Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Seamos realistas, hay decenas de herramientas, aplicaciones e inteligencias que aparentemente hacen un tratamiento eficiente de la gestión de gastos, aunque siempre tienes que hacer algo. ¿Pero qué necesitas realmente para eliminar de tus tareas la gestión de gastos?
¿Cómo puedes encontrar la solución que realmente ahorre tiempo, recursos y costes a tu compañía, y que además te haga no tener que pensar en esta parte tan, generalmente, tediosa?
Para los controllers financieros, este proceso suele ser sinónimo de montones de cuellos de botella y pérdida de tiempo, por no hablar de los errores.
Cuando afrontamos este proceso de forma manual, se convierte en una sucesión de pasos que consumen tiempo y aumentan el riesgo de errores. Recopilar los tiques, clasificarlos, introducir sus datos en el sistema, enviarlos para su revisión y archivarlos... Todo esto multiplica las posibilidades de que se produzcan fallos o que la información se retrase en la cadena de aprobación.
Este tipo de gestión puede derivar en la necesidad de ampliar el equipo, incluyendo perfiles como coordinadores de gastos o analistas financieros, lo que eleva los costes operativos sin resolver del todo los problemas de ineficiencia.
Pero seguro que ya tienes o has pensado en soluciones tecnológicas que hagan este trabajo.
Los controllers financieros más eficaces saben que la clave para simplificar esta gestión está en la automatización de las notas de gasto.
Las herramientas automatizadas replican el flujo de trabajo tradicional, pero eliminan la introducción manual de datos. Utilizando tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), estos sistemas escanean los tiques y extraen la información automáticamente.
Un software homologado por la AEAT permite que, tras escanear un ticket de gasto, su imagen digital tenga plena validez legal, permitiendo desechar el papel sin preocupaciones. Esto no solo reduce el riesgo de extravíos, sino que también agiliza enormemente el registro de la información.
Lo que tú necesites, como tú necesitas.
El uso de software de gestión de notas de gastos va mucho más allá de la digitalización de tickets. Los sistemas avanzados automatizan la clasificación, envían notificaciones a los responsables para agilizar la revisión y registran los datos directamente en el ERP de la empresa. Esta integración de flujos de trabajo automatizados reduce errores, acelera los tiempos de aprobación y proporciona un control mucho más preciso.
Además, estos sistemas pueden aplicar de forma automática las políticas de gasto corporativas, garantizando que se respeten los límites presupuestarios y se cumplan los criterios establecidos. Por ejemplo, pueden rechazar gastos que superen ciertos importes o que no se correspondan con las categorías permitidas.
Otra ventaja importante es la generación automática de informes. Estas herramientas proporcionan paneles visuales que facilitan el análisis de patrones de gasto, lo que permite identificar desviaciones, detectar posibles fraudes y optimizar el control presupuestario.
Por último, algunos sistemas avanzados integran funciones de inteligencia artificial que analizan el historial de gastos para predecir tendencias y recomendar ajustes en la planificación financiera, ayudando a los controllers a tomar decisiones más informadas y acertadas.
El resultado es claro: las empresas que adoptan estas soluciones consiguen reducir hasta en un 90% el tiempo dedicado a la gestión de gastos.
Además, el sistema automatizado permite aplicar políticas internas de forma automática, identificando inconsistencias o posibles fraudes de forma inmediata.
Ya no tendrás que dedicarle tiempo a la gestión de gastos. Solo cuando lo necesites.
Gracias a la automatización, el equipo financiero puede enfocarse en tareas que aportan verdadero valor a la empresa: análisis de datos, optimización de recursos y toma de decisiones estratégicas. Este cambio no solo mejora la eficiencia interna, sino que también convierte al controller financiero en una figura clave dentro del engranaje de la organización.
Automatizar no es solo una cuestión de ahorro de tiempo; es una apuesta por la precisión, la seguridad y la mejora continua.
Al eliminar las tareas repetitivas, el equipo financiero gana espacio para asumir un rol más estratégico, impulsando la empresa hacia decisiones más informadas y rentables.
Porque el verdadero secreto de los controllers financieros más eficaces no está en trabajar más, sino en hacerlo de forma más inteligente.
