Estandarización de los procesos de pagos y cobros

Fernando Merino,
Product Marketing Manager, XRT & Banking en SAGE

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Claves para aumentar la seguridad de los procesos, reducir los riesgos de fraude y mejorar la visibilidad y la liquidez de las empresas

En este artículo analizamos cómo la estandarización de la gestión de pagos y cobros permite agilizar y reducir tareas administrativas; mejora la visibilidad de la liquidez de la empresa e incide directamente en la reducción de riesgos de fraude. También repasaremos las características y el perfil de las soluciones tecnológicas necesarias que poner en marcha procesos de estandarización de forma óptima.

Los ataques de seguridad han crecido vertiginosamente en los últimos años. Más del 60% de las empresas declaran haber sufrido intentos de fraude en los últimos dos años, cifra que representa el doble que en el periodo 2018/2019.

Un gran número de ellas han reportado incidentes de seguridad y sólo el 20% se declaran suficientemente protegidas ante este tipo de riesgos.

La estandarización y automatización de los procesos de pagos y cobros es clave para reforzar la seguridad de las transacciones y el control para la prevención de fraude:

• La estandarización aporta simplificación y se traduce en mejoras tangibles en el funcionamiento de la empresa: Aumenta la productividad evitando duplicidad de tareas y reduciendo el riesgo de errores.
• En muchos casos la estandarización va unida a la automatización y para ello es necesario reducir los procesos manuales y revisar la operativa relacionada con los pagos a proveedores, pago de nóminas, cobros de clientes, etc.
• Definir procedimientos internos adecuados y adoptar buenas prácticas permite aumentar la eficacia de la gestión de pagos y cobros y minimizar los riesgos de fraude.
• La puesta en marcha de mecanismos de auditoría y control y la selección de herramientas especializadas garantizan la eficacia y seguridad en tus procesos de pagos
• El elemento humano, las personas son el principal factor de éxito de cualquier iniciativa en este sentido. Su concienciación, motivación y adecuada formación garantizarán el cumplimiento de los objetivos marcados.

La meta de toda empresa es optimizar su liquidez y garantizar su solvencia financiera, claves para la estabilidad y crecimiento de cualquier organización.

Su consecución solo es posible estandarizando y simplificando los procesos internos y la integración con terceras partes principalmente bancos y mercados.

Desde la aprobación de los pagos, la gestión de los riesgos hasta la reclamación de deudas, pasando por las incidencias de clientes o el workflow de las actividades, donde se detalle de forma precisa las tareas a ejecutar, quién es el responsable y los tiempos de realización.

El primer paso para estandarizar identificar los puntos de simplificación y reducir los procesos manuales, que pueden inducir a error, especialmente si hablamos de procesos de cobros y pagos con impacto directo en la disponibilidad de liquidez de la empresa.

A continuación contamos cómo estandarizar la gestión de pagos y cobros, con la tecnología como facilitador aumentando la eficacia, garantizando la seguridad y evitando riesgos de fraude.

Premisas a considerar para la estandarización de pagos y cobros

La definición de procedimientos internos y adopción de buenas prácticas en la gestión de los pagos, la puesta en marcha de mecanismos de auditoría y control y la selección de herramientas especializadas permitirán mejorar la eficiencia y la seguridad de los procesos de pagos.

1. Previsiones de cobros y pagos. La disponibilidad de previsiones completas, fiables y en tiempo aseguran la obtención de ingresos y conocer el volumen de tesorería con el que van a contar a corto plazo.
2. Políticas y normas de pago integrales y exigibles que aseguran la protección y detección de fraudes, con un análisis de riesgos.
3. Procesos de pago sencillos, automatizados y digitalizados.
4. Implementación de soluciones de autorización y envío de pagos a bancos en la empresa.

Además de estos elementos, ¿qué otras pautas han de considerarse para automatizar los procesos de cobro y pagos? En líneas generales, no basta con implementar una solución de gestión de tesorería y conectividad con bancos, sino que además se deben maximizar sus posibilidades, por lo que, desde el departamento financiero, es necesario:

Estandarización de cobros

• Recopilar y procedimentar la gestión de datos de clientes, incluyendo las facturas emitidas y enviadas, pero también los datos bancarios, identificadores, historial, etc.
• Supervisar periódicamente las cuentas de clientes, considerando aspectos como la evolución del crédito acumulado y vencimiento de sus deudas. Al fin y al cabo, la morosidad no deja de ser un coste financiero que impide generar tesorería y afecta gravemente a la competitividad de la empresa.
• Las herramientas de gestión de clientes, por ejemplo, ayudan en la gestión automática de la deuda, mediante seguimiento o recobros de facturas impagadas, pero también interactúan con clientes potenciales y reales a medida que avanzan por las distintas fases del ciclo de venta.

Estandarización de pagos

• Introducir las propuestas de pago en el sistema de gestión, de forma que, tras la recepción de una factura, se realicen las comprobaciones pertinentes.
• Llevar a cabo un control previo de previsiones, e históricos relacionados con el periodo medio de pago a proveedores
• Implementar un canal único de aprobación, firma y transmisión de pagos a los bancos, para el perímetro de gestión de la organización (países, bancos, filiales)

Homogeneización de ambos procesos (cobros y pagos)

• Realizar seguimientos periódicos de cobros y pagos para garantizar que la información añadida es correcta y si la estandarización implementada es realmente funcional.
• Formar adecuadamente al equipo que interactúe con el sistema de gestión de la empresa.
• Optimizar los recursos humanos, por ejemplo, evitando a un equipo técnico cualificado la realización de tareas manuales. Las personas deben contar con las mejores herramientas para que la empresa consiga sacar el máximo partido de ambos activos (personas y tecnología).

