Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA
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Seguro que te has visto hasta el cuello con multitud de flujos de trabajo, formularios, informes y hojas de cálculo que generan una cantidad abrumadora de datos. Con los volúmenes de información que se manejan en las empresas, es normal, así que dar un tratamiento eficaz es prioritario. Mira cómo:
Tecnologías como aprendizaje automático (machine learning por sus siglas en inglés) o inteligencia artificial (IA) prometen solucionar parte del problema.
Pero hay que actuar desde la base. Definir una estrategia en gestión documental facilitará el trabajo posterior.
Comenzar siempre por el principio. La preparación de los datos.
La IA puede ayudar de manera determinante a los departamentos financieros con su tarea diaria.
Cada vez se utilizan más aplicaciones impulsadas por IA para automatizar tareas.
Pero para que los algoritmos de la IA puedan sacar a relucir toda su potencia debemos preparar una base documental sólida (dataset).
Gracias al aprendizaje automático (ML) los procesos posteriores serán cada vez más precisos y eficaces. Antes de llegar a ese punto debemos enseñar a los algoritmos con datos fiables y cimentar una base sólida.
Aquí entra en juego la gestión documental. El procesamiento de los documentos facilita la generación de conjuntos de datos limpios y estructurados, lo que a su vez mejora el rendimiento de los modelos de IA.
Es decir, la gestión documental es la base que ayuda a estructurar y organizar los datos para que sean accesibles y aprovechables por los algoritmos de IA o cualquier otro tipo de tecnología de automatización.
En Inteligencia Artificial, disponer de información de la que alimentarse es básico. Y para que los documentos se conviertan en datos debemos digitalizarlos y tratarlos.
Con digitalizar no solo nos referimos a convertir un documento en papel en uno digital. El concepto se relaciona también con el paso de imágenes digitales a información gestionable.
La digitalización de documentos crea una infraestructura inicial fundamental.
Proporciona los datos esenciales para el funcionamiento efectivo de los algoritmos. Pero ¿quién tiene acceso a esos datos?
Las políticas de gestión documental ofrecen métodos para recopilar, almacenar y facilitar el acceso. Contienen orientaciones o directrices para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo.
Por tanto, se optimiza la organización y búsqueda de información que será utilizada por la IA.
A más información digitalizada e indexada, mayor eficacia.
La IA accede a la documentación para extraer información. Puede identificar patrones y tendencias o destacar inconsistencias o anomalías muy útiles para una toma de decisiones informada.
Desde un inicio, la implementación de tecnologías con inteligencia artificial puede ayudar a la gestión documental con la reducción de errores en la entrada de datos o asegurar la correcta clasificación e indexación de los documentos almacenados.
Para tareas relacionadas con las finanzas, automatiza procesos para el análisis de datos, modelos de prevención de fraude, gestión de riesgos o cumplimiento normativo.
Un ejemplo de esto ocurre en la selección de proveedores.
La IA puede gestionar la información pertinente para ofrecer proveedores específicos para servicios concretos.
Esto lo hace analizando el corpus documental histórico de proveedores y extrayendo información de sus documentos como facturas, pedidos de compras o albaranes.
Recordemos que la extracción de la información para el aprendizaje es posible gracias al OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
El OCR permite convertir un documento de texto en un archivo de datos cuyo contenido se puede buscar, editar y actuar según su contenido.
Posibilita procesar grandes volúmenes de información que en combinación con herramientas como la IA y el aprendizaje automático (ML) elevan los resultados a la máxima potencia.
La Inteligencia Artificial utiliza OCR de base para entender la información y poder optimizar los procesos empresariales del área financiera.
Gracias a esto, tiene una mayor precisión en la búsqueda de la información para construir respuestas basadas en datos que nos ayuden realmente.
La combinación de estas tecnologías es muy utilizada en la gestión de contratos, homologación documental o la facturación electrónica por su capacidad para realizar análisis predictivos.
Como vemos, una buena política de gestión documental proporciona la base para la aplicación efectiva de algoritmos de IA.
A su vez, la IA facilita el análisis del contenido de los documentos. Es capaz de reconocer texto, tablas, sonido e imágenes. Estructura los documentos de manera eficiente.
Por tanto, la IA contribuye a dinamizar los procedimientos de gestión documental, lo que mejora la eficiencia en el resto de las operaciones.
Ambos conceptos se relacionan y se potencian mutuamente.
Su capacidad de aprendizaje continuo modificará el modo que tienen las compañías de analizar sus datos y programar acciones que mejoren su eficiencia operativa.
La gestión documental junto a procesos de digitalización e inteligencia artificial promueve entornos de trabajo más dinámicos y productivos posibilitando el uso reglado de la información, organizándola en torno a unas directrices seguras y definidas.
De los costes y alternativas, hablamos otro día.
