Joaquín Lasheras,
Director de Operaciones HR Mobility en Zucchetti Spain
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Cada vez que una persona viaja por motivos laborales, se genera una gran cantidad de datos. Reservas, gastos, trayectos, autorizaciones, incidencias, registros… La movilidad corporativa ha dejado de ser una simple cuestión logística para convertirse en un proceso informatizado clave para la eficiencia empresarial.
La información generada en los viajes de empresa puede convertirse en una poderosa herramienta de análisis si se gestiona correctamente. Identificar y analizar esa huella digital se ha vuelto esencial para mejorar el control presupuestario, reducir los riesgos y asegurar el cumplimiento normativo. Pero también para tomar decisiones estratégicas sobre cómo, cuándo y por qué se desplazan los equipos.
Entre los datos que se generan en cada viaje encontramos información personal, itinerarios, facturas, justificantes, medios de transporte, alojamientos, niveles de gasto por categoría, estados de aprobación, horas de trabajo vinculadas, entre otros. Gestionar este ecosistema manualmente no solo es ineficiente, sino que incrementa el riesgo de error.
“Cada viaje de negocios deja tras de sí una huella de datos más valiosa de lo que muchas empresas imaginan. Gestionarla bien marca la diferencia entre eficiencia y caos”.
Las empresas más avanzadas han empezado a aplicar inteligencia de negocio también en sus desplazamientos. Gracias a ello pueden renegociar acuerdos con proveedores, eliminar ineficiencias y mejorar la experiencia de empleado en cada desplazamiento.
Soluciones como ZTravel, dentro del ecosistema HR Mobility de Zucchetti, permiten digitalizar toda la gestión de viajes y gastos, desde la solicitud y aprobación hasta la liquidación. Estas innovadoras herramientas facilitan una gestión inteligente de los viajes de empresa y notas de gastos. Toda la información queda trazada y centralizada en un único sistema accesible para RRHH, finanzas o dirección general.
Esta trazabilidad no solo permite cumplir con la legislación vigente (fiscal y laboral), sino que también contribuye a la sostenibilidad, facilitando el cálculo de la huella de carbono de los desplazamientos. Además, refuerza la seguridad y el control del gasto en tiempo real.
En definitiva, el viaje de negocios ya no empieza en el aeropuerto ni termina con una nota de gastos. Empieza con una solicitud digital y deja un rastro de datos que, bien utilizados, pueden transformar la movilidad corporativa en una palanca estratégica para la empresa.
Si tu empresa quiere optimizar los procesos relacionados con los desplazamientos, puedes empezar con un recurso práctico y gratuito.
