Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Normadat SA
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Las notificaciones electrónicas obligatorias (NEO) emitidas por la Administración Pública son una pieza clave de comunicación para empresas y entidades. Estas comunicaciones, con plena validez legal, abarcan desde avisos de pagos hasta resoluciones administrativas e impactan directamente en el cumplimiento normativo y la operatividad empresarial. Y en muchas ocasiones, esta gestión recae en el área financiera. Vamos a darte una alegría, ahorrándote recursos y tiempo, y por ende, ahorrando costes.
¿Qué son las notificaciones electrónicas obligatorias?
Esta manera de comunicación entre la Administración y las empresa, entidades y personas se origina en un modelo establecido en la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, es obligatorio para personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y profesionales colegiados que actúen en nombre de terceros.
Las notificaciones contienen información crucial, como requerimientos de documentación, resoluciones administrativas o sanciones. Desde 2016, muchas empresas están obligadas a gestionar estas notificaciones exclusivamente por medios electrónicos, lo que requiere una vigilancia constante para evitar incumplimientos.
¿Quién recibe notificaciones electrónicas obligatorias y tiene que gestionarlas?
El artículo 14 de la Ley 39/2015 especifica que están obligados a recibir notificaciones electrónicas:
¿Conoces cómo realizar el registro y el acceso a las notificaciones?
Para recibir las notificaciones electrónicas, los interesados deben registrarse en la sede electrónica del organismo emisor, identificando un dispositivo electrónico o dirección de correo electrónico para recibir avisos. Aunque estos avisos son informativos, acceder a la plataforma oficial, descargar y abrir la notificación es imprescindible para consultar los detalles completos de las notificaciones y gestionar los requerimientos asociados.
Pero debes saber que hay más de 10.000 sedes. ¿Tienes tiempo y recursos para registrarte en todas?
Las Administraciones Públicas están obligadas a cursar las notificaciones dentro de un plazo de 10 días desde la emisión del acto administrativo. Este plazo garantiza que los implicados conozcan a tiempo las decisiones que les afectan, permitiendo que puedan ejercer sus derechos e interponer los recursos pertinentes si proceden.
Por ello, es crucial revisar las plataformas electrónicas, como la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), eNotum o las más de 10.000 sedes electrónicas, con frecuencia. La falta de atención a estas notificaciones puede interpretarse como una falta de comparecencia, lo que conlleva consecuencias legales.
El problema es que no todas las notificaciones son canalizadas en una única plataforma electrónica. Muchas administraciones públicas tienen sus propias sedes electrónicas donde se pueden consultar y gestionar las notificaciones relacionadas con sus trámites específicos. Por ejemplo, en el ámbito de la justicia se utilizan plataformas como Lexnet, hay otras particularidades como la emisión de notificaciones por la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o algunas comunidades autónomas. Como decimos, más de 10.000 sedes electrónicas susceptibles de revisión continua. ¿Tienes tiempo y recursos para revisarlas frecuentemente?
La Agencia Tributaria (AEAT) utiliza las notificaciones electrónicas para comunicarse con grandes contribuyentes, entidades inscritas en regímenes fiscales específicos y otros colectivos obligados. Estas notificaciones incluyen actuaciones tributarias, aduaneras y de gestión recaudatoria.
Por otro lado, para las notificaciones de la Seguridad Social se utiliza la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) que coexiste con el Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) como una herramienta específica para ciertos trámites.
La SEDESS es la plataforma principal para recibir notificaciones y realizar trámites electrónicos con la Seguridad Social, principalmente relacionados con afiliaciones, cotizaciones y prestaciones, entre otros temas. Las personas jurídicas, profesionales colegiados y quienes estén inscritos en el Sistema RED tienen la obligación de recibir estas comunicaciones electrónicas. La gestión de estas notificaciones se realiza principalmente a través de la plataforma SEDESS.
Hay otras sedes electrónicas de comunidades autónomas y entidades locales que pueden emitir notificaciones. Por ejemplo, e-NOTUM, un servicio del Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC) para las administraciones públicas catalanas.
La tarea de gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias suele recaer en el área financiera, administración o RRHH. ¿Cuántas notificaciones electrónicas tienes que gestionar cada semana?
Dada la complejidad y el volumen de las notificaciones electrónicas que envía la Administración Pública, las empresas pueden beneficiarse de herramientas que centralicen la gestión y envíen alertas en tiempo real. Servicios especializados para la gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias ofrecen soluciones integrales que automatizan procesos, monitorizan plataformas y garantizan el cumplimiento normativo, permitiendo a las empresas enfocarse en su actividad principal.
Las notificaciones electrónicas tienen plazos estrictos para su aceptación y respuesta. Ignorar estos plazos puede desembocar en sanciones económicas y problemas legales. Implementar un sistema que garantice la atención oportuna de cada notificación es fundamental para evitar consecuencias negativas.
Cada empresa tiene requisitos y particularidades específicas en función de su actividad y estructura. Despersonalizar esto en soluciones estáticas y prefabricadas no es suficiente. Los servicios personalizados permiten ajustar la gestión de las NEO a las necesidades particulares de cada organización, ofreciendo flexibilidad y eficiencia en el proceso.
Con estas 8 claves, puedes comenzar a entender la importancia de minimizar riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión de tus comunicaciones electrónicas. Las notificaciones electrónicas no tienen por qué ser una carga administrativa; con el enfoque adecuado, pueden convertirse en una oportunidad para mejorar los procesos internos y fortalecer la relación con la Administración Pública.
Existen plataformas para el control y gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias de la administración pública que concentran todas las sedes electrónicas, para que tengas una traza completa de todas las comunicaciones que se reciben de cualquier administración pública, con una completa automatización para que pueda llegarle directamente a quien debe gestionarla, sin que el área financiera tenga que cargar con esta gestión diaria.
