Cecilia Olaso,
Responsable de marketing de Yooz España
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La tecnología que ofrecen diferentes desarrolladores agiliza todo el proceso de compra de principio a fin
Es cierto que la gestión de las compras en una empresa es muy compleja debido a varios motivos: en muchas organizaciones es aún un proceso manual, donde cada orden de compra debe generarse a mano, en papel; el proceso de aprobación es manual y esto es una gran fuente de errores, de retrasos en pagos a proveedores y otros problemas. Todo esto no ayuda al correcto funcionar de una empresa. De ahí que hayan ido surgiendo diferentes softwares, para paliar los problemas o deficiencias en esta área.
Esto sucede principalmente a las empresas que tienen varias sucursales, las cuales se enfrenta a numerosas especificidades contables, con varios centros de gestión que gestionar, además de hacer frente a la volatilidad de los precios y servicios adquiridos, según la estacionalidad.
Hay muchas limitaciones vinculadas a la distancia geográfica y la multiplicidad de partes interesadas que provocan duplicidad o pérdida de documentos.
La entrada y procesamiento manual de documentos de compras y los procesos de validación consumen mucho tiempo.
La buena noticia es que hoy existen diversos softwares de gestión, con tecnologías sencillas que se pueden adaptar a todos los tamaños de empresa, sectores de actividad, y necesidades concretas. Estas herramientas están pensadas para poder conectarse con todas las otras herramientas de la empresa como puede ser el ERP, un sistema de facturación, un CRM, etc.
Según el informe “ePayables" de Ardent Partners, solo un 41% de las empresas utilizan actualmente la automatización completa del proceso de las cuentas a pagar. A pesar de que el dato podría ser mayor, la cifra va aumentando progresivamente y la pandemia ha pandemia ha estimulado aún más la implementación de tecnología en empresas de todo tipo y tamaño para poder seguir la actividad de la empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y en este sentido, la gestión documental de Compras, usando softwares especializados, va ganando fuerza por su rápida implementación, facilidad de acceso y de uso. Según Cecilia Olaso, responsable de marketing de Yooz, “esta gestión es esencial para que el funcionamiento de la empresa continúe y esté alineado más allá de las circunstancias externas y para poder tener un seguimiento preciso de todos los compromisos de la organización con diferentes proveedores”.
La automatización inteligente en Compras ayuda a ser más ágil al área y evitar tareas engorrosas, repetitivas y que no aportan valor. Olaso explica que hay varios motivos por los cuales es imperativo lanzarse a la automatización de la gestión de las compras y facturas de proveedor.
En primer lugar, para que la empresa gane visibilidad al momento de comprar, es decir, conociendo su situación financiera en todo momento; en segundo, para estar preparada para el teletrabajo, ya que esta opción se está convirtiendo en vital para las empresas; en tercer lugar, para dominar mejor los riesgos al comprar y finalmente para reducir los retrasos y posibles litigios de compras así como para poner fin al fraude, reduciendo la cifra de empresas que han reconocido haber sido víctimas de un intento de fraude durante.
