su versión en papel. Gracias a la digitalización de facturas se reducen los tiempos y los gastos de gestión, se optimizan los procesos y se centraliza toda la información. ¡Adiós a los papeles perdidos!
Los formatos estándar que son aceptados para homologar la imagen de un documento de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:
Al digitalizar un documento en papel y convertirlo en digital con un software certificado por la AEAT, el documento en versión digital tiene el mismo valor legal que el documento original en papel; es decir, se lo considera copia fiel.
Sin esta certificación, el software podrá digitalizar los documentos de todas formas, pero los documentos digitales no tendrán valor legal y, en consecuencia, se deberá guardar la versión original del documento en papel, ya que la Agencia Tributaria podría requerirlo en caso de que la empresa sea auditada.
Para poder contar con la digitalización certificada de documentos se necesita:
Lo normal es que el software comunique si está o no homologado por la AEAT y se pueda consultar fácilmente en la página web de la empresa del software que se esté valorando. Pero si la web de la empresa no lo especifica, siempre se puede verificar en la web de la Agencia Tributaria, donde se puede encontrar un listado nombrando todos los software homologados.
En el caso poco común de que no se encuentre la información en línea, es recomendable ponerse en contacto directamente con el soporte técnico de la empresa desarrolladora del software. Ellos podrán proporcionar la información necesaria sobre la homologación por la AEAT y aclarar cualquier duda al respecto.
Otra opción es verificar la homologación a través de organismos oficiales relacionados con la digitalización certificada. Además de la AEAT, existen entidades colaboradoras que pueden ofrecer información sobre los softwares homologados y garantizar la validez de las soluciones utilizadas para la digitalización de documentos fiscales.
Estas entidades suelen contar con bases de datos actualizadas y pueden ser de gran ayuda en la búsqueda de soluciones certificadas por la AEAT.
Los beneficios asociados a la digitalización certificada de documentos están directamente asociados con los beneficios generales que aporta la digitalización de documentos en general. La contabilidad digitalizada permite una gestión más eficiente y segura de la información financiera.
Procesar y certificar documentos digitalizados aporta los siguientes beneficios a la empresa:
Yooz cuenta con un software para la digitalización y automatización del proceso de las Cuentas a pagar con el que podrá, a su vez, eliminar del todo los flujos de papel en su empresa sin que sus documentos pierdan valor legal y queden archivados en Cloud de forma segura.
