La introducción de la factura electrónica en España cambiará la manera en que los autónomos y empresas gestionarán sus operaciones en el ámbito B2B. Ya no será un PDF enviado por correo, sino un documento que se emite, recibe y gestiona de manera electrónica y que, además, cumple ciertos requisitos legales y técnicos.
Con la aprobación de la Ley Crea y Crece y la reciente Ley Antifraude nos enfrentaremos a un paradigma totalmente nuevo:
Este panorama, al principio un poco complejo, acabará simplificando la gestión a medio y largo plazo. En el ámbito B2C (ventas a particulares), todavía se podrá utilizar Word, Excel o PDF, ya que la factura electrónica no es obligatoria.
Plazos de entrada en vigor de la factura electrónica en España
La implantación será gradual según el tipo y el volumen de facturación:
Si perteneces al segundo grupo, pero trabajas con empresas del primero, conviene emitirles facturas electrónicas desde el inicio, para mejorar significativamente tu relación comercial y tu competitividad.
Dos de las principales iniciativas en la digitalización de la facturación en España son Verifactu, recogida en la Ley Antifraude, y la factura electrónica, regulada por la Ley Crea y Crece.
Ambas medidas afectan directamente a autónomos y empresas, ya que establecen requisitos técnicos y legales sobre cómo deben generarse, enviarse y conservarse las facturas. La siguiente tabla resume las principales características de cada regulación:
| Concepto | Regulación | Ámbito | Qué regula | Observaciones |
| Verifactu | Ley Antifraude | Usuarios de software de facturación y empresas/autónomos obligados a facturar electrónicamente (B2B y B2C). | Programas de facturación y contabilidad para prevenir el fraude fiscal. | Afecta al funcionamiento del software y a la obligación de facturar electrónicamente. |
| Factura electrónica | Ley Crea y Crece | Facturación entre autónomos y empresas (B2B). | Formato obligatorio de datos estructurados en las facturas. | Las facturas en PDF, Word o Excel no son válidas; el reglamento aún está pendiente de aprobación. |
Pero... ¿cuál es la principal diferencia entre Verifactu y factura electrónica?
El sistema Verifactu regula cómo deben funcionar los programas de facturación, mientras que la factura electrónica regla principalmente el formato y la obligatoriedad de su emisión.
Como autónomo, si utilizas un programa de facturación legal, cumplirás automáticamente con los siguientes requisitos:
Todo lo básico y legal que deben cumplir las facturas, tanto en papel como electrónicas, están relacionadas con lo anteriormente dicho:
La factura electrónica para autónomos no es simplemente un PDF enviado por correo. Se trata de un sistema regulado para emitir, recibir y gestionar facturas de manera electrónica, cumpliendo estrictos requisitos legales y técnicos.
Su obligatoriedad surge para modernizar la facturación, reducir el fraude y mejorar la eficiencia, alineando a España con el resto de países europeos.
En operaciones B2B (entre autónomos o con empresas) y B2G (a través de plataformas como FACe) se exige el uso de Facturae (XML) para permitir el procesamiento automático. Un PDF simple ya no será suficiente.
Otros formatos como CEFACT, EDIFACT y UBL serán válidos y aceptados legalmente para intercambiar facturas electrónicas en España. De hecho, tras la publicación de la segunda audiencia sobre el proyecto del Real Decreto en el que se establece el régimen jurídico aplicable a la factura electrónica, el formato UBL será el formato de la solución pública de facturación y de las copias fieles.
La factura debe asegurar la autenticidad del origen (quién la emite) y la integridad del contenido (que no ha sido alterada). Esto se logra mediante firma electrónica cualificada o sistemas verificables como Verifactu.
Es obligatorio utilizar programas de facturación conformes con Verifactu desde julio de 2025. Este software garantiza la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros, clave para cumplir la normativa.
IMPORTANTE: Un documento PDF, Word o Excel NO es válido como factura electrónica bajo la nueva normativa. Será necesario un sistema homologado que cumpla con todos los requisitos legales y técnicos.
En SERES somos referentes en facturación electrónica y cumplimiento normativo en España. Nuestra plataforma facturación electrónica te permite emitir y recibir facturas en formatos estructurados compatibles con Verifactu, garantizando seguridad, trazabilidad y total validez legal. Con más de 700.000 empresas usuarias, impulsamos la digitalización y simplificamos la gestión administrativa de autónomos y pymes.
Beneficios y alcance de la factura electrónica
Esta transición afecta tanto a autónomos como a los societarios, y su objetivo final es aumentar la transparencia y control fiscal para la Agencia Tributaria y simplificar la gestión administrativa para los contribuyentes a largo plazo.
Los nuevos programas de facturación homologados deberán cumplir una serie de requisitos pensados para hacer más segura y transparente la gestión de facturas. Su principal objetivo será reducir la morosidad y el fraude fiscal, garantizando que todas las facturas se generen en un formato electrónico estructurado y válido ante Hacienda.
Estos programas registrarán automáticamente cualquier cambio que se realice en las facturas, de forma que la Agencia Tributaria pueda consultar el historial completo si lo necesita. También incorporarán una firma electrónica avanzada, que asegura la autenticidad de cada documento.
Otra novedad importante es que las aplicaciones permitirán comunicar el estado de las facturas, indicando si han sido aceptadas, rechazadas o pagadas. Además, estarán conectadas entre sí y con la solución pública de Hacienda, lo que permitirá un control más ágil y en tiempo real de todas las operaciones entre empresas.
Junto a estos requisitos obligatorios, muchos programas ofrecerán también funciones adicionales muy útiles para autónomos y pymes.
Entre ellas se incluyen la gestión de presupuestos, el seguimiento del estado de los documentos, el almacenamiento seguro y acceso inmediato a las facturas, la recepción centralizada de toda la documentación y el soporte técnico especializado, para facilitar el cumplimiento de la normativa y simplificar el día a día administrativo.
Según el borrador del Real Decreto, podrían estar exentos:
No obstante, estas exenciones podrían modificarse durante el proceso legislativo.
El 1 de julio de 2025 marcó un antes y un después en la forma en que los autónomos y las empresas deben gestionar su facturación. En esa fecha entró en vigor el reglamento técnico de la Ley Antifraude, que establece nuevas obligaciones tanto para los desarrolladores de software como para los usuarios finales.
Compatibilidad con Verifactu
A partir de ahora, todos los programas de facturación deberán ser compatibles con Verifactu, el sistema oficial de la Agencia Tributaria que permite enviar facturas directamente a Hacienda. Esta integración garantiza que los datos de facturación se comuniquen en tiempo real, ofreciendo mayor transparencia y reduciendo las posibilidades de fraude o manipulación de registros contables.
¿Qué sanciones existen si no cumplo?
Las sanciones por incumplimiento son significativas y buscan garantizar el cumplimiento normativo desde el desarrollo hasta el uso del software:
Estas medidas reflejan el compromiso de la Agencia Tributaria por asegurar que todos los actores del ecosistema digital trabajen con herramientas homologadas y transparentes, protegiendo tanto al contribuyente como al propio sistema fiscal.
