Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Así terminaba nuestra primera parte del análisis que publicamos en el mes de marzo. Si no lo has leído aún, te recomiendo que lo hagas aquí. Te ayudará a entender mejor esta segunda parte.
En ese primer artículo os contábamos como la gestión documental junto a la Inteligencia Artificial (IA) podían mejorar el modo en el que las empresas manejan su información financiera para optimizar la eficiencia operativa.
En esta segunda parte nos centraremos en un aspecto fundamental: los costes y las alternativas asociadas con la adopción de estas tecnologías.
Si queremos comprar el software debemos tener en cuenta su precio que variará según sus funcionalidades y el número de usuarios que lo utilicen.
Pero también tenemos que considerar la inversión inicial del hardware para soportarlo, así como los gastos de mantenimiento y actualizaciones si lo vamos a mantener en nuestros servidores (on-premise).
Por supuesto también está la opción de implementar el software en la nube o de manera híbrida. Cada una de estas opciones tiene sus propios pros y contras.
Podríamos resumirlo en que los principales factores de preocupación en cada una de las modalidades tienen relación con la conectividad, en el caso de soluciones en la nube o costes en hardware, para entornos on-premise.
Obviamente la seguridad de los datos es un desvelo que siempre está presente en cualquier escenario. En todos los casos es recomendable iniciar la contratación de consultores que nos ayuden a implementar el sistema y a formar a nuestros usuarios.
Teniendo en cuenta todos estos factores, la inversión del primer año puede variar muchísimo. Hablamos de una horquilla que puede ir desde los 6.000 hasta los 50.000€ para PYMES o superar esta cifra por mucho en grandes empresas multinacionales.
A las alternativas de adoptar un sistema on-premise, en la nube o híbrido podemos sumar la externalización de servicios de gestión documental.
Normalmente las empresas que quieren adoptar este tipo de tecnología tienen otra necesidad asociada: la necesidad de digitalizar su corpus documental.
Por eso la opción de externalizar estos servicios de gestión documental, en los que se incluye la digitalización, índice e inclusión de los metadatos en los documentos, debería estar muy presente.
La elección de la estrategia de implementación adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada empresa.
Pero no solo de necesidades. Debemos tener en cuenta también los posibles costes ocultos que siempre se generan y cómo pueden afectar a la cultura empresarial.
Todo tipo de proyecto de transformación digital incide directamente en el modelo de cultura empresarial y más cuando afloran costes que nadie esperaba. Por ejemplo, con las dificultades de la integración de sistemas o de la capacitación del personal.
Por mucho que queramos planificar este tipo de acciones, no seremos conscientes de su alcance hasta que no comienzan. Sin embargo, el objetivo es que los beneficios a largo plazo superen a los costes.
Gracias a este tipo de tecnologías conseguiremos una reducción de errores, cumplimiento normativo y el aumento de la productividad.
Esta es la parte más interesante para lograr una implementación exitosa que se adapte al presupuesto inicial lo máximo posible.
La optimización de los recursos existentes, una negociación de precios con proveedores o incluso acudir a soluciones o partes de soluciones de código abierto pueden reducir el monto inicial.
Cuando hablamos de optimización de recursos existentes podemos incluir un estudio pormenorizado de lo que vamos a necesitar.
De nuevo una fase de consultoría previa puede ayudarnos mucho a crear un estado inicial de la situación realista. Por ejemplo, con el volumen de documentos que vamos a manejar de manera fehaciente, conocer los requisitos de seguridad, las migraciones o la adopción del software a nuestras necesidades.
Ya sea porque se amplía el alcance del proyecto inicial, porque se subestima el tiempo de implementación y hay que alargarlo o porque, directamente, se realiza una mala estimación económica inicial, una de cada cuatro implementaciones tiene sobrecostes.
La importancia de una planificación efectiva determinará el éxito de la implantación.
Como hemos visto, la combinación de tecnologías de Inteligencia Artificial y gestión documental aportan beneficios que transforman directamente el modo en el que operan las empresas.
Más en el departamento financiero ya que el análisis de datos y la optimización de los procesos existentes es condición indispensable para la mejora en esta área.
Un software de gestión documental impulsado por IA potencia la estructuración de los documentos y su análisis, elevando la eficiencia operativa y la capacidad de tomar decisiones informadas.
Al final buscamos aumentar eficiencia y productividad para lograr ser más competitivos. Pero esto no solo trata de comprar o alquilar un software o servicio. Debemos contemplar todo el espectro del problema.
Muchas veces el problema pasa por una digitalización efectiva de la documentación que manejamos. Y al digitalizar no hablamos de convertir un documento en papel en uno digital. Hablamos de crear información gestionable.
Solo cuando tengamos una base documental sólida y en la que podamos aplicar búsquedas y otros procesos de gestión, podremos empezar a hablar realmente de automatización de procesos y transformación digital.
