Cecilia Olaso,
Responsable de marketing de Yooz España
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Las compañías con más de 8 millones de facturación serán las primeras en estar obligadas en emitir facturas electrónicas entre sí
Muchos empresarios y autónomos se están ahora preguntando qué va a pasar con la factura electrónica en España, si va a ser una cosa obligatoria qué tiempo van a dar para adaptarse, y sobre todo, cuánto va a costar. En una versión rápida y resumida de la cuestión, la respuesta es sí, todos los sujetos fiscales obligados a declarar IVA por la venta de un producto o la prestación de un servicio -y por tanto a hacer una factura proforma- tendrá que ser en formato digital a partir de que se publique en el BOE la disposición.
Vamos, no hay que asustarse, al fin y al cabo, desde 2015 ya es obligatorio la relación electrónica con Hacienda y otras administraciones públicas. Y aquí seguimos, no ha sido el fin del mundo. Y como en aquella ocasión, se establece diversos grupos y fases, en función del volumen de negocio y del tamaño de la plantilla. Las empresas más grandes tendrán doce meses de plazo, que terminará en algún mes del 2023; las micropymes de menos de dos empleados hasta tres años, hablamos de por lo menos 2025.
Y respecto al coste… no vamos a dar una cifra exacta, es un asunto muy relativo. Es muy fácil que los que ya vienen empleando algún programa informático para su contabilidad, esta funcionalidad de no tenerla será añadida en una actualización que seguramente esté incluida en la cuota de mantenimiento. Los que precisen comprar una aplicación al uso, seguro que tendrán una oferta a su medida, incluida versiones gratuitas, o en formato SaaS por suscripción. Los pagos en efectivo se van a reducir a la mínima expresión, incluso para los consumidores finales.
La factura electrónica es una realidad, ya se realiza de manera cotidiana en distintos ámbitos, hemos podido experimentar su comodidad, su facilidad y su pertinencia.
La factura electrónica es una realidad, ya se realiza de manera cotidiana en distintos ámbitos, hemos podido experimentar su comodidad, su facilidad y su pertinencia. Procesos que antes requerían la impresión de pilas de papeles, ahora solo precisan el envío de un archivo por correo electrónico. Ya solo falta darle esa validez legal que, a día de hoy, ya es posible con la firma digital y el certificado electrónico. Veamos cómo hemos llegado hasta aquí y lo que nos falta por recorrer, para comprender mejor su funcionamiento y cómo nos afectará a la hora de los pagos y cobros.
El pasado 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros, a instancias de la Dirección General de Política Económica, aprobaba el anteproyecto de Ley de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocido popularmente como Ley “Crea y Crece”, pues contempla una serie de medidas para estimular la economía digital y hacerla más resiliente ante cambios bruscos en las condiciones en que opera el mercado.
Y entre el conjunto de medidas para impulsar la inversión productiva, la innovación y la modernización de las empresas está el apartado del control de los pagos y la trazabilidad de las operaciones, para lo cual se establece la obligación para todos los sujetos económicos obligados a declarar IVA (organismos, empresas y autónomos) de enviar y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre ellos.
La Ley Crea y Crece está en fase de desarrollo aún, pues se tendrá que debatir y pulir en las Cortes, ya que se trata de un ambicioso proyecto de fortalecimiento y transformación de las bases económicas españolas y de armonización europea intracomunitaria.
Así, por ejemplo, el Proyecto de Ley contempla también medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, estableciendo que las empresas que no cumplan los plazos legales de pago no podrán licitar en contrataciones públicas ni acceder a subvenciones, incluidas las del Plan de Recuperación y Resiliencia y los fondos Next Generation.
Algunos estudios de la Comisión Europea calculan que en España la morosidad ha supuesto una pérdida de ingresos públicos de 6,8 millones de euros por el IVA no recaudado, más todo el monto que se comen las empresas que no han cobrado aún sus servicios o mercancías. Se espera que la facturación electrónica sirva más eficazmente que la economía del papel para combatir la brecha del IVA y la morosidad, al mejorar la eficiencia de las operaciones comerciales, pero también contribuir a la lucha contra el fraude del IVA.
También se van a simplificar los trámites y costes para la creación de Sociedades de Responsabilidad Limitada, que podrá hacerse con un capital social de solo un euro, frente al mínimo actual de 3.000, y de forma telemática, aminorando plazos y reduciendo papeleo ante instancias notariales y registrales.
La Ley pretende también que con la factura electrónica las pymes y autónomos, los que más sufren con los plazos de tramitación de las grandes empresas y organismos públicos, aceleren su cobro ganando en liquidez y flujo de caja, herramienta fundamental para no perder rentabilidad. Todo lo que suponga eliminación de papel y envíos postales y se gane en trazabilidad y transparencia en las relaciones comerciales servirá de mejora en los costes transaccionales y de gestión, reducción de errores manuales, además del ahorro de tiempo y espacio.
