Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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La sostenibilidad en el ámbito financiero y de la Responsabilidad Social Corporativa es un tema que año tras año va ganando importancia. Este devenir hacia la transición ecológica no solo viene motivado por la preservación del planeta. También ofrece ventajas competitivas para las empresas que lo adopten.
En el ámbito financiero una de las ventajas más obvias se obtiene con la reducción del papel.
Reducir y digitalizar. Digitalizar para automatizar. El cambio del papel a ceros y unos permite transformar procesos. Algo perfecto para cualquier empresa. Más para sus departamentos financieros.
El sector financiero puede y debe desarrollar un papel importante en el cumplimiento de algunos de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
En ocasiones estos Objetivos se alinean con los objetivos particulares de cualquier institución financiera: reducir costes y ser más eficaces.
¿Cómo? Hay múltiples vías. Hoy os hablamos de una. Reducir el uso de papel.
La reducción de los flujos documentales en papel está directamente relacionada con algunos objetivos de sostenibilidad ambiental como el ODS 13 (Acción por el Clima) y el ODS 15 (Vida de Ecosistemas Terrestres).
El uso (o abuso) que los departamentos financieros hacen del papel viene muchas veces determinado por la actividad intrínseca que deben realizar.
La contabilidad de facturas, la clasificación de las órdenes de compra, presupuestos o albaranes que se reciben en la empresa determina el volumen del papel diario manejado.
Contra esto podemos actuar con procesos de digitalización, destrucción y reciclaje del papel.
El papel tiene un impacto ambiental significativo. La deforestación de bosques está trayendo aparejado un aumento en las emisiones de gases y contaminantes.
Su reducción ahorra recursos naturales, disminuye la huella de carbono y genera una menor cantidad de residuos.
Con programas de gestión documental se consigue reducir el uso del papel ya que lo único que necesitamos es indexar documentos digitales para su uso. Además, conseguimos automatizar procesos documentales logrando ahorros significativos.
En los procesos financieros la digitalización implica un mayor control documental: control de versiones, control de acceso al documento, búsquedas más ágiles, trazabilidad y automatización de tareas.
Piensa en el ejemplo clásico de las facturas. Compara sus métodos de recepción, validación o pago con flujos de facturas en papel o digitales. Hay diferencias ¿verdad?
Esto genera dos grandes beneficios inherentes a procesos de digitalización:
Si reducimos el uso de papel a favor de documentación digital podemos aprovechar soluciones de gestión financiera que nos permiten la automatización de procesos contables y la gestión de facturas de manera eficiente.
Herramientas como Sage, SAP, Oracle Financials o QuickBooks entre otras, permiten la automatización de procesos contables y la gestión de facturas de manera eficiente. Gracias a ellas el departamento de contabilidad puede trabajar de manera simultánea colaborando con otras áreas de negocio.
Con un corpus documental electrónico bien indexado y con metadatos podemos obtener una fotografía muy precisa del estado financiero actual de la compañía y su evolución futura gracias a tecnologías como la inteligencia artificial y el machine learning.
Esto se debe a que la digitalización permite una mejor integración de los sistemas de gestión financiera. Lo que a su vez facilita la consolidación de datos y la generación de informes en tiempo real.
Mejoramos la transparencia y el control interno, posibilitando tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados.
A parte de todo esto, reducir el consumo de papel contribuye significativamente a la reducción de la huella de carbono de una empresa.
La huella de carbono es la medida del total de gases de efecto invernadero (GEI) generados por las actividades humanas, tanto económicas como cotidianas.
En concreto, este indicador ambiental incluye emisiones directas e indirectas de gases como el metano, el óxido de nitrógeno y especialmente el dióxido de carbono (CO₂), principal responsable del calentamiento global desde 1990.
Al minimizar el uso del papel, se reduce su demanda. Lo que a su vez disminuye la deforestación y el consumo de recursos necesarios para su producción. Una empresa puede evitar la tala de al menos cinco árboles usando documentos digitales, contribuyendo así a la conservación de los bosques y la biodiversidad.
También logísticamente las tareas se simplifican ya que se reduce la necesidad de transporte y almacenamiento de documentos físicos.
La reducción del papel puede lograrse por diferentes medios. Os traemos un ejemplo.
Normadat, empresa adherida al Pacto Mundial de la ONU, ha desarrollado diferentes maneras de ayudar en los procesos financieros.Primero, ha estimado gestionar un único punto de entrada de documentos. ¿Con qué propósito?
Si conseguimos generar un único punto de entrada de la documentación, sea en el formato que sea, podemos estimar de manera fehaciente el volumen documental que estamos manejando. Conocer los porcentajes de documentación recibida en papel y en formato digital. Gracias a ese único punto de entrada podemos categorizar y actuar sobre la documentación. Toda aquella susceptible de ser digitalizada, se digitaliza.
Con las facturas, por ejemplo, es recomendable digitalizar certificadamente para poder destruir el papel. Pero esto va más allá de las facturas.
Debemos entender que no todo puede ser digitalizado y destruido. Hay documentación que tras gestionarse debe permanecer unos años en archivo.
Para este tipo de documentación se crean series de valoración a fin de gestionar calendarios de expurgo. Estos calendarios indican cuanto tiempo debe custodiarse un documento. Cuando ya no es necesaria su custodia pasa a ser destruido confidencialmente y el papel resultante de su destrucción pasa a un ciclo de reciclaje.
Con esto se propicia la reutilización del material y se asegura su retorno a la cadena de producción sin necesidad de talar nuevos árboles.
Este proceso puede verse claramente en servicios como el de la valija diaria. El objetivo es generar información más usable, trazable y ágil. Y se logra convirtiendo el papel al documento digital.
Este servicio intenta convertir la mayor parte del papel que entra diariamente a una empresa a través de su valija en información digital.
Gracias al software CAVA Digital (Cartería y Valija Digital) se establecen unas reglas de negocio con las cuales todo lo que entra se categoriza. Dependiendo del remitente, destinatario etc. se crea una matriz de decisiones que indica si se realizan unas acciones u otras.
Las reglas determinan si una carta se puede abrir o no para digitalizar. Si se puede digitalizar, entra directamente en la bandeja de entrada del correo del usuario interesado. Otras veces, debido a su naturaleza, esos documentos no se pueden abrir. Entonces, se da la posibilidad de, tras ser consultados, que puedan archivarse para ser destruidos tras el periodo legal que marque la Ley.
Así se puede aprovechar las ventajas de los documentos digitales cuando es posible y, cuando no, asegurar el reciclaje del papel transcurrido el periodo legal.
La sostenibilidad medioambiental, si es que aún podemos referirnos sostenibilidad como si pudiéramos sostener algo, es responsabilidad de todos. No existe la fórmula mágica para conseguir la protección medioambiental total. Pero si tenemos la opción, la obligación, de contribuir cada uno en la medida de sus posibilidades.
Con la reducción del papel y la digitalización de procesos conseguiremos beneficios operativos a la vez que nos acercamos a algunos de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Entre todos debemos reducir nuestro impacto ambiental. La digitalización de procesos y la disminución del papel es parte de alguna vía de cambio para reducirlo.
Considerad esta digitalización como una estrategia clave para la reducción del papel y alcanzar un equilibrio entre la sostenibilidad y la eficiencia operativa.
