5 beneficios de la automatización de la documentación contable

Beatriz Cazorla Dorado,
Dirección de Marketing y Desarrollo de Negocio de Negocio de Normadat SA

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Al empezar la semana la ansiedad aflora debido a las montañas de documentos por cotejar. Requieren ser datos correctos para completar las hojas de cálculo. Pero también hay que describir la relación de transacciones. Hay que seguir comparando los registros contables con los extractos bancarios para asegurarse de que coincidan. Hay que recopilar y organizar datos con los que elaborar informes periódicos, etc. ¿Te suena de algo?

Tranquilidad. Existen soluciones para facilitarnos un poco la vida. 

Se trata de automatizar el tratamiento de la documentación contable. En este artículo os contamos cómo afrontar las fases y las principales ventajas de hacerlo. 

¿Qué es el tratamiento de la información contable?

Es un proceso esencial para cualquier empresa que busca mantener una contabilidad precisa, organizada y en cumplimiento con las normas legales y de contabilidad. Implica registrar, clasificar y organizar los documentos financieros de una empresa. Hay que realizarlo de manera sistemática con el fin de trabajar con información exacta. Se puede llevar a cabo de manera manual o automática. Ya imaginarás cuál es con la que nos quedamos ¿verdad?

Las tareas, sean de manera manual o automatizada son las mismas:

  1. Capturar e introducir la información financiera en registros contables.
  2. Verificar y validar que los datos son correctos.
  3. Corregir los errores o inconsistencias en los registros.

La automatización de estas tareas nos permitirá mejorar la eficiencia además de ahorrarnos tiempo y recursos. Lo haremos en tres fases:

Primera fase. Hay que simplificar. 

Si el maremágnum documental que podemos encontrar es enorme, no menos complicado pueden llegar a ser los canales por los que recibimos esos documentos. ¿Y si lo centralizamos todo en un único punto de entrada? Esta puerta servirá para eliminar los documentos que aun lleguen en papel y derivarlo todo hacia el mundo digital.

Para esto es necesario contar con un sistema automatizado de captura de documentos. Esta vía debe actuar desde múltiples canales. Trabajará con canales digitales como correo electrónico o sFTP. Pero también lo hará con los analógicos, como la estafeta empresarial o el correo ordinario. 

Un único punto para gobernarlos a todos. Documento que entra, documento que se digitaliza, se normaliza y pasa a un repositorio común para que la magia pueda comenzar. 

Segunda fase. Registro y tratamiento documental.

Se puede automatizar el registro de facturas con el apoyo de tecnologías. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (OCR) podemos extraer la información del documento. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático (machine learning) se encargan de reducir errores. Por supuesto, también analizan grandes volúmenes de datos con exactitud. Con ellos conseguimos simplificar la preparación de pagos de manera significativa.

Tercero. Comparte lo que necesites.

Los silos de información están bien, a veces. Sobre todo, con documentación confidencial y sensible. Pero ¿qué pasa con documentos como las facturas de proveedores? No compartir información con ellos es un impedimento para la gestión. Más de una vez os habréis topado con llamadas o email de proveedores queriendo saber qué pasa con su factura. Esto no pasaría o se reduciría si facilitamos el intercambio de información con ellos. 

Internamente podemos compartir la información entre sistemas. Por ejemplo, integrando el software de automatización con herramientas externas. Con esto logramos exportar documentos a herramientas de contabilidad y nuestros sistemas ERP.

Las ventajas de la automatización ofrecen diversos beneficios. Nosotros hemos recogido los cinco principales:

Aumento de la productividad.

Automatizar conlleva una mejora al eliminar las tareas repetitivas. Por ejemplo, en el proceso de cuentas por pagar, el tiempo dedicado a la validación y aprobación de facturas se reduce drásticamente, lo que acelera todo el ciclo de pago.

Datos fiables.

Con la automatización se garantiza la precisión y consistencia de los datos financieros. Y con datos exactos obtendremos una mejor toma de decisiones. Así mismo, podemos identificar errores y discrepancias en los registros y evitar retrasos en los pagos.

Por si fuera poco, también se pueden configurar alertas automáticas en caso de datos faltantes o incoherentes. Esto resuelve problemas potenciales antes de que sucedan. 

Información centralizada.

Es una de las mejores maneras de asegurar una mejor colaboración entre departamentos. Se facilita la información y los distintos departamentos pueden acceder a ella. Esto es especialmente útil en un contexto como el actual donde muchos profesionales trabajan de manera remota. 

Trazabilidad y seguridad de la información.

Con la automatización de los procesos se garantiza la trazabilidad completa de documentos sensibles, como las facturas. Los sistemas de control ayudan a identificar datos falsificados, documentos duplicados y cuentas bancarias no reconocidas.

Mejor experiencia.

Si todo lo expuesto hasta ahora te parece interesante en la teoría, en la práctica lo es mucho más. Se libera a los trabajadores de tareas monótonas y repetitivas. De esta manera, pueden enfocarse en actividades que les permitan desarrollar sus verdaderas habilidades. Por ejemplo, contribuyendo en la toma de decisiones estratégicas.

Como hemos visto, la automatización de la documentación contable permite a las compañías optimizar sus procesos. Del mismo modo, mejora la eficiencia y productividad, garantiza la fiabilidad de los datos y fortalece la colaboración entre departamentos. 

Todo lo anterior se traduce en una ventaja competitiva y unas mejores prácticas para empleados y socios. Existen empresas que pueden aportar una gran experiencia en desarrollar servicios como los que hemos visto en este artículo.

Normadat ofrece soluciones de automatización de procesos contables.  

Sus recursos engloban desde la digitalización de documentos (¿recordáis el punto único de entrada?) hasta el software necesario para llevarlo a cabo.

Con este tipo de herramientas, las empresas pueden disponer de su tiempo y recursos y centrarse en tareas estratégicas que generen un mayor valor añadido. Solo falta empezar. Empieza por aquí. 

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