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La tecnología más avanzada para automatizar la operativa con facturas

Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA

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para garantizar la rentabilidad de la empresa. Esta área desempeña un papel fundamental al planificar y elaborar presupuestos, desarrollar modelos económicos adaptados a la actividad empresarial, gestionar gastos e inversiones, así como encargarse del procesamiento de pagos a terceros, entre otras responsabilidades.

El área financiera necesita tecnología que haga el trabajo de registro y explotación de datos de una manera automatizada, utilizando inteligencia artificial, machine learning o robotizaciones según el punto del proceso. No obstante, una realidad común en estos departamentos implica la gestión manual y poco eficiente de las facturas, una tarea que consume gran parte del tiempo de los profesionales financieros. Este escenario se presenta especialmente cuando procesos reincidentes, periódicos y muy demandantes en la carga de trabajo como el proceso de pago a proveedores carece de automatización, obligando a las empresas a destinar considerables recursos a tareas como la recepción de facturas y su posterior distribución a los departamentos pertinentes para su aprobación y sellado, antes de ser incorporadas en la contabilidad del sistema ERP.

Si este flujo es manual, la llegada de las facturas hasta su grabación en el ERP al cierre mensual se traduce en una repetición periódica que disminuye la capacidad de trabajo efectivo de los empleados del departamento financiero. Además, el proceso de pago no solo persigue el pago de las facturas. Este tipo de procesos debería ser aprovechado para identificar algunas carencias en los procedimientos del departamento de compras, como dirimir cuáles son los mejores procedimientos para la mejora de las compras y sus pagos y establecer mejores relaciones con los proveedores.

El inicio o acercamiento a una solución para abordar esta situación pasa por la llegada de todas las facturas por un único punto de entrada. La validez de la factura ya sea física o digital, es el primer paso que debemos tener en cuenta.

Al consolidar las facturas en un punto único de entrada deja de importar el lugar o modo desde el cual las vayamos a recibir. Todas las facturas que por allí pasen serán facturas que contengan datos esenciales rellenos de manera correcta o si no, no pasarán. Datos como la identificación de la empresa, el número de la factura, la fecha de emisión, el concepto, la base imponible, el IRPF, IVA, la totalidad a pagar o el modo y plazo de hacerlo entrarán por allí posibilitando que actúe como validador y convertidor digital.

Podemos advertir de la importancia de una primera validación y cotejo. Ya sea en formato físico o digital, este punto de entrada convierte y unifica todas las facturas. Además, en el este proceso inicial identifica y retiene aquellas facturas que presentan problemas, tales como inconsistencias, datos faltantes o recibos erróneos, por lo que solo continuarán aquellos documentos válidos.

Una vez validados los documentos entran al software especializado que debería estar disponible en la nube para aprovechar las ventajas de la deslocalización y facilitar su consulta cuando sea necesario.En el marco de este tipo de soluciones especializadas para el control de las facturas de proveedores (cuentas por pagar o accounts payable) las áreas financieras y de compras de cualquier país tendrán la trazabilidad completa y la previsión de caja necesaria para que no haya imprevistos de tesorería. 

Después de resaltar la importancia de un único punto de entrada que actúe como juez y garante de que la documentación que va a ser aceptada es válida, debemos tener en cuenta el segundo de los puntos clave: el estudio y diseño de los flujos de trabajo y aprobación de facturas. 

Este tipo de estudios pueden ser realizados internamente o con ayuda externa. 

Dentro de este tipo de soluciones encontramos a CAPIA, un software especializado que es configurado con las reglas de negocio específicas de cada compañía para generar automatizaciones correctas para unos flujos de trabajo rápidos en el proceso de la gestión y control de las cuentas por pagar.

Este estudio previo de los flujos de trabajo se hace de manera exhaustiva para asegurar flujos efectivos que permiten el envío de facturas a las personas encargadas de su validación. 

Gracias a esta automatización de flujos de trabajo, los profesionales no necesitan un acceso constante al portal de facturas; en su lugar, reciben notificaciones en sus bandejas de entrada de correo electrónico con enlaces directos a las facturas que requieren aprobación. De este modo, el centro de coste correspondiente valida o rechaza la factura, liberándola para que continúe su flujo de trabajo. 

Finalmente, el departamento financiero recibe la factura ya aprobada, con los metadatos segregados para su validación directa en el ERP. El control y monitorización de extremo a extremo evita la recepción del documento por varios canales, con la consecuente emisión de pagos por duplicado.

Este enfoque permite trabajar en flujos más cortos y trazables, eliminando costes ocultos y posibilitando un significativo ahorro de tiempo en la gestión financiera. Se obtiene rapidez en los flujos de visado digital de facturas, con aprobaciones totales o parciales ya que es posible contar con distintos roles de validación y asignación a centros de coste.

La eficiencia derivada de la automatización y la gestión documental especializada se traduce en un aumento de la productividad, así como facilitar el cumplimiento normativo de la Ley Crea y Crece o con el Suministro Inmediato de Información (SII).

Además, el procesamiento de facturas es automático independientemente de su idioma, muy útil si trabajas con proveedores internacionales, y definitivamente otorga una mejora sustancial en la capacidad del departamento financiero para centrarse en tareas estratégicas y analíticas.

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Beatriz Cazorla Dorado

NORMADAT, S.A.

Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio en Normadat SA

Especialista en Marketing B2B con amplia experiencia en Dirección de Marketing y Ventas, marketing digital, analítica web, SEO, SEM, satisfacción de cliente, experiencia de usuario, Desarrollo de Negocio y análisis de mercado por EAE, UB y ESIC: Business & Marketing School. A los 20 años creó su propia empresa de dominios y hosting para web y servidores estando siempre ligada al mundo de internet. Hace 10 años aterrizó en Normadat donde ha conseguido grandes conocimientos en tecnologías para la seguridad de la información y el tratamiento de datos para optimizar y automatizar procesos de negocio con grandes volúmenes de información, sobre todo en el sector financiero.

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