Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA
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“Quien cobra descansa y quien paga más”. Esta frase popular encierra una gran verdad extrapolable también al contexto empresarial. Una gestión eficiente de las cuentas por pagar reportará múltiples beneficios a la empresa que lo ejerza.
Gestionar de manera eficiente todo el proceso de pago a proveedores o pasivo corriente es determinante para la salud financiera de las organizaciones ya que en esta actividad están representadas las obligaciones financieras que contraen con sus proveedores, lo que tiene un impacto directo en los flujos de caja, los costes operativos y las relaciones comerciales con otras muchas empresas. Documentalmente hablando, los procesos de cuentas por pagar no solo se ven determinados por la gestión de las facturas. Existen una gran variedad de documentos que debemos identificar, cotejar y gestionar. Desde las propias facturas, sus albaranes, las órdenes de compra o los recibos, todos ellos deben ser gestionados y administrados.
En este artículo recopilaremos los cinco aspectos clave que considerar para tratar el pago efectivo de los proveedores:
Primero. Asegúrate de pagar, pero hazlo determinando unos plazos de pagos adecuados. Para ello negocia las condiciones de los pagos. Según las necesidades de la compañía, la negociación de los pagos puede reportar beneficios sustanciales ya que alargar ciertos pagos puede liberar flujo de efectivo y recortar los tiempos en otros puede acarrear descuentos o mejorar la relación con tus proveedores.
De una manera u otra, la claridad en los plazos de pago efectivos, es decir, pagar en el plazo correspondiente, siempre perfeccionará la relación con tus proveedores que identificarán tu empresa como una empresa seria y responsable, lo que puede permitirte beneficiarte de descuentos por pronto pago, ofertas especiales y generará la confianza suficiente para asegurar tu cadena de suministro.
Segundo. Al hilo del primer punto, determina unas políticas de pago claras y compártelas de manera transparente con tus proveedores. Determinar procedimientos, plazos y autorizaciones necesarias te permitirá beneficiarte de una mayor consistencia en la toma de decisiones interna y externamente transmitirás a tus proveedores seguridad y claridad en sus pagos.
Tercero. La automatización de procesos de pago a proveedores es un disparador de la eficiencia de tus pagos. Los procesos automáticos aceleran la entrada de los datos provenientes de facturas, órdenes de pago, albaranes etc. a tus sistemas, el cotejo y la aprobación de estos documentos gracias a flujos de trabajo definidos y parametrizados aseguran un control, tanto en su revisión como a la hora de conciliarlos. Por si fuera poco, la automatización de las cuentas por pagar reduce los errores humanos, descubre costes ocultos, elimina cuellos de botella y ofrece una mayor visibilidad de las obligaciones financieras pendientes.Cuarto. Recuerda que lo que no se analiza no existe. Seguir y analizar las cuentas por pagar permitirá revisar tus procesos y ver sonde hay margen de mejora. Gracias a un correcto seguimiento tendrás identificadas las operaciones por realizar evitando multas o sanciones por retrasos y generarás procesos cada vez más eficientes que reducirán los costes de financiamiento.
Una gestión eficiente de cuentas por pagar puede afectar a la calificación de crédito de una empresa o reducir la necesidad de financiamiento a corto plazo, lo que a su vez disminuye los costes financieros asociados.
Quinto. Cuida la relación con tus proveedores. Al margen de aspectos tecnológicos o económicos existe un factor determinante: las relaciones humanas.
Mantener una buena relación con los proveedores es esencial. La puntualidad en los pagos y una comunicación transparente y abierta son clave para establecer relaciones a largo plazo, generar confianza y obtener condiciones más ventajosas.
Definitivamente la gestión efectiva de las cuentas por pagar no solo trata del pago de facturas a tiempo sino de la optimización de los procesos de la compañía, la gestión efectiva de sus recursos para crear nuevos productos o servicios y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores.
Todo ello contribuirá de manera efectiva en las finanzas de la empresa y su capacidad de mantener flujos de caja efectivos, eficaces y solventes.
