Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Corporativamente hemos cambiado nuestra mentalidad y la forma de hacer las cosas, también lo han hecho los CFO (directores financieros). Pese a que los principales objetivos de la función financiera siguen siendo la optimización y reducción de costes, hemos tenido que salir de nuestra zona de confort y repensar nuestros procesos para adecuarlos al nuevo escenario e identificar nuevas fuentes de ingresos.
Una de las claves que nos ha permitido adaptarnos es la digitalización de procesos.
El CFO aporta un valor inestimable y liderazgo en la implantación de todos ellos. Te has convertido en el “OmniCFO”.
Las empresas que antes se adapten al nuevo escenario podrán gestionar mejor sus riesgos.
Uno de los cometidos del CFO es mitigar exposiciones a través de diversos análisis de situación. Estos análisis deberán reflejar los riesgos recogidos y aflorarlos junto con los costes ocultos que entrañan. La recogida precisa de datos permitirá mediciones exactas que puedan repercutir en la rentabilidad.
Si nos centramos en un proceso como ejemplo y escogemos el pago a proveedores, el proceso de análisis debe recoger el cómo, el qué y el cuándo:
Pero eso es solo el comienzo. La empresa espera de su CFO que genere rentabilidad a través de la eficiencia. Para ello debe adaptar sus procesos a las limitaciones normativas, debe optimizar las relaciones con los proveedores, conseguir reducción de costes y aumentar la productividad en un contexto como el actual de trabajo remoto y de fluidez de procesos.
El liderazgo del CFO estará en saber equilibrar los vaivenes del mercado con la cuenta de resultados, mientras, junto con la Dirección, impulsa a la compañía en la adaptación a procesos de transformación digital para mantenerse y/o despuntar en su sector.
El CFO debe liderar a su equipo en tres ejes principales: los cambios regulatorios y de mercado, la transformación digital de procesos y conseguir un aumento de productividad y rentabilidad.
La dirección financiera tiene un papel muy especial dentro de la compañía ya que es un área extremadamente líquida que fluye por todo el tejido interno de la empresa. Su área de influencia afecta al resto de departamentos y su conocimiento global del negocio la posiciona como una perfecta puerta de entrada a la llamada transformación digital de los procesos y las organizaciones. Por tanto, los trabajadores pueden esperar una cierta sensación de protección de su CFO en cuanto a nuevos procesos y maneras de trabajar. El teletrabajo, la flexibilidad laboral y la automatización deben ser tareas prioritarias.
También la estabilización de la cadena de suministro con el trato con proveedores es importante. Conocer el estado financiero y operativo de proveedores para ver qué alcance pueden tener en los contratos en vigor puede llegar a ser una de las tareas más arduas.
Cualquier proveedor espera que su factura sea tratada de una manera eficaz y estar informado en todo momento del proceso de pago. Es notable el tiempo dedicado a informar a los proveedores sobre el estado de sus facturas y el descontento provocado en estos proveedores por la dificultad en conocer cuándo una factura tiene una incidencia.
La colaboración con otras empresas es una vía sensata para la adopción de nuevas tecnologías. No todas las empresas tienen la capacidad de afrontar ellas solas un camino de transformación digital en el que se implican procesos de robotización, machine learning, inteligencia artificial…
Existen procesos de transformación digital que son interesantes para empezar a transformar el área financiera. Por ejemplo, los procesos de procesamiento de facturas que, a priori, son fáciles de tratar, pero generan muchos errores.
Son procesos que, al realizarlos de manera manual, traen consigo errores muy comunes. Se ven fallos recurrentes en los datos que se graban, errores en las validaciones entre lo pagado y recibido que hacen perder tiempo, pérdidas de facturas, pagos a proveedores a destiempo (tanto antes de recibir el servicio por aprobaciones rápidas sin el cotejo suficiente como después si se ha traspapelado una factura), cuellos de botella en el proceso, compras no autorizadas etc.
Además, producen numerosos costes ocultos. Generan retrasos en la contabilización del gasto, duplicados de facturas y pagos, retrasos en el flujo de aprobación de facturas, desconocimiento de los centros de coste o de los aprobadores de las facturas…
Un proceso automatizado nos permite una fácil comprobación y validación de los datos, obtener trazabilidad de las facturas ante posibles incidencias o su gestión normalizada hasta su registro final en ERP.
Con la automatización de este tipo de procesos se generan automatismos eficientes. La tecnología se encarga de la captura fehaciente de los datos y la automatización del proceso (XML, OCR, ICR…) con lo que la pérdida de facturas se vuelve inexistente.
Al utilizar repositorios de documentos digitales, con sus propios sistemas de seguridad y acceso, donde toda acción conlleva un log, se consigue toda la trazabilidad del documento y el proceso que ha seguido.
Se pueden crear reglas de negocio para evitar los cuellos de botella y dar visibilidad a los procesos a través de un sistema de alertas.
Por supuesto con un proceso digital se evitan errores como pagar una factura dos veces ya que machea la factura con la orden de compra y la emisión final del pago, creándose al final del proceso un documento de evidencias que recoge todo lo que ha sucedido.
Gracias a la mejora y eficiencia de procesos financieros como el de pago a proveedores, a través de KPIs exigentes, se puede lograr rentabilidad y conocer necesidades futuras para anticiparse a ellas.
La digitalización es un factor clave que determina la supervivencia de las empresas.
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