Joaquín Lasheras
Director de Operaciones HR Mobility en Zucchetti Spain
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Tarjetas personales, anticipos, pagos corporativos o soluciones integradas. La forma de pagar durante los viajes de negocio tiene un impacto directo en la eficiencia operativa, el control del gasto y una mejor experiencia para todo el personal desplazado.
Cuando hablamos de viajes corporativos, solemos centrarnos en los trayectos, alojamientos o dietas. Sin embargo, una de las claves menos visibles —pero más decisivas— es la elección del medio de pago. Pero ¿cómo abona el personal sus gastos durante un desplazamiento profesional?, ¿qué sistema garantiza el control, la trazabilidad y el cumplimiento normativo?
Durante años, muchas empresas han operado con sistemas tradicionales: la persona viajera adelanta el dinero de su bolsillo, conserva los tickets y luego solicita el reembolso. Aunque extendido, este modelo presenta numerosos inconvenientes: pérdida de justificantes, errores humanos, retrasos en la devolución y una experiencia incómoda para quien realiza el desplazamiento.
Una alternativa común son las tarjetas corporativas, que permiten centralizar los pagos y reducir la carga administrativa. Sin embargo, no todas las compañías las utilizan de forma estratégica. Sin una solución tecnológica que registre automáticamente los gastos, valide los importes y vincule cada cargo a un proyecto o centro de coste, las tarjetas se convierten en una fuente de descontrol.
Soluciones como ZTravel, integradas en el ecosistema HR Mobility de Zucchetti, permiten configurar distintos medios de pago según el tipo de persona, viaje o gasto. Además, automatizan la recogida de justificantes, el control de presupuestos y la aplicación de las políticas internas de la empresa.
Gracias a la trazabilidad que ofrecen estas soluciones, los pagos quedan registrados y clasificados desde el primer momento. Esto facilita la conciliación contable, agiliza los reembolsos y evita errores o fraudes. Y, sobre todo, mejora la experiencia de la persona viajera, que puede concentrarse en su trabajo sin preocuparse de gestiones administrativas innecesarias.
En un contexto donde el control del gasto es más importante que nunca, contar con un sistema automatizado y flexible para gestionar los pagos durante los viajes se ha convertido en una ventaja competitiva. Las empresas que ya lo han implantado no solo ahorran tiempo y dinero, sino que obtienen una visión más clara de cómo se invierte cada euro fuera de la oficina.
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