Joaquín Lasheras,
Director de Operaciones HR Mobility en Zucchetti Spain
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La planificación de viajes de negocios es uno de los factores más determinantes para optimizar los costes y lograr los objetivos marcados por las empresas. Sin embargo, el mundo del Business Travel sin el uso de la tecnología adecuada puede ser enormemente complejo cuando las empresas gestionan los procesos y la documentación de forma manual.
Hay diferentes factores involucrados en una buena planificación: el control de los gastos de viaje, la gestión administrativa, el bienestar del personal y la supervisión de los procesos.
Si partimos de un enfoque tradicional, basado en procesos manuales, la realidad a la que se suelen enfrentar las empresas es la de un alto nivel de costes, falta de control sobre el fraude, errores administrativos de diversa índole, y un personal generalmente estresado o frustrado.
Hoy en día existen soluciones avanzadas para la gestión de viajes corporativos como ZTravel de Zucchetti, que ayudan a las empresas a resolver todas sus necesidades en este área, dándoles una cobertura de 360º en todos los procesos de movilidad del personal y gestión de notas de gastos.
La tecnología de estas nuevas herramientas de software de gestión de viajes permite a las empresas transformar estos inconvenientes en beneficios, tanto para la compañía, como para las personas que la componen.
Una de las primeras áreas en cuya mejora inciden los software de gestión de viajes es la planificación de los gastos.
A través de este tipo de herramienta, las empresas pueden establecer un presupuesto para cada viaje corporativo, monitorizar los gastos en que incurren las personas que se desplazan y asegurarse de que cumplen con la política de viajes de la empresa.
De esta forma, se evitan los costes ocultos que pueden convertir un viaje aparentemente exitoso en un viaje con retorno negativo.
Entre otros aspectos, las empresas pueden definir las rutas o medios de transporte más idóneos para reducir el tiempo de llegada y los gastos de kilometraje. Por otra parte, pueden evaluar el gasto que se ha producido en cada elemento (transporte, manutención, seguros, gastos de representación…) y disponer de informes y análisis que ayuden a los responsables a tomar decisiones.
En otras palabras, utilizando un software de gestión de viajes, las empresas pueden evaluar la relación entre ingresos y gastos generados durante los desplazamientos, y mejorar así su estrategia para lograr un ROI positivo.
Otra de las áreas que requiere una mejora en la planificación de viajes es el control de la documentación.
Todos los gastos de viaje requieren tener una prueba documental para que se puedan deducir en el IVA o el Impuesto de Sociedades, antes de pasarlo a contabilidad. Trabajar con un software de gestión de viajes permite que el proceso de gestión documental sea más sencillo, ya que las personas sólo tienen que enviar la factura a través de una app y al instante los responsables de la central reciben el documento.
Esto permite lograr dos aspectos clave: eliminar el papel en la gestión de viajes corporativos y eliminar los errores humanos derivados de la gestión manual. El proceso es automático, por lo que la gestión operativa es mucho más eficiente.
Por otra parte, centralizar los datos e integrar los procesos en una herramienta es esencial para facilitar las tareas de los distintos departamentos involucrados. Con un software de gestión de viajes avanzado, las empresas pueden aplicar los reembolsos correspondientes directamente en la nómina del personal de la empresa, así como incorporar los gastos al sistema ERP.
El uso de soluciones tecnológicas especializadas permite a las empresas mejorar la gestión operativa de los viajes. Esto es decisivo para prevenir el fraude en los gastos de la empresa y controlar la trazabilidad de los gastos.
A través de las tarjetas inteligentes, se puede asignar un presupuesto a cada persona, según las dietas y los límites establecidos por la política de viajes. Estas tarjetas permiten monitorizar los gastos en tiempo real de forma digital e integrar toda la información en el software de gestión de viajes, así como evitar que se hagan cargos que no correspondan.
Otra de las formas en que las empresas pueden mejorar la planificación de gastos de viaje es el uso del software para la supervisión de las solicitudes de gastos, que permite a las personas viajeras formular solicitudes de gasto en cada trayecto, que son revisadas aprobadas o rechazadas al momento.
Por último, cabe señalar la importancia de gestionar la experiencia del personal durante los viajes corporativos.
Desde mi punto de vista, es esencial que las empresas se enfoquen en dos áreas clave: proteger a la persona trabajadora (a través de seguros de viajes para empresas), así como potenciar su bienestar y compromiso mediante beneficios adicionales, siguiendo la tendencia del Bleisure (Business+Leisure), que puede contribuir muy positivamente a la satisfacción laboral.
Cuidar y motivar a las personas que acuden a congresos, ferias, actividades de negocios, visitas a clientes o cualquier desplazamiento por motivos corporativos es clave para potenciar la fidelización del personal. En esta línea, tengamos siempre presente que la tecnología de software ha llegado para simplificar la complejidad en la gestión de los viajes de la empresa.Un porcentaje muy importante de las empresas de nuestro país pierde dinero en la gestión de sus viajes y gastos de viajes. En Zucchetti Spain, fieles a nuestro compromiso por acompañar a las empresas en su proceso de transformación digital, hemos lanzado la guía didáctica “Planificación de viajes de empresa y gestión de gastos de desplazamiento. Soluciones tecnológicas para una gestión inteligente de los viajes, notas de gastos y flotas de vehículos de empresa”, disponible de forma gratuita en nuestra web. En este documento, las empresas encontrarán información detallada sobre los diferentes métodos para automatizar notas de gastos y aprobaciones, y las claves para emprender una nueva estrategia que les permita reducir los gastos de viaje, evitar el fraude y mejorar la trazabilidad de los pagos con ayuda de la tecnología.