La tecnología como facilitador de la estandarización de pagos y cobros

La gestión manual de los procesos de la empresa forma parte del pasado y abre la puerta a errores y posibles riesgos de fraude.

Hoy en día, solo las soluciones tecnológicas adecuadas pueden ayudar a las empresas en la estandarización y simplificación de los procesos, sobre todo cuando hablamos de grandes empresas, que operan en un entorno multibancario, en muchos casos en varios países, y que cuentan con departamentos especializados que necesitan una coordinación mucho más estricta.

Las soluciones tecnológicas deben cumplir los siguientes requisitos:

• Responder a las necesidades de sencillez, seguridad, eficacia y control.
• Permitir la definición de un workflow seguro de aprobaciones y firma de pagos y cobros adaptado a las necesidades y políticas internas de la organización y accesibles desde web y móvil, y adaptarse de forma segura a entornos flexibles de trabajo.
• Utilizar un canal único de pagos con todas sus entidades bancarias, minimizando el acceso a múltiples webs bancarias y evitando el tratamiento manual de ficheros bancarios y carga manual de datos
• Disponer de mecanismos de trazabilidad y control en todas las etapas del proceso

Características de una herramienta especializada para estandarización y automatización de los pagos y cobros

La gestión de pagos y cobros entidad requiere de soluciones que no solo cumplan con los requisitos de seguridad necesarios, sino que sean capaces de automatizar la emisión de pagos, analizar posiciones financieras, así como transmitir ficheros de pagos y cobros de forma totalmente segura.

A continuación, destacamos las principales características de una solución de este tipo

Máximo control en las transacciones

El uso de soluciones específicas y compatibles para todos los departamentos permite la reducción de errores a través de un control eficaz en las transacciones.

En este sentido, estas herramientas ofrecen las siguientes funcionalidades:

• Gestión de cada rol en el proceso de pagos: Perfiles de usuarios aplicables a gestores de pagos, validadores, apoderados… y derechos de visualización acotada en función del perfil del usuario y del tipo de fichero, para garantizar la segregación de funciones y la confidencialidad e inviolabilidad de los pagos.
• Trazabilidad en los documentos de cobros y pagos, que permite al sistema de gestión automatizar la contabilización de los cobros y los pagos y adelantarse a la recepción de los extractos bancarios.
• Workflow de aprobaciones y firma digital. Se definen los límites de importes, niveles de firma, grupos de firmantes, poderes por empresa, avisos y en general se replican las políticas internas de firma existentes en una organización.
• Confidencialidad de datos. Proteger los datos de la empresa es fundamental para cumplir con el RGPD, pero también para obtener seguridad durante la firma y pagos, así como en las transmisiones de datos a bancos.
• Canales de conectividad con bancos locales e internacionales adecuados a la operativa y al mapa bancario de cada empresa (Editran, Swift, EBICS, SFTP…), que cuenten con las homologaciones necesarias y cumplan con las normativas internacionales (PSD2) y nacionales (Banco de España y otros bancos centrales).
• Gestión de formatos de intercambio de información con bancos: Estándares ISO20022, SEPA, formatos locales (Confirming…)
• Confirmaciones bancarias automáticas como elemento de control y con impacto directo en la visibilidad e inmediatez en la obtención de la posición de tesorería de la empresa

Consecución de la eficacia deseada

• Los sistemas de tesorería actuales gestionan los cobros y pagos mediante un canal único para la aprobación y transmisión de pagos a bancos, con cobertura de todo el mapa bancario.
• Además, pueden compatibilizarse con el software de gestión con el que ya cuente la empresa (ERP, gestión de cobros…)
• La inmediatez a la hora de obtener información permite garantizar las necesidades de información de confirmaciones de pagos realizados, devoluciones de cobros o impagos de clientes y análisis de datos.
• Sencillez en las transacciones. La posibilidad de realizar firmas desde web o móvil con todos los bancos, empresas y tipos de transacción, mediante un entorno único para validadores y firmantes con una navegación intuitiva, aumenta la eficacia del proceso, y facilita la adopción general de la solución.

Implantar una herramienta de tesorería que estandarice los procesos de cobro y pagos siempre es rentable, aportan un ROI demostrable a corto plazo y garantizan la seguridad de las transacciones.

La estandarización de los procesos de pagos y cobros y la puesta en marcha de un canal único de firma y conectividad con los bancos aumenta la seguridad y la eficacia, minimiza los riesgos de fraude, reduce los errores manuales, mejoran la visibilidad en la liquidez, así como el control y la detección de operaciones indebidas mediante la conciliación.

Fernando Merino

Product Marketing Manager en Sage España, para las soluciones de gestión de tesorería y comunicaciones bancarias de Sage XRT. Anteriormente he desarrollado funciones de consultor de negocio y jefe de proyectos, relacionados con la gestión de tesorería, pagos y conectividad entre empresas y bancos. La mayor parte de mi carrera profesional se ha desarrollado en torno al desarrollo e implantación de herramientas tecnológicas y de software relacionadas con las áreas anteriores en empresas y bancos.