De dos días a dos horas: la automatización de compras y contabilidad en Grupo Rotonda

En el Grupo Rotonda, el equipo de administración solía necesitar dos días completos por semana para procesar todas las facturas y albaranes entrantes (más de 200.000 al año). Hoy, este trabajo se hace en tan solo dos horas, aprovechando el tiempo liberado para realizar importantes tareas de control que ayuda a estabilizar el crecimiento del Grupo Rotonda.

En Grupo Rotonda, una vez visto el éxito en el proceso de compras de proveedor (pedidos, albaranes y facturas) y la contabilidad automática, el CFO decidió extenderlo a otras áreas del Grupo, como la gestión documental en RRHH (concretamente gestión y firma digital de contratos laborales y otros documentos de contratación) y al departamento Legal para todo el control documental de este departamento

¿Por qué?

Claves del cambio:

Ahorro de tiempo y mayor productividad: el equipo de administración pasó de dedicar dos días completos por semana a procesar facturas entrantes a hacerlo en apenas dos horas, liberando tiempo para tareas de control que estabilizan el crecimiento.
Más control y seguridad en las aprobaciones de compras: el sistema vincula cada factura con su albarán y permite comparar posiciones con un clic; además, transfiere automáticamente los datos al ERP, evitando reintroducciones y errores.
Gestión multiempresa simplificada: uno de los grandes retos era separar archivos de las ~70 empresas del grupo; ahora pueden gestionarlo con mucha más facilidad.

RR. HH. digital y ágil: contratos creados y firmados digitalmente mediante formularios web y un servicio de firma integrado; los datos fluyen al software de contratación y nóminas, acelerando el alta de empleados.

¿A quién va dirigido?

CFOs, responsables de consolidación, control financiero y planificación que buscan optimizar sus procesos y reducir riesgos operativos, Directores de administración

Objetivos

Programa

De 12:00h a 13:00h

Bienvenida ASSET

Juan Luis Blat, Director Actividades, ASSET

DocuWare, un antes y un después en Grupo Rotonda. Descubre cómo Grupo Rotonda, pasó del caos documental y procesos tediosos y manuales, a automatizar y eliminar el 80% del papel
Grupo Rotonda no solo quería facturas. Cómo las empresas, una vez comprueban la efectividad de la gestión documental de DocuWare, empiezan a entender que también hay complejidades en RRHH, Legal, Calidad y otros departamentos que generan y manejan muchísima documentación y que deben ser resueltos.
El ROI esperado vs el ROI real. Entender el verdadero «key» de la cuestión para el CFO, y es que el ROI en un proyecto de gestión documental bien ejecutado, y sobre todo que cale en la organización, siempre va a superar lo que se plasma en una oferta.

Ponente:

Juan García Sánchez, Director Regional de Ventas España Sur, DocuWare

Ruegos y Preguntas

Ponentes

Juan García Sánchez

DocuWare

Director Regional de Ventas España Sur

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas por la UCLM, mi inquietud empresarial me llevó a crear mi propia empresa con 26 años, disponiendo de cinco centros y estando a cargo de más de 40 personas, liderando también la Dirección Comercial y gestionando directamente el Departamento de Grandes Cuentas. En 2018 me certifiqué en DocuWare y finalmente entré a trabajar en 2020 directamente a DocuWare como Director Regional de ventas para España Centro y Oeste.