Software de gestión documental en la nube: qué es y cuáles son sus beneficios

Cecilia Olaso,
Responsable de Marketing de Yooz

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Los programas de gestión documental han ido ganando peso a lo largo del tiempo en las empresas. Especialmente, cuando tienen que trabajar con un elevado volumen de documentos. En este sentido, el desarrollo que han experimentado se ha reflejado, de forma principal, en la utilización de plataformas de almacenamiento y el sistema de gestión de documentos en la nube.

Este es el motivo por el que aquí vamos a explicar lo que es un software de gestión documental en la nube y lo útil que es en la actualidad. Pero no solo eso. También pondremos el foco en su importancia a la hora de digitalizar facturas y en automatizar los procesos de Cuentas por Pagar.

¿Qué es la gestión documental en la nube?

La gestión documental se define como el proceso de almacenaje de los documentos con el propósito de administrarlos y controlar su flujo. Tradicionalmente, esto se ha hecho en papel y utilizando grandes almacenes repletos de estanterías con archivadores. 

Sin embargo, los tiempos fueron cambiando y, después, comenzaron a digitalizarse y a guardarse en discos duros y otros dispositivos de almacenamiento. Este modelo fue un paso más allá con la irrupción de las plataformas en la nube.

El concepto nube expresa una forma de operar y almacenar los datos y documentos de forma remota. Para ello, emplea un conjunto de servidores ubicados en un lugar concreto, al cual el usuario puede acceder en todo momento siempre que tenga conexión a Internet. 

Por tanto, el concepto de gestión documental en la nube puede definirse como el conjunto de procesos destinados al almacenamiento seguro de los documentos y a su administración a través de Internet. Para poder aprovechar todas las ventajas que esta forma de trabajar tiene, es indispensable contar con un gestor documental programa específico. 

Pero ¿por qué? Muy sencillo. El mero hecho de almacenar los documentos en la nube en lugar de en un soporte físico implica no aprovechar todas las ventajas que este sistema aporta. En cambio, si se combina con un software adecuado, es posible disfrutar de una mayor seguridad y trazabilidad de los datos, por ejemplo.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un software de gestión documental es un programa informático que facilita el trabajo a empleados de áreas de almacenamiento, acceso y distribución de los documentos empresariales. Es decir, una vez instalado y puesto en marcha, todos los empleados, siempre que tengan los suficientes permisos de acceso, podrán utilizar los archivos guardados de forma inmediata.

Por ejemplo, imaginemos el caso de un empleado de un departamento de contabilidad que necesita revisar una factura de un proveedor de la empresa emitida hace 5 años. Si no tuviese a su alcance un programa de este tipo, necesitaría buscar manualmente contenido en el archivo hasta encontrarlo. Pero, si dispone de uno, solo deberá hacer una rápida búsqueda a través del software para encontrarlo.

Principales ventajas que ofrece un software de gestión documental en la nube

Hay muchísimas razones por las que un software de gestión documental es una herramienta imprescindible en el día a día de muchas empresas. Vamos a sintetizarlas del siguiente modo:

• Mayor control sobre la organización: En primer lugar, porque facilita el flujo de todos los procesos. Especialmente, en el servicio de contabilidad y finanzas, que necesita gestionar las facturas del conjunto de la empresa. Además, puesto que asigna a cada documento un identificador único, encontrar lo que se busca es extraordinariamente fácil y rápido.
• Ahorro de tiempo: Es decir, eleva el nivel de la compañía. Al agilizar todas las tareas relacionadas con la gestión documental, el personal puede dedicar su tiempo a cuestiones que realmente interesan al negocio. Por tanto, cada hora dentro de la jornada laboral también se torna más eficiente.
• Incremento de la rentabilidad: Un beneficio ligado estrechamente al anterior. Pero, además, los programas de gestión documental reducen los costes en contratación de personal, ya que hacen el trabajo que antes hacían las personas. Esto también favorece un mayor aprovechamiento de los recursos económicos del negocio.
• Más seguridad: Los documentos gestionados a través de un software de gestión documental en la nube están mejor protegidos ante posibles ciberataques e intentos de fraude. ¿Cómo? Pues mediante la verificación de su autenticidad, evitando duplicidades y evitando que personas externas a la empresa o internas que no estén autorizados puedan acceder a ellos.
• Plena accesibilidad: Al operar desde un servidor remoto, el software de gestión documental asegura el acceso a los documentos desde cualquier lugar o dispositivo. No importa si estamos en la oficina, en casa o en la calle o si utilizamos un ordenador portátil, una tablet o un teléfono móvil inteligente. No olvidemos que, desde la pandemia de COVID-19, el teletrabajo y el trabajo híbrido tienen cada vez más peso en el mundo empresarial, lo que hace que esta ventaja sea todavía más importante.

¿Cómo puede ayudar a tu empresa un software de gestión documental en la automatización de Cuentas por Pagar?

En primer lugar, y aunque solo sea a modo de recordatorio, conviene decir que las Cuentas por Pagar son cuentas de responsabilidad destinadas a reflejar las cantidades económicas que la empresa debe a sus clientes acreedores. Es decir, las deudas que mantiene por la adquisición de productos o la contratación de servicios. 

Estas deudas pueden presentarse de modos muy diversos. Por ejemplo, pueden ser pagarés, préstamos o líneas de crédito. Lo que está claro es que todas ellas tienen un determinado plazo de vencimiento que, si se supera, puede dar lugar al pago de recargos o, incluso, a posibles embargos. 

En este sentido, los programas de gestión documental cobran una importancia capital. En primer lugar, porque sus soluciones agilizan notablemente las tareas que, anteriormente, se llevaban a cabo de forma manual. Hacemos referencia, por ejemplo, al procesamiento de los pagos, a la aprobación de las facturas o a la simple introducción de los datos.

