Cómo mejorar su tesorería mediante la optimización de sus cuentas a cobrar

Pablo Penas Franco,
CEO y Fundador de Scale Up Partner

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¿Cobra su empresa todas sus facturas a tiempo? Si la respuesta es positiva se encuentra entre unos pocos privilegiados que no tienen problemas de cobro, pero incluso cobrando a tiempo, ¿tiene toda la visibilidad del proceso y lo gestiona de forma eficiente o sigue con complejos procesos manuales y funcionalidades básicas en su ERP?

La Ley de Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) prohíbe pagar a más de 60 días con carácter general, pero, aunque hemos mejorado mucho, tras casi 20 años de su entrada en vigor todavía hay muchas empresas que no la cumplen. Hay prácticas comunes arraigadas en muchos sectores por los que todavía se cobra a 90, 120, 150 días, etc. Independientemente de lo que pongan sus facturas. ¿Le suenan situaciones como que a los 60 días se mete en el siguiente ciclo de pago mensual ganando unas semanas o que por algún problema no se ha aprobado y se paga a los 60 días tras la aprobación que se retrasa sin motivo real? Son solamente un par de ejemplos de la picaresca empresarial.

Uno de los objetivos de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas) .es luchar contra la morosidad, y para ello se establecerán en el reglamento que la desarrolla nuevos requisitos en materia de facturación electrónica. Pero este reglamento se sigue retrasando (se esperaba su aprobación en el primer trimestre de 2023 y hasta el verano no se publicó ni el borrador). En cualquier caso, aún cuando se haya aprobado existirá un periodo de 1 ó 2 años en función del tamaño de la empresa para adaptarse y de 3 años para comunicar a Hacienda el estado de las facturas, por lo que, en el mejor de los casos, faltan años para que tengamos un tejido empresarial en el que se cobra a tiempo. En el peor, bueno, digamos que el héroe español por antonomasia es el Lazarillo de Tormes, es decir, los pícaros que compensan la inflexibilidad de las leyes con innovadoras formas de incumplirlas, al menos parcialmente.

Cobrar sus facturas tarde tiene consecuencias perniciosas. En primer lugar, empeora la caja porque el dinero no está disponible, en segundo, reduce el valor de las ventas en un contexto inflacionista, porque cuando cobramos el dinero ya no vale lo mismo que cuando deberíamos haber cobrado y, en tercer lugar, supone iniciar infinidad de procesos individualizados e ineficientes para el cobro de las facturas. Muchas empresas todavía gestionan estos procesos a la vieja usanza, es decir, mediante un equipo que llama y manda e-mails individualmente a cada deudor. Incluso muchas empresas que cobran a tiempo tienen procesos manuales y carecen de una visibilidad completa de sus cuentas a cobrar.

¿Por qué ocurre esto en 2023? Tenemos tecnología para ir a la luna, generar imágenes y textos automáticamente o procesar volúmenes impensables de información, ¿no somos acaso capaces de automatizar un proceso sencillo como el cobro de facturas?

Algunas empresas utilizan módulos específicos en sus ERPs para realizar esta gestión. Sin embargo, las capacidades de los ERPs están bien para las funciones básicas, pero llevar su proceso de cobros al siguiente nivel implicaría una solución de gestión de cuentas a cobrar dedicada mucho más avanzada ya que es difícil dar soporte en el ERP, controlar el proceso (la mayoría de los cambios los realizan los equipos de TI, no siendo soluciones aptas para autoservicio del equipo de finanzas), etc. Pero estos módulos no son eficientes ni suficientes.

Hoy la tecnología le permite automatizar completamente sus cobros, reducir el periodo medio de cobro, mejorar sus flujos de caja y liberar tiempo de su personal para otras funciones de mayor valor añadido.

Una herramienta puntera de cuentas a cobrar debe contar con funcionalidades como:

  • Visibilidad y control completos sobre los cobros de cuentas a cobrar.
  • Iniciar flujos de trabajo automáticos después de enviar facturas.
  • Flujos de trabajo adaptados a cualquier cliente o tipo de facturación.
  • Optimización continua y sencilla del flujo de trabajo.
  • Portal de pagos que permita pagos rápidos, fáciles y seguros a los clientes.
  • Canal de comunicación centralizado con sus clientes.
  • Vista completa del historial del ciclo de vida de las facturas de sus clientes.
  • Funcionalidad de promesa de pago integrada que se calcula automáticamente en sus previsiones.
  • Realizar un pronóstico de pagos basado en el comportamiento histórico de los clientes.
  • La herramienta se debe adaptar a sus procesos y sistemas, en lugar de que sea su empresa la que se adapte a la “solución”.

En Scale Up Partner representamos a Gaviti, empresa israelí que ha desarrollado la plataforma de gestión de cuentas a cobrar más potente del mercado, permitiendo a las empresas agilizar el cobro de sus facturas y acelerar el flujo de caja. No solamente cumple todos los puntos anteriores, sino que adicionalmente:

  • Permite mejorar los flujos de caja y el DSO (PMC) en un 30-50% en 6 meses.
  • Agrega una capa de automatización sobre los flujos de trabajo existentes, sin cambiarlos, liberando tiempo del personal.
  • Permite ver los KPIs en tiempo real: facturas pendientes, gráfico de antigüedad, DSO, etc.
  • Ofrece una vista completa del historial del ciclo de vida de las facturas a clientes.
  • Se integra con cualquier ERP y no necesita desarrollos de IT.

Piense por un minuto cómo trabaja su empresa. ¿Cuántas facturas emite mensualmente? ¿cuál es su proceso actual de cuentas a cobrar? ¿realizan seguimiento manual? ¿informes de antigüedad? ¿reclamaciones básicas o ninguna? ¿cuántos profesionales están dedicados al cobro en finanzas? ¿escala a los representantes de ventas/ atención al cliente? ¿qué sistemas de información utiliza? ¿qué margen de mejora tienen?

Es hora de eficientar sus cuentas a cobrar y dejar de perder dinero.

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