Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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La transformación digital del área financiera debe conducir a acercar al CFO al negocio, gracias a procesos más simplificados, que se ejecuten de manera más rápida y dinámica y que permitan a la dirección de estas áreas centrarse en sus cometidos, obviando todo aquello que no aporte valor.
Para lograrlo hay dos pilares fundamentales: la tecnología y el talento.
La tecnología debe ser una herramienta que aporte dinamismo ante procesos obsoletos o tediosos, y permita repensar dichos procesos con el objetivo de mejorarlos y hacerlos eficientes.
En el periodo de confinamiento, muchos de estos procesos se realizaron de manera atropellada ante la necesidad de urgencia que se presentaba con el cambio de la oficina a la casa. Esta coyuntura además acentuó los requisitos que las empresas debían cumplir para seguir siendo eficientes. Debian enfrentarse a cambios legislativos y normativos, la relación con proveedores cambiaba y, por supuesto, debían seguir cumpliendo su propósito de ser cada vez más rentables reduciendo costes en un momento en el que el cambio de dinámicas de trabajo había llegado impuesto por la pandemia y las condiciones de teletrabajo.
Si no lo has hecho ya, muchos de estos procesos deben ser pulidos, repensados y reconsiderados con el objetivo de desechar los no productivos y acoplar a la dinámica de la empresa los que si estén ofreciendo buenos resultados.
De los procesos digitales en una era posdigitalización, hablamos en el último Congreso Anual de Dirección Financiera, en este caso tratamos la importancia de rediseñar el proceso de cuentas por pagar a través de la tecnología, para que la automatización del proceso previo de las facturas pendientes de pago simplifique en gran medida la automatización de los pagos.
Gracias a la automatización del proceso de gestión de facturas ofrecemos un acceso inmediato a la información de las facturas y ganamos en dinamismo y agilidad en los flujos de trabajo, con flujos de aprobación para la correcta gestión de cuentas a pagar, hasta la exportación e integración final de los datos al ERP.
Es importante recalcar la importancia de la agilidad de los flujos de trabajo en esta clase de actividades ya que los procesos de procesamiento de facturas son fáciles a priori, pero generan muchos errores. Son procesos que al realizarlos de manera manual traen consigo errores muy comunes como en los datos que se graban, errores en las validaciones entre lo pagado y recibido que hacen perder tiempo, pérdidas de facturas, pagos a proveedores a destiempo (tanto antes de recibir el servicio por aprobaciones rápidas sin el cotejo suficiente como después si se ha traspapelado una factura), cuellos de botella en el proceso, compras no autorizadas etc.
Es en esta clase de procesos financieros donde se puede ganar al liberar tiempo y recursos del área financiera y ofrecer a los CFO de las compañías desentenderse de estas tareas para dedicarse a labores mucho más estratégicas, que es donde realmente pueden aportar un valor real a la empresa.
La revisión de contratos, los gastos de empleados, las auditorías de cuentas, la validación de controles o el onboarding de proveedores y clientes, son solo algunos de los procesos que pueden ser automatizados, ya sea con inteligencia artificial, machine learning, robotización o externalizando el proceso transfiriendo el riesgo.
Tener el control automatizado de los procesos financieros que no aportan valor porque el valor está en el dato ya extraído para su análisis y toma de decisiones dará mayor rendimiento a tu área minimizando los costes y ahorrando tiempo imprescindible para tener mejor previsión, eliminando errores e incidencias y cuellos de botella, además de mejorar los ratios de gasto de la empresa y el flujo de caja y tesorería.
No en vano, el área financiera es un área transversal a toda la compañía, con una visión global del negocio, esencial para su continuidad en el mercado.
El área financiera es la encargada de velar por las responsabilidades económicas de la empresa y gestionar correctamente las partidas de gastos e ingresos. Es obvio pensar que, si el fin último del área financiera es conseguir rentabilidad para la empresa logrando beneficios a partir de su actividad, las personas que estén al frente deberán estar lo más capacitadas para lograr sus objetivos.
Y ¿cuáles son los objetivos primordiales de un área tan importante? Su personal es el encargado de planificar y elaborar presupuestos, elaborar el prototipo económico que aplicará a la actividad de la empresa, se encargan del abono de nóminas y otros pagos como la gestión de cuentas por pagar de proveedores, la gestión de la inversión y la financiación, tener una visión global del negocio para alinearla a la estrategia financiera hasta llegar a la creación de nuevos modelos de negocio.
Como vemos, la gestión de todas estas actividades es fundamental para el buen devenir de la empresa y consolidar su músculo financiero.
Por todo ello, somos conscientes de que todos los proyectos dirigidos al área financiera deben estar totalmente adaptados a sus necesidades, ser sencillos, flexibles y escalables.
En Normadat somos especialistas en colaborar con las empresas para la identificación de procesos automatizables, así como la integración de servicios y soluciones tecnológicas en el área financiera para permitir ahorrar en costes ocultos, tiempo, controlar las operaciones para favorecer su rentabilidad y mejorar la satisfacción de los proveedores y otras áreas de negocio de la compañía.