Otro tema fundamental es la confección de la factura. Valdrá cualquier programa informático capaz de emitirla en formato XML, siguiendo las guías de estilo que se establezca para los diversos campos que debe llevar, y siempre que lleve integrada la firma digital con validez de certificado electrónico. También vale delegar en un gestor externo que se ocupe de todo, siempre que se le facilite el acceso a los datos o se les entregue de manera física.
Las empresas deberán buscar proveedores de soluciones de factura electrónica que se adapten a cada necesidad. Si el volumen de facturas que se gestiona no es muy elevado, un programa manual de gestión online puede ser la opción más sencilla y económica. En caso de gestionar un volumen elevado de facturas, se puede optar por plataformas integradas con el ERP de la empresa, que automatizan el envío masivo de las facturas a sus receptores, en el formato que precisen, sin necesidad de dedicarle mucho tiempo ni esfuerzos.
El sistema tendrá que resolver de alguna manera un requisito nada banal: facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores, por lo que tendrá que haber algún repositorio al que se aceda con clave de seguridad. Además, se deberá mantener el acceso de las facturas electrónicas durante un periodo mínimo de cuatro años, aun cuando los destinatarios de éstas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.
Por tanto, se requiere también una solución preparada para trabajar desde la nube, que permita tener un control exhaustivo sobre todo el proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta la aceptación por parte de su destinatario. También debe prestar el acceso a todas las facturas del cliente, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura en papel es necesario que se tenga el consentimiento del destinatario, se garantice la legibilidad de la factura. se garantice la autenticidad del origen de la factura y se garantice la integridad del contenido.
Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura en papel es necesario que se tenga el consentimiento del destinatario, se garantice la legibilidad de la factura. se garantice la autenticidad del origen de la factura y se garantice la integridad del contenido.
Se contempla, igualmente, un régimen sancionador específico por no ofrecer a los clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir su descarga, con una multa pecuniaria de hasta 10.000 euros.
La implantación de la factura electrónica obligatoria no sustituye al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) vigente desde julio de 2017 para las declaraciones de IVA ante la Agencia Tributaria, que ya no había que esperar a hacerlo trimestralmente. Este seguirá funcionando como hasta ahora, con sus modelos y metodología B2G, pero servirá de espejo para la nueva obligatoriedad B2B que marcará un nuevo método estándar para las relaciones entre empresa, que será integrado con el empleado para rendir cuentas a Hacienda.
¿Cuándo se impondrá la facturación electrónica obligatoria? Aún no hay fecha para la entrada a tramitación en el Parlamento, cuyos plazos de discusión y tramitación no son exactos y pueden alargarse, pero la intención es que esté aprobado antes del parón vacacional, y una vez publicado en el BOE, entre en vigor a lo largo del segundo semestre de 2022, para que empiecen a contar los plazos que se da a las empresas y autónomos para que adapten sus sistemas contables.
Como ocurrió con el SII, se establecerán dos fases, siendo las grandes empresas las primeras obligadas, que tendrán un plazo de doce meses para aplicar esta medida, que hasta ahora era voluntaria si ambas partes estaban de acuerdo. La adopción no debería causar mayores trastornos, aunque sí es cierto que hay una serie de requisitos que hay que tener en cuenta, así como las multas por incumplimiento o quebrar el RGPD de protección de datos.
Cumplido el primer año, segundo semestre de 2023, entran en juego el resto de empresas, micropymes y autónomos que se encontrasen por debajo de la raya roja de los 8 millones de euros de facturación anual, que tendrán a su vez un plazo de dos años más hasta finales de 2025 para que gradualmente se vayan sumando.
Desde marzo se ha abierto el plazo de solicitud de ayudas de hasta 12.000 euros en empresas entre 10 y 49 trabajadores para la digitalización y adopción de herramientas bajo el programa Digital Toolkit (TKD), que está dotado de 3.067 millones de euros. A partir de julio podrán entrar el resto de micropymes y autónomos, a través de la página oficial de Acelera Pyme. Los requisitos que se han de cumplir son mínimos, aunque será obligada la demostración de su buen fin y uso, pero las ayudas se distribuirán en riguroso orden de petición y mientras queden fondos.
De los diez epígrafes que contiene el llamado Kit Digital, el de digitalización y automatización de procesos internos incluye el apartado de la facturación electrónica, que tiene una subvención de hasta 1.000 euros (realmente, el importe máximo de la ayuda será de 1.000€ -hasta 3 usuarios- para empresas de entre 3 y 49 trabajadores, y de 500€ -hasta 1 usuario- para las de menos de 3 trabajadores y autónomos).
Se puede acceder al directorio de prestatistas de dicho servicio dados de alta publicado en la web de Red.es para localizar al más idóneo para contratar su implantación. Hay que tener en cuenta que solo se puede contratar un prestador del kit digital, así que si se va a querer optar a implementar o mejorar otros epígrafes (página web, tienda online, ciberseguridad, redes, equipos informáticos…) hay que asegurarse antes de que es capaz de servirlos todos.
El programa de Acelera Pyme menciona una serie de funcionalidades y servicios que debe incluir la factura electrónica para garantizar el flujo de emisión de las mismas entre las empresas:
Cada vez más países ven la necesidad de legislar la e-factura e imponer obligatoriedades.
