El coste oculto de los empleados: cómo optimizar la rentabilidad sin afectar el talento

Factorial

-

En un entorno empresarial donde cada euro cuenta, conocer el coste real de cada empleado es fundamental para la rentabilidad. Más allá del salario bruto, hay una serie de factores invisibles que impactan en la estructura de costes de una empresa. ¿Cuánto cuesta realmente un empleado y cómo pueden los financieros optimizar este gasto sin comprometer el talento?

El coste real de un empleado: mucho más que el salario

Cuando pensamos en los costes laborales, el salario es solo la punta del iceberg. Según un estudio de Randstad, los costes laborales en España han aumentado un 4,5 % en el último año, impulsados por cotizaciones a la Seguridad Social, beneficios adicionales y la inflación.

• Si desglosamos el coste total de un empleado, encontramos:
• Salario bruto: El componente principal, pero no el único.
• Cotizaciones a la Seguridad Social: Dependiendo del sector, pueden representar entre el 23% y el 25% adicional al salario.
• Costes administrativos: Desde la gestión de nóminas hasta la supervisión de contratos, que representan alrededor del 2.5%.
• Gastos laborales indirectos: Incluyendo beneficios, equipos y licencias, que suponen aproximadamente el 1%.
• Costes de formación y desarrollo: Alrededor del 1% del coste total del empleado.

Teniendo en cuenta estos factores, una empresa puede estar pagando hasta un 26.5% más del salario neto de un empleado en costes ocultos.

Desglose del coste total de un empleado en España (2023)

Pequeño: Fuente: Instituto Nacional de Estadística (INE)

Como se observa en el gráfico, el salario bruto representa el 73.5% del coste total, mientras que el resto se distribuye en cotizaciones, formación, gastos administrativos y otros conceptos que muchas empresas subestiman.

Cómo reducir costes sin afectar la motivación ni la productividad

Para muchas empresas, reducir costes significa recortar personal o beneficios. Sin embargo, hay formas más inteligentes de optimizar los gastos sin comprometer la experiencia del talento:

1.- Automatizar procesos administrativos

Las tareas manuales en gestión de nóminas, firmas de contratos o control de gastos generan costes ocultos en horas de trabajo y posibles errores. Digitalizar estos procesos con herramientas como Factorial permite reducir tiempos y optimizar recursos.

2.- Optimizar la gestión de gastos

Según datos de la consultora Deloitte, el 45% de los gastos de empresa no están bien categorizados ni controlados, lo que dificulta la optimización financiera. Automatizar la gestión de gastos con tarjetas corporativas digitales permite a las empresas un control en tiempo real y evita fraudes internos.

3.- Invertir en retención y formación para reducir la rotación

El coste de reemplazo de un empleado puede llegar al 50%-60% de su salario anual, según un informe de Gallup. Implementar estrategias de fidelización y desarrollo profesional ayuda a minimizar la rotación y, por tanto, los costes de contratación y formación.

4.- Utilizar herramientas de análisis financiero

Conocer en detalle los costes laborales es clave para tomar decisiones estratégicas. Las empresas que utilizan herramientas de cálculo y análisis financiero pueden optimizar su presupuesto hasta en un 30%, según McKinsey.

Moran Laufer, CFO de Factorial: “El control financiero empieza con la visibilidad de los costes”

Moran Laufer, CFO de Factorial, explica:

"En muchas empresas, los costes laborales son el mayor gasto, pero pocas veces se analizan en profundidad. La digitalización permite visualizar en tiempo real estos costes y optimizarlos sin afectar la calidad del equipo. Tener herramientas que te ayuden a entender realmente cuánto cuesta cada empleado es clave para una planificación financiera eficiente."

¿Quieres conocer el coste real de tus empleados?

Si quieres descubrir cuánto está invirtiendo tu empresa en talento y cómo optimizarlo, descarga nuestra Calculadora de Coste de Empleado. Con esta herramienta gratuita, obtendrás un desglose detallado de los gastos laborales y podrás tomar decisiones estratégicas basadas en datos.

📅 Descargar la calculadora gratuita

Conclusión

El coste oculto de los empleados es un reto para cualquier departamento financiero. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, las empresas pueden optimizar sus costes sin comprometer la motivación y productividad de su equipo. La clave está en tener visibilidad, digitalizar procesos y tomar decisiones basadas en datos.