Principales funciones de los softwares de gestión de documentos respecto a la automatización de Cuentas por Pagar

Para expresar de forma más clara cómo este tipo de programas cloud pueden ser un punto de ayuda al automatizar las Cuentas por Pagar, vamos a hacer un repaso por sus funciones más destacadas. Son estas: 

• Tecnología OCR inteligente: Este sistema se encarga no solo de leer el documento, sino también de comprenderlo. De hecho, lo digitaliza y comprende su contexto, lo que resulta de gran ayuda a la hora de integrarlo en el software de gestión documental en la nube. Un ejemplo para entenderlo mejor: gracias a esta tecnología, el programa puede leer una factura escaneada, digitalizarla y, a la vez, completar los asientos contables dentro de la aplicación de contabilidad.
• Herramientas para automatizar las aprobaciones y denegaciones de pago: El programa se puede configurar con el objetivo de que autorice los pagos si se dan una serie de condiciones. De igual modo, si pasa algo extraño, puede ocuparse de denegarlos. Eso sí, si lo hace, enviará una alerta para que los responsables sean conscientes de la situación.
• Funciones de detección de fraudes: A colación de lo anterior, este tipo de software también admite el uso de parámetros específicos para evitar pagos fraudulentos. De hecho, es muy eficaz en este sentido, lo que permite reducir el riesgo de sufrir pérdidas financieras sin justificación.
• Reconocimiento de impuestos: No todas las facturas tributan del mismo modo. Esto obliga a que, al gestionarlas de forma manual, haya que revisar cada caso y realizar los cálculos de manera manual, lo que eleva el riesgo de error. Sin embargo, un programa de gestión documental es capaz de detectar, según el tipo de documento en cuestión, cuáles son las tasas que debe aplicar.
• Asignación de responsabilidades: Otra de las principales ventajas de estos programas es que permiten asignar a cada usuario un rol. Esto es especialmente importante a la hora de gestionar las Cuentas por Pagar. También efectúan registros de la actividad para saber en cada momento quién realiza cada acción.
• Soporte multimoneda: Hay ocasiones en que las facturas se emiten en una moneda distinta a la del país en el que opera la empresa. En este tipo de casos, el programa es capaz de realizar el cambio de forma inmediata con base en la la tarifa vigente en el momento de realizarse la emisión.

A todo esto hay que sumar, además, que los softwares de gestión documental en la nube pueden integrarse sin problema con otros recursos relacionados con la contabilidad y la planificación de los recursos empresariales. Algunos de los más habituales son, por ejemplo, los programas ERP. 

También crean copias de seguridad de forma regular y constante. Por ello, en caso de error o ataque cibernético, los gestores responsables de la administración o contabilidad de la empresa pueden tener la certeza de que no tendrán dificultades a la hora de recuperar los documentos del sistema.

Beneficios de utilizar sistemas de gestión documental cloud en lugar de servidores locales (on-premise)

Cuando utilizamos un software de gestión documental en la nube especializado en Cuentas por Pagar, toda la documentación e información recopilada se almacena en servidores externos. Es decir, en otros lugares ajenos a la empresa.

En cambio, cuando se emplea un sistema on-premise, los sistemas y servidores sí que se encuentran dentro de las instalaciones del negocio. Esta es la diferencia fundamental entre ambas formas de operar.

Evidentemente, operar desde la nube tiene una serie de ventajas incuestionables respecto a hacerlo desde un servidor local. Vamos a verlas:

• Menor coste inicial: Como es obvio, al emplear un programa de gestión documental en la nube no hace falta realizar ninguna inversión en compra de equipos informáticos, lo que sí es necesario en el caso de los sistemas on-premise. Además, no hará falta llevar a cabo su mantenimiento, ya que será la empresa que provee el servicio la que se ocupará de realizarlo.
• Mayor seguridad: Las empresas especializadas en ofrecer este tipo de software cuentan con mejores herramientas para hacer frente a posibles ciberataques e intentos de fraude que la inmensa mayoría de negocios dedicados a otras cuestiones. Además, se ocupan de realizar copias de seguridad de forma automática para evitar pérdidas de información si sucediese un evento catastrófico.
• Personalización total: Este es otro aspecto que tiene que ver con el coste. Las empresas que ofrecen servicios de gestión documental en la nube cuentan con equipos de técnicos especializados que se encargan de adaptar el programa a las necesidades del cliente. En cambio, cuando un negocio apuesta por un modelo on-premise, tiene que abonar los honorarios de los desarrolladores directamente.
• Asesoramiento constante: En caso de que como usuarios nos surja alguna duda respecto al funcionamiento del software de gestión documental en la nube, siempre contaremos con un equipo de atención al cliente dispuesto a ayudarnos. Esto es algo que tampoco sucede cuando se apuesta por el uso de servidores locales.

¿Cuáles es el mejor sistema de gestión documental? 

Desde luego, si ponemos el foco en la automatización de las Cuentas por Pagar, tenemos que hablar de la importancia que tiene un software de gestión documental que, a la vez, se integre en el proyecto del departamento contable.

¿El motivo? Debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte del proceso. Sin embargo, por sí sola, no es de utilidad a la hora de realizar la contabilidad. En cambio, cuando se integra en los propios departamentos contables y financieros, como hemos dicho antes, es capaz de reducir hasta un 80 % los costes de los procesos relacionados.

En definitiva, un software de gestión documental en la nube o cloud capaz de automatizar los procesos relacionados con las Cuentas por Pagar y de integrarse en el departamento de contabilidad tiene muchos beneficios. En caso de que esté interesado en implementar esta solución en su negocio, no dude en ponerse en contacto con nosotros.