Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Cada vez que se trata el tema de las cuentas por pagar se ponen de relieve cuestiones como la eficiencia operativa o las ventajas tangibles y directas que esta clase de soluciones aportan. Que son muchas.
Pero además de las ventajas que se pueden ver y disfrutar en un primer momento, aparecen otras que permiten allanar la toma de decisiones estratégicas, y no solo operativas.
El valor de disponer de datos en tiempo real para la toma de decisiones, la predicción de tendencias o el impacto beneficioso que podemos obtener de nuestros proveedores son cuestiones que muchas veces quedan relegadas a una posición mucho más discreta.
En este artículo vamos a analizar como la tecnología puede ayudarnos a mejorar también en estas áreas y facilitar la estrategia financiera.
Los procesos de automatización son fundamentales para reducir errores y aumentar la eficiencia en las operaciones al limitar la intervención humana en las tareas repetitivas.
La automatización ayuda a el control y supervisión de los procesos financieros. La digitalización de procesos reduce el uso del papel y aumenta la trazabilidad documental de los procesos operativos.
Es más fácil seguir el devenir de una factura digital que de una factura en papel.
Con lo digital aumentamos el control y el seguimiento contable.
La modalidad digital conlleva una mayor agilidad y eficiencia en los procesos de cuentas por pagar. Los flujos de aprobación de facturas son más sencillos ya que no requieren de presencialidad por ninguna de las partes y esto trae consigo un importante ahorro en los procesos de gestión.
Pero la automatización no solo optimiza las operaciones. Va más allá. Genera beneficios estratégicos a largo plazo.
Gracias a herramientas de Business Intelligence (BI), Machine Learning (ML) e Inteligencia Artificial (IA) podemos disponer de información en tiempo real, que de otra manera permanecería oculta, y que ahora se nos revela en forma de tendencias, patrones y comportamientos financieros, como fluctuaciones en los plazos de pago, oportunidades de optimización del flujo de caja y previsión de posibles cuellos de botella en la gestión de tesorería.
Todo ello nos da la oportunidad de la anticipación mejorando nuestra planificación estratégica.
La automatización juega un papel fundamental en la visualización de datos. Obtener la información en tiempo real nos permite una toma de decisiones estratégicas informadas.
La clave está en el acceso a la información actualizada de manera inmediata.
La automatización acelera los procesos de recopilación, procesamiento y análisis afectando al tiempo necesario para la reacción.
También nos da una mayor precisión reduciendo los posibles errores humanos y garantizando que los datos sean precisos y actuales. Esta es una ventaja muy apreciada en empresas que manejan grandes volúmenes de información y datos.
Incluso en aquellas con un crecimiento muy acelerado ya que la automatización permite una escalabilidad sin necesidad de aumentar los recursos humanos asignados.
Gracias a la extracción de los datos, su digitalización y posterior automatización, obtenemos siempre información financiera actualizada y precisa para ajustar partidas y presupuestos, optimizar el flujo de caja y adoptar decisiones informadas con datos precisos en tiempo real.
Gracias a la captura del dato en la factura generamos una estructura de la información que nos ayudará a analizar los patrones de pago incluyendo información como el plazo medio de pago a proveedores, los plazos de cobro a clientes, ranking de clientes en función del tiempo de pago, detección de proveedores con mejores condiciones de pago etc.
Esta disponibilidad de los datos nos permite identificar oportunidades en un mercado tan fluctuante. Conseguiremos una adaptación ágil en nuestros flujos de caja.
Por ejemplo, anticipando periodos de menor liquidez, identificando excedentes en la tesorería o ajustando los plazos de pago y cobro para equilibrar los flujos.
Tendremos una visibilidad mayor de los riesgos pudiendo reaccionar ante ellos de forma más rápida y efectiva y, además, ahorraremos.
Pero, además, este análisis en tiempo real también arroja luz sobre las ineficiencias de los procesos, pudiendo optimizar nuestras operaciones reduciendo gastos superfluos.
Tanto la automatización de procesos como la digitalización de la información ofrecen un impacto positivo en la sostenibilidad ambiental de las empresas.
Más allá de los beneficios enumerados anteriormente, la automatización y la digitalización contribuyen al desarrollo de políticas más verdes.
En lo inmediato reducen el consumo de papel, lo que a su vez reduce el consumo de residuos como tintas o plásticos.
En el largo plazo, estas tecnologías ofrecen a las empresas que las adoptan una mayor competitividad al mejorar su eficiencia operativa y la reducción de sus costes. Permiten un mejor cumplimiento de normativas ambientales evitando multas y sanciones.
Y todo ello trae más beneficios intangibles pero muy presentes, como la mejora de la imagen de marca frente a clientes y competidores.
Podemos ver la evolución de cómo las cuentas por pagar han evolucionado de ser un simple proceso operativo para convertirse en un componente estratégico clave para el área financiera.
Con la automatización optimizamos la eficiencia operativa, sí. Pero también arroja una nueva ventana de oportunidad a una toma de decisiones más informada, proactiva y ágil.
Nos permite el acceso a los datos en tiempo real, predecir tendencias y optimizar flujos de caja.
Gracias a la digitalización y el uso de nuevas tecnologías como la IA o el ML es posible anticipar riesgos y oportunidades adaptándonos a las fluctuaciones del mercado.
La automatización y la digitalización no solo generan estos beneficios financieros si no que nos acercan a procesos empresariales más sostenibles.
Por tanto, podemos concluir que la adopción de estas tecnologías no solo genera beneficios contantes e inmediatos. También son un motor de crecimiento estratégico, posicionando a las empresas de manera más competitiva en un mercado cada vez más dinámico.
