Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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La digitalización documental es una práctica consolidada y muy extendida por las empresas ya que son muchas las ventajas que ofrece.
Permite una mayor eficacia y rapidez en las búsquedas de información contenida en los documentos, posibilita la eliminación del papel en facturas a través de la digitalización certificada, reduce el tiempo de gestión documental frente a procesos tradicionales de documentación en papel, evita el deterioro de documentos esenciales pero que se deban consultar, reduce los costes asociados a tareas administrativas y los costes de custodia documental etc.
Son muchas las ventajas que ofrece digitalizar, pero también puede ser una tarea ardua. Conlleva un gran esfuerzo en tiempo, dinero y personal si pretendemos acometerla internamente. La justificación para acometer un proyecto de este tipo se fundamenta en la necesidad del uso y la consulta de los documentos originales y sus costes asociados. Por este motivo la digitalización certificada de facturas es uno de los proyectos que más se demandan. Acceder a un documento digital que tiene todas las garantías jurídicas y que aprovecha las ventajas de los documentos digitales es necesario para los departamentos financieros.
Este tipo de proyectos de digitalización documental de fondos aseguran un ahorro de costes y además una mayor eficiencia administrativa. Además, en la mayoría de las ocasiones, no es necesario digitalizar todo un archivo sino hacerlo solo de los documentos críticos para la actividad de la empresa. Pero ¿cómo gestionar la salida de estos fondos?
En este apartado existen varias variables a tener en cuenta. ¿Qué capacidad tiene el proveedor para digitalizar periódicamente un volumen más o menos amplio de documentos? No es una buena idea ceder todo el fondo que se desea digitalizar. Las transferencias periódicas permiten al proveedor un procesado documental adecuado y a la compañía continuar su actividad diaria de consulta sin grandes contratiempos.
Además de la capacidad logística del proveedor deberemos tener en cuenta la seguridad de sus instalaciones y de sus procedimientos. Se ha de entender que cualquier documento de archivo es único e irremplazable y que contiene información importante para el funcionamiento de las empresas. La seguridad del tratamiento de la información y la importancia de la responsabilidad de la custodia documental debe estar muy presente en la toma de decisión para elegir a uno u otro proveedor. Recomendamos que el proveedor cuente con certificaciones de seguridad como la ISO 27001 y otras certificaciones importantes como la Certificación con Categoría ALTA en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Varios son los puntos que deberemos observar:
Logística
Esta primera fase nos habla del traslado de la documentación desde las instalaciones del cliente hasta las del proveedor donde se realizarán los tratamientos documentales. Es interesante observar que el proveedor disponga de una flota de vehículos propia que demuestre medios logísticos para llevar a cabo con garantías las transferencias. En esta temprana fase se entregan los albaranes y se revisa el inventario.
¿Qué equipos de digitalización son necesarios?
Los escáneres de alta producción son máquinas muy potentes que posibilitan elementos de hardware como la detección para asegurar que solo una página pase por los rodillos al mismo tiempo o, a nivel de software, el auto encuadre y eliminación de caras en blanco por citar algunos ejemplos. Son capaces de escanear unas 150 páginas por minuto pero este dato no es relevante si no comprendemos que para que el escáner adopte esta velocidad debemos primero preparar la documentación en una acción que se denomina “pre-manipulado”. Consiste en limpiar todos los documentos de grapas, clips y otros elementos para después agruparla por tipo documental y, si se diera el caso, por formato de papel para que los rodillos del escáner puedan trabajar. A continuación los documentos preparados se etiquetan con códigos de barras inteligentes que aporten información a la indexación. Los documentos, una vez preparados, se agruparán en lotes y se comienza la fase de digitalización.
Captura de datos
Esta es una variable económica que debemos tener en cuenta. Se trata del proceso por el cual en las imágenes escaneadas se capturan los campos que nos servirán para posteriores búsquedas de información.
Para procesos de digitalización certificada se requiere software especifico que garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica, tal y como señala la Orden EHA/962/2007.
El precio final de un proyecto de digitalización variará dependiendo de los campos que queramos capturar. Para poder aplicar esta automatización se requiere que el campo a capturar esté legiblemente mecanografiado. Los campos rellenos a mano no son reconocidos por el OCR. Cualquier campo indexado pueden enriquecerse a partir de bases de datos proporcionadas. Las fases de digitalización como las de indexación deben cumplir con la normativa de protección de datos.
Post-manipulado
Una vez la documentación haya sido procesada, se debe realizar el manipulado de la documentación física para devolverla a su origen en las mismas condiciones. Para ello se procede a un regrapado de los documentos, inserción de los documentos en sus correspondientes carpetillas, fundas, hamacas, AZ de anillas, etc. y finalmente, el encajado de los documentos en el formato de embalaje original, como pueden ser cajas de archivo, contenedores normalizados, etc.
Exportación
Todo este proceso nos lleva a un objetivo final la exportación de las imágenes y datos procesados para la posterior explotación por parte del cliente. El formato de salida más frecuente es PDF en imágenes y XML en datos.
Finalmente…
Podemos encontrar este tipo de servicios partiendo de un precio de 0,02€/imagen. Desde ahí puede incrementarse dependiendo de las variables anteriormente mencionadas como captura de campos, tipo de digitalización, servicio de recogida y entrega etc.
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