No apostar por la digitalización no es una opción para las empresas actualmente

Jaume Llonch,
CEO de Inology

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La transformación digital avanza imparable y está produciendo cambios en todos los sectores y actividades empresariales. La dirección financiera también está experimentando variaciones motivadas por esta revolución digital, a medida que las organizaciones adoptan tecnologías avanzadas e inteligencia artificial para mejorar la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones en el ámbito financiero. Para entender mejor hacia dónde camina el sector y cómo las nuevas tecnologías pueden ayudar a optimizar la gestión financiera y aumentar la rentabilidad empresarial, conversamos con Jaume Llonch, CEO de Inology, compañía especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas para el mundo empresarial, como Tickelia, Nubhora o Marino ERP.

 

¿El uso de tecnología especializada se ha vuelto imprescindible para una correcta gestión de empresa?

Indudablemente. Hoy día el futuro de cualquier empresa está ligado al uso de la tecnología. Frente a un mundo empresarial cada vez más complejo que genera un volumen de información inabarcable con métodos tradicionales, contar con las soluciones tecnológicas adecuadas es esencial para trabajar con eficiencia y control. Estas nuevas herramientas son aliadas imprescindibles, especialmente útiles ante contextos inestables como los generados tras la pandemia del Covid19.

En el ámbito financiero, según datos hechos públicos por McKinsey, las empresas consiguieron reducir sus costes en un 30% durante la última década. Con el desarrollo constante y la mejora de la tecnología, este ahorro deberá aumentar aún más en los próximos años. Por todo ello, no apostar por la digitalización no es una opción para las empresas actualmente. Ser ágiles en la gestión es un diferencial muy importante.

¿Cuál es la actitud de los profesionales en España ante la adopción de tecnologías de gestión? ¿Encuentras reticencias o están a favor de su utilización?

Por mi experiencia como CEO de Inology a lo largo de 36 años he visto una evolución clara. Si bien en un principio estas tecnologías eran vistas con la prudencia de lo que es novedad, en los últimos años la acogida está siendo espectacular. El panorama empresarial ha cambiado mucho en poco tiempo y, como decía antes, genera muchos más datos de los que se pueden procesar con métodos tradicionales. Los profesionales son conscientes de ello y exigen medios para simplificar y optimizar la gestión.

En tu opinión, ¿Cuáles son los principales obstáculos que enfrentan los departamentos financieros que no invierten en digitalización?

La pérdida de tiempo procesando información de forma manual es el obstáculo más evidente, aunque no el único. Según nuestras estadísticas un trabajador pierde 20 minutos para rellenar una nota de gastos. Si multiplicamos ese número por todos los trabajadores de una empresa y por doce meses al año, el cómputo de horas es inasumible. Esto, además, conlleva un desperdicio considerable de talento, ya que el tiempo dedicado a tareas burocráticas, es tiempo que deja de invertirse en tareas más provechosas y estratégicas.

No contar con las herramientas tecnológicas adecuadas, influye también en la capacidad analítica de las empresas, que no poseen una visión global en tiempo real de su situación. Eso sí, me gustaría reseñar que la elección y puesta en marcha de una solución tecnológica debe ser bien planificada y justificada para que se adecue perfectamente a las necesidades de la empresa.

¿Qué beneficios experimentan las empresas que apuestan por la automatización y digitalización?

A nivel general, la adopción de tecnologías avanzadas es una oportunidad para las empresas, que pueden detectar con más facilidad patrones, tendencias y oportunidades que de otro modo serían difíciles de captar. Este hecho diferencial ofrece una gran ventaja competitiva. En lo que concierne al ámbito financiero, el uso de una solución de gestión de gastos facilita los procesos y aporta una mayor visibilidad de estos. Desde la creación de políticas de gastos hasta su aprobación y su reembolso, nuestro software simplifica las tareas y permite a los equipos financieros tener una visión integral de los gastos siempre actualizada. Esto favorece un mayor control y más transparencia, lo que implica la mejora la toma de decisiones, así como una gestión más sostenible.

La adopción de soluciones tecnológicas es especialmente necesaria en escenarios complejos como el actual, en los que la inestabilidad y la inflación exigen un mayor control y una mayor capacidad de respuesta ante imprevistos. Detectar cualquier irregularidad en el mismo momento en que se produce, agiliza el control financiero y evita correcciones posteriores innecesarias. De esta forma, desaparece la necesidad de revisiones manuales sistemáticas y se reduce el riesgo de tener gastos no autorizados o inadecuados y de posibles fraudes.

¿Cómo funciona el proceso de aprobación de gastos?

El proceso de aprobación es completamente personalizable según las necesidades de cada empresa y permite establecer flujos multinivel. Los empleados cargan sus gastos en la plataforma tomando una fotografía del tique o recibo. El programa lee y extrae los datos necesarios y crea un documento digital conforme a los estándares dictados por la Agencia Tributaria. Los gastos digitalizados, son conducidos automáticamente a través del flujo de trabajo de aprobación definido por la empresa. Los responsables de esta aprobación reciben notificaciones para verificar y autorizar (o rechazar) los gastos de manera eficiente. Todo ello agiliza el proceso y garantiza que cada gasto sea revisado adecuadamente antes de proceder a su reembolso.

Una de las tendencias emergentes en la gestión de gastos es el uso de métodos de pago inteligente. ¿Cómo se integran estos métodos en su plataforma?

Estamos firmemente comprometidos con la innovación y la integración de métodos de pago inteligente por lo que ofrecemos tarjetas Visa Tickelia en múltiples formatos, configurables con los límites y restricciones que se deseen (por ejemplo, por tramos horarios, días de semana, tipo de comercio, etc.). Esto permite a las empresas asignar tarjetas virtuales a empleados para gastos específicos, teniendo un control real sobre los gastos. Además, estas tarjetas pueden ser desactivadas o modificadas en tiempo real, lo que brinda un control completo sobre los gastos corporativos.

Estas tarjetas son una herramienta poderosa para prevenir el fraude. Si se detecta un patrón de gastos inusual o fuera de las políticas establecidas, la plataforma emite alertas automáticas, lo que permite a los equipos financieros investigar y tomar medidas rápidamente. El sistema detecta igualmente fraudes involuntarios, por ejemplo, en el caso de gastos duplicados reportados por diferentes empleados o departamentos.

Antes de concluir, ¿hay algún consejo que le gustaría dar a las empresas que están considerando implementar soluciones de gestión de gastos?

Definitivamente, mi consejo es que no subestimen el valor de la tecnología en la gestión financiera. La implementación de soluciones avanzadas puede traer innumerables beneficios, desde un mayor control de gastos hasta una mayor colaboración entre departamentos y eficiencia en la operación financiera. Es importante elegir una solución que se adapte a las necesidades específicas de la empresa, que ofrezca todas las garantías de seguridad y que esté respaldada por un equipo confiable de profesionales. La inversión en tecnología financiera puede marcar una gran diferencia en el éxito a medio y largo plazo de una empresa.

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