Normadat
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La gasolina, aunque esté consolidada con su tarjeta y asociada a un vehículo, los viajes con calzador, los tickets de restaurantes donde parece haberse invitado a toda la empresa, esos tickets de gasto sin nif, los parkings o incluso quien te entrega una foto del gasto en su banco porque olvidó el ticket… ¡y que cuadren las fechas! Pero hay más…
Seguro que te suena la escena porque se repite cada mes en demasiadas oficinas. Los compañeros llegan, vacían bolsos y bolsillos con urgencia y una persona o dos (generalmente las mismas siempre) intentan cerrar las cuentas mientras lidian con tickets desteñidos y excusas de última hora.
No es desorganización. Es una coreografía habitual y conocida que revela algo más profundo, la ausencia de un sistema que esté a la altura del tiempo que vivimos. Porque sí, aunque casi todos tenemos una aplicación de gestión de tickets de gasto en la empresa, los tickets arrugados vuelan.
Y lo irónico, que en estos casos es tan real como cruel, es que el área financiera, llamada a jugar un papel cada vez más estratégico, sigue atrapada en tareas como revisar tiques de gasto, cuadrar hojas de Excel y perseguir justificantes perdidos como si los hubieran contratado para eso. Porque, aunque se hable habitualmente de “transformación digital”, lo cierto es que muchas empresas siguen gestionando sus gastos como si el fax siguiera siendo alta tecnología. Es decir, mal para su amor propio.
Un estudio de Global Business Travel Association estima que hasta el 20% del tiempo administrativo mensual se consume solo en la gestión de notas de gasto, ¡solo en esto! Un quinto de la jornada dedicado no a pensar, planificar o anticipar, sino a verificar si un almuerzo en Zaragoza entra dentro de las políticas y encaja con el presupuesto, porque era sábado… ejem...
Este volumen de esfuerzo impacta directamente en la productividad, y además acarrea otras consecuencias relevantes. Los retrasos en los cierres contables, las desviaciones presupuestarias difíciles de rastrear o la pérdida de control financiero efectivo son algunos ejemplos. Y no es un tema baladí.
Según un artículo de Mastercard, corregir un informe de gastos con errores cuesta en promedio 52 dólares y devora 18 minutos. Una ineficiencia que, multiplicada por cientos de casos, se convierte en una fuga financiera más insidiosa que el fraude mismo.
Cuando la información no llega a tiempo o lo hace incompleta, los análisis se ven comprometidos y las decisiones se apoyan en bases poco sólidas.
Desde la perspectiva de los equipos financieros, el problema no se limita a las horas empleadas, sino que afecta también al tipo de tareas que se ven postergadas. Recursos que podrían dedicarse al análisis de rentabilidad, a la optimización del cash flow o a la mejora del cumplimiento normativo terminan absorbidos por trabajos rutinarios sin valor añadido.
El simple hecho de escanear tickets de gasto o almacenar PDFs en carpetas compartidas no resuelve los retos de fondo.
Automatizar de forma efectiva la gestión de gastos requiere una visión integral del proceso. Esto incluye capturar automáticamente el justificante, validarlo según las políticas internas, registrarlo contablemente y generar informes en tiempo real. Como mínimo. Y si suena ambicioso, es porque lo es. Pero también porque es posible.
Las soluciones más robustas permiten aplicar reglas de validación personalizadas, rechazar automáticamente aquellos gastos que no se ajustan a la política corporativa y prescindir del documento físico gracias a la validez legal de las imágenes digitalizadas, conforme a la normativa de la Agencia Tributaria, entre otras maravillas.
Este enfoque reduce de manera sustancial los tiempos de gestión, refuerza los mecanismos de control interno y mejora la experiencia de todos los actores involucrados, desde los empleados hasta los responsables de verificación y consolidación.
Además de los beneficios operativos, la automatización contribuye a mejorar las relaciones internas porque en esta historia no solo ganan los números. También las personas.
Cuando el sistema funciona, las tensiones desaparecen. Al ofrecer trazabilidad, claridad en los criterios de validación y agilidad en los reembolsos, se reducen las fricciones habituales entre empleados y departamentos financieros.
Los profesionales del área, por su parte, recuperan tiempo y capacidad de análisis. Pasan de gestionar manualmente tickets a generar información financiera útil, con un impacto directo en la calidad del reporting y en la anticipación de desviaciones presupuestarias.
La gestión manual de gastos no es solo ineficiente: es un anacronismo con fecha de caducidad. Las exigencias normativas y de control son cada vez más estrictas, y seguir confiando en procesos artesanales es como querer competir en Fórmula 1 con una bicicleta de reparto.
Las organizaciones que ya han automatizado sus procesos de gasto reportan mejoras tangibles. Entre ellas destacan la visibilidad del gasto, la reducción de errores, el cumplimiento más riguroso de políticas internas y una mayor capacidad para ajustar presupuestos en tiempo real. Estos beneficios refuerzan el posicionamiento estratégico del área financiera y consolidan una cultura de control inteligente.
Para quienes deseen profundizar en esquemas ya implementados, existen soluciones que permiten automatizar el ciclo completo de gestión de tickets de gasto para empresas sin necesidad de rediseñar la infraestructura existente. Estas plataformas integran criterios normativos, compatibilidad con sistemas contables y políticas personalizables para cada organización.
Y mientras te decides, ahí sigue el mes, acabando y sin esperar a nadie. Así que suerte, que no te devore el tiempo como lo hace con las cerezas de temporada: rápido, sin culpa y hasta el hueso.